Mehr Flexibilität oder notwendiges Übel? Im Laufe eines Jahres sind wir alle mehr oder weniger mit Videochats in Kontakt gekommen. Dass diese Technologie bleiben wird, ist sicher. Grund genug, sie spätestens jetzt zu unserem Vorteil zu nutzen.
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Wenn Sie von zu Hause aus in Videokonferenzen glänzen möchten, gelten zuerst einmal die gleichen Grundlagen wie für ein erfolgreiches Homeoffice.
Zusätzlich kommen noch folgende Punkte hinzu bzw. sollten besonders berücksichtigt werden.
Gutes Licht
Das A und O. Tageslicht von vorne und leicht von oben ist ideal. Gegenlicht und direkte Sonneneinstrahlung dagegen nicht. Licht, das von der Seite, von unten, oben oder von hinten kommt ist zu dramatisch und daher ungünstig. Kommt das Licht frontal durch ein Fenster, kann das Sie jedoch blasser machen, als Sie tatsächlich sind. Daher ist es besser, die Ausleuchtung zuvor mit der Kamera auszuprobieren. Gegebenenfalls eignet sich eine künstliche Lichtquelle doch besser. Hier können wir jedoch auf ein probates Hilfsmittel zurückgreifen, das zahlreiche YouTuber erfolgreich benutzen, das Ringlicht. Es ist bereits für ca. 50 Franken zu haben.
Verwenden Sie mehrere Lichtquellen, sollten Sie darauf achten, dass sie alle dieselbe Farbtemperatur haben. Reflektierende Oberflächen, die Sie störend blenden und ungünstige Lichtreflexe auslösen, sollten Sie aus dem Weg räumen oder bedecken.
Apropos Reflexe, wenn Sie Make-up verwenden, können besonders ölhaltige Produkte ebenso unschöne Reflexionen auslösen. Wenn Sie Kosmetikprodukte benutzen möchten, greifen Sie lieber zu einem Concealer, einer getönten Tagescreme, Foundation oder ganz einfach Puder.
Auch ein dezentes Cyber-Make-up könnte in Zukunft sinnvoll sein – ein Trick, dessen sich zahlreiche Influencer bereits jetzt bedienen – allerdings muss sichergestellt sein, dass hier die Technik auch tatsächlich hundertprozentig fehlerfrei funktioniert, damit es nicht zu unliebsamen Überraschungen kommt. Ein Beautify-Filter ist jedenfalls in einigen Apps (wie z. B. Zoom) schon standardmässig enthalten.
Die Kamera und ihre Position
Die optimale Kameraposition ist frontal auf Augenhöhe. Verwenden Sie Ihr Notebook (die meisten Notebooks haben vollkommen ausreichend gute Kameras), genügt es, dieses z. B. auf einen Stapel Bücher zu stellen, bis die Position passt. Das ist übrigens auch ergonomischer beim Arbeiten. Zum Arbeiten allein jedoch ist eine Position des Bildschirms eine Handbreit unter Augenhöhe perfekt. Das kann bei einer Webcam schon zu einer leicht «froschigen» Perspektive führen.
Auch bei Smartphones oder Tablets ist eine gute Kameraposition wichtig. Nützlich ist hier ein Stativ oder das «Aufbocken» mit Büchern.
Mit einer professionellen Kamera lässt sich das natürlich weiter verbessern, jedoch sind die Mehrausgaben nur in Einzelfällen sinnvoll und rechtfertigen den Aufwand.
Der richtige Hintergrund
Es ist kompliziert: Ein heller, einfarbiger Hintergrund ist langweilig und macht blass. Ein unruhiger, unaufgeräumter Hintergrund wirkt unprofessionell. Wem ein schlichter und moderner Hintergrund nicht zur Verfügung steht, der greift besser zu Hintergrundweichzeichner oder Hintergrundbild. Ideal ist es, wenn der Hintergrund für Videokonferenzen mit zahlreichen Teilnehmern gleich die Firmenzugehörigkeit und den Standort erkennen lässt. Allerdings funktionieren die virtuellen Hintergründe nicht immer zuverlässig, was sie zur zweiten Wahl gegenüber realen macht.
Der gute Ton
Ein gutes Mikrofon ist unerlässlich. Ein zuverlässiges Headset, mit dem auch telefoniert werden kann, ist eine sichere Bank. Wer noch eine bessere Sprachqualität möchte, investiert in eine professionellere Lösung, beispielsweise ein Tischmikrofon, was aber richtig ins Geld gehen kann. Jedoch können professionelle Lösungen die Tonqualität erheblich verbessern.
Genauso wichtig wie eine verlässliche Ausrüstung ist aber auch eine ruhige Umgebung. Zusätzlich können Teppiche und schallabsorbierende Raumelemente dabei helfen, einen unerwünschten Hall zu vermeiden. Bei längeren Sprechpausen deaktivieren Sie am besten Ihr Mikrofon.
