Videokonferenzen können schnell ermüden – das kennen wir alle.
Ein Teil der Belastung entsteht durch Technik und Rahmenbedingungen, vieles aber durch unsere eigene Meeting‑Praxis. Wer Videomeetings optimieren möchte, kann mit ein paar einfachen Anpassungen spürbar entspannter und fokussierter arbeiten.
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Warum Videomeetings müde machen
Das Erschöpfungssyndrom nach einem Videocall hat einen Namen: «Zoom Fatigue». Das ist im Grunde genommen eine spezielle Ausprägung von digitalem Stress.
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Die häufigsten Ursachen dafür sind folgende:
Der technische Mehraufwand ist eine Belastung, wir sind gestresst. Funktioniert alles wie gewünscht, sind Bild und Ton o. k.? Diese Unsicherheit belastet uns.
Selbst wenn auf unserer Seite alle reibungslos verläuft, bei den restlichen Teilnehmenden ist das oft nicht der Fall, oder das ganze Netzwerk ist überlastet. Diese Qualitätsschwankungen laugen uns aus. Dazu kommen noch unliebsame Störgeräusche.
Die Latenzzeit, also die Verzögerungen, die auf unterschiedlichen Übertragungsgeschwindigkeiten beruhen, erfordern unsere volle Aufmerksamkeit, das nagt an unserer Konzentration. Zusätzlich lenken wir uns viel zu schnell selbst ab und verlieren uns im Multitasking.
Die Kameras der Teilnehmenden sind ungünstig platziert, sodass diese nicht direkt in die Kamera schauen. Das irritiert uns, und überhaupt ist auf dem kleinen Bildschirm viel zu viel los. Wir sehen viele kleine Gesichter, aber keine Gesten und müssen viel mehr in die Gespräche hineininterpretieren.
Diese Störungen, Hemmungen vor der Kamera und der Mangel an zwischenmenschlichem Austausch belasten uns.
Die negativen Auswirkungen der Videokonferenzen auf den menschlichen Körper reichen von harmlosen Konzentrationsschwierigkeiten über Kopfschmerzen bis hin zu ernsten Sehstörungen und Gelenkschmerzen.
Wege aus der Belastung
Bereite dich auf das Meeting rechtzeitig vor, damit du nicht zu Beginn gleich gestresst bist. Generell gelten für eine Videokonferenz die gleichen Regeln wie für ein vor Ort stattfindendes Meeting. Besondere Beachtung gelten hier der Erstellung einer gut strukturierten Agenda und eines Protokolls, das den Teilnehmenden im Anschluss zugestellt wird und die Ergebnisse des Meetings zur Nachbereitung enthält. Sollen nur Informationen verbreitet werden, empfiehlt es sich, statt eines Meetings lieber ein Memo zu verfassen und allen Teammitgliedern zukommen zu lassen. Und streiche den Punkt «Sonstiges» auf der Agenda!
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Ebenso sind eine Vorstellungsrunde und professionelle Moderation mit Sinn für Humor wichtig. Die Moderierenden – bei grösseren Gruppen sind es besser mehrere, die sich gegenseitig abwechseln können – müssen gekonnt und humorvoll das Meeting um die Tücken der Techniken herumschiffen, mit Latenzzeiten jonglieren und dafür sorgen, dass alle Teilnehmenden zu Wort kommen können.
Achte auf die Zeit! Faustregel sollte sein, eine Stunde am Stück ist genug. Sollte das Meeting danach fortgesetzt werden – oder ein neues beginnen –, ist es ratsam, eine zehnminütige Pause einzuplanen. 30 Minuten pro Konferenz wären ideal.
Das Ziel sollte stets sein: Lieber kürzere, hochwertige Meetings – dafür aber nach Bedarf häufiger –, als unstrukturierte, lange Sitzungen.
Videometings optimieren: Technik, die begeistert
Mit einer hochwertigen Ausrüstung hast du bereits gute Karten. Die Technik hält sich im Idealfall dezent im Hintergrund und verrichtet dort reibungslos ihren Dienst. Besonders wichtig sind hier die Beleuchtung und die Kameraposition.
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Auch wenn Videochats mit so praktischen Eigenschaften wie «Bildschirm teilen» aufwarten können, sollten Präsentationen eher spärlich benutzt werden, und wenn, speziell für die Darstellung auf einem kleinen Monitor aufbereitet werden. Mit Informationen überladene Excel-Dateien sind sicherlich nicht unschuldig an den Kopfschmerzen, die eine «Zoom Fatigue» mit sich bringt.
Muss das gesagt werden? Jetzt? Von mir?
Beherzige die drei Punkte
- mehr zuhören,
- weniger reden,
- Entscheidungen treffen,
die auch für Meetings vor Ort gelten. Versuche gelassen zu bleiben und halte Ablenkungen fern. Der Vorteil von virtuellen Meetings besteht darin, ortsungebunden teilnehmen zu können, aber es ist eine Technologie, in die wir erst hineinwachsen müssen. Wenn sich alle Teilnehmenden um eine hohe Qualität bemühen, sind Videokonferenzen ein sinnvolles Werkzeug zur Zusammenarbeit in dezentralen Teams.