Achten Sie darauf, klar und deutlich zu sprechen. Gerade beim Ton kann es zu Zeitverzögerungen kommen. Eine artikulierte Sprechweise in moderatem Tempo macht es allen Beteiligten leichter, Sie zu verstehen.
Ansonsten gilt auch das, was für «echte» Meetings gilt. Vermeiden Sie störende Geräusche. Also das Handy bleibt auch bei Videokonferenzen stumm. Systemtöne sollten ebenso deaktiviert werden. Diese können sogar noch mehr stören als ein klingelndes Telefon. Das Mitschreiben sollte am besten mit Stift und Papier erfolgen, damit kein Tastaturgeklapper die Teilnehmenden ablenkt. Auch Multitasking – bei Videokonferenzen besonders verlockend – sollte natürlich unterbleiben.
Solide Technik
Neue Technik sollte im Vorfeld intensiv getestet werden. Greifen Sie am besten auf probate Hilfsmittel zurück, die verlässlich im Hintergrund ihre Arbeit verrichten. Schliessen Sie am PC alle unnötigen Fenster und wenn Sie Präsentationen zeigen möchten, legen Sie sich diese im Vorfeld zurecht. Alles sollte so intuitiv und einfach wie möglich zu bedienen sein. Wenn Sie noch zusätzliche Geräte, z. B. Fernbedienungen, benötigen, legen Sie auch diese beizeiten zurecht.
Professionelles Auftreten
Dass Sie nicht im Trainingsanzug auf der Couch herumlümmeln sollten, versteht sich wohl von selbst. Natürlich sollte Ihre Sitzgelegenheit genauso professionell und dem Meeting angepasst sein wie Ihre Kleidung. Hier gilt übrigens: dezent ist besser! Helle oder leuchtende Kleidung kann unerwünschte Kontraste erzeugen. Besonders ausgeprägte Muster können sogar Bildstörungen wie den Moiré-Effekt auslösen. Auch der Blickkontakt ist bei Videomeetings immens wichtig. Haben Sie Ihre Kamera wie bereits beschrieben angebracht, sind Sie auf der sicheren Seite.
Ebenso wichtig ist, dass nur eine moderate Körpersprache verwendet wird. Wildes Gestikulieren ist nicht angebracht, da dieses oft verzögert übertragen wird und dadurch noch hektischer wirkt.
Sonderfall Vorstellungsgespräch
Für virtuelle Vorstellungsgespräche gelten alle diese Regeln selbstverständlich auch, allerdings ist es ratsam, sich einigen Details besonders zu widmen:
Planen Sie genügend Zeit ein: Beginnen Sie bereits eine halbe Stunde früher und planen Sie genauso viel Zeit länger ein. Das verschafft Ihnen einen wertvollen Puffer, wenn die Technik versagt oder das Gespräch dennoch länger dauern sollte. Überprüfen Sie im Vorfeld nochmals alle Steckverbindungen, laden Sie die Akkus und sorgen Sie für eine stabile Stromversorgung.
Verwenden Sie ein privates Log-in für den Videocall-Dienst, achten Sie darauf, keine (un-)coolen Benutzernamen wie beispielsweise «Bussibär82» oder dergleichen zu verwenden. Erstellen Sie gegebenenfalls einen zusätzlichen Account.
Pleiten, Pech und Pannen …
Videokonferenzen sind ein sehr kompliziertes technisches Konstrukt. Dass trotz sorgfältiger Vorbereitung Fehler passieren können, liegt auf der Hand. Das ist auch nicht weiter schlimm, wenn Sie die meisten Punkte hier beachtet haben, sind Sie auf der sicheren Seite. Sollte dennoch einmal ein Malheur passieren, versuchen Sie, gelassen zu bleiben. Es ist nicht schlimm, dass etwas schiefgelaufen ist, viel wichtiger ist es, dass Sie professionell damit umgehen können.
Andere Länder, andere Sitten
Wenn Sie überdies an internationalen Videokonferenzen teilnehmen, sind Sie gut beraten, sich über die jeweiligen Gepflogenheiten im Vorfeld zu informieren, damit Sie nicht ungewollt in ein Fettnäpfchen treten.
Wirklich immer und überall?
Der Vorteil von Online-Meetings ist unbestritten der, dass sie nahezu jederzeit und überall möglich sind. Für einen zwanglosen Austausch unter Kollegen reichen vielleicht oftmals die Handykamera, Froschperspektive und ein zwangloses Outfit. Dennoch ist es angebracht, sich im Vorfeld zu überlegen, welches Setting und welches Set-up sich für ein bevorstehendes Meeting am besten eignet.
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