Endlich produktive Meetings

Effektive Meetings sind nach wie vor ausschlaggebend für den Unternehmenserfolg. Doch wie lassen sich diese erreichen?

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 Vermutlich hat wohl schon jeder über das ein oder andere Meeting gestöhnt und hätte stattdessen lieber nur seine Arbeit gemacht.

Andererseits kann ein sinnvoll durchgeführtes Meeting eine Wust von unnötig hin- und hergeschickten E-Mails vermeiden helfen. Die sind der Produktivität ebenso wenig zuträglich.

DIE FAUSTREGEL

Kurz gesagt lässt sich der Erfolg eines Meetings an drei Punkten festmachen:

1. mehr zuhören.
2. weniger reden.
3. Entscheidungen treffen.

Das klingt zwar einleuchtend, doch damit ein Arbeitstreffen diesen Zen-Status erreicht, müssen einige Rahmenbedingungen erfüllt sein.

MEHR ZUHÖREN

Das ist ein entscheidender Punkt in einem Meeting. Wer nicht zuhört, degradiert das Treffen zu einer Ansprache. Sollen nur Fakten kommuniziert werden, genügt auch eine E-Mail. Denn ein Meeting dient dem Meinungsaustausch. Sinn davon ist es, von den Gesichtspunkten der anderen zu profitieren.

FÖRDERN SIE DISKUSSIONEN

Findet keine Diskussion statt, wäre das Meeting vermutlich gar nicht nötig gewesen.

Selbst beim hitzigsten Wortgefecht, halten Sie sich bitte an folgende Regeln:

• Diskutieren Sie sachlich – persönliche Querelen sind fehl am Platz.
• Auch Vorgesetzten darf widersprochen werden.
• Die Tragweite von Entscheidungen muss ersichtlich sein, damit kein ungewollter Opportunismus entsteht.

Damit die Diskussionsrunde jedoch nicht unnötig ausschweift, sollten sie Folgendes beachten:

HALTEN SIE DAS TEAM KLEIN

Je mehr Fragen Sie stellen, desto mehr Antworten werden Sie erhalten. Eine zu grosse Runde, in der jeder seinen Senf dazugeben darf, gleicht einer Talkshow. So interessant Ihre Gegenüber auch sein mögen, nach der x-ten Wiederholung eines Themas wird es dröge.

Beschränken Sie Meetings auf Teammitglieder, die …

• … Beiträge zu den Themen leisten können.
• … relevante Kenntnisse mitbringen.
• … durch Ihre Ideen bereits positiv aufgefallen sind.

ERSTELLEN SIE VORHER EINE AGENDA

Arbeiten Sie einen klaren Fahrplan aus und halten Sie sich an diesen. Schicken sie die Agenda an alle Teammitglieder oder händigen Sie diese vorher aus. Erlauben Sie, dass alle Beteiligten Sie zu Beginn des Meetings durchlesen können, um sich einzustimmen, oder lesen Sie sie kurz vor.

KEIN „SONSTIGES“

Streichen Sie den Punkt „Sonstiges“ aus der Agenda. Er ist ein Sammelbehälter für alles, was nicht unmittelbar für das Treffen notwendig ist.

WENIGER REDEN

Nicht dass sie gar nicht reden sollen. Versuchen Sie, weniger zu reden. Halten Sie sich an Ihren Fahrplan und fragen Sie sich:

„Muss das gesagt werden? Jetzt? Von mir?“

Können Sie alle drei Fragen bejahen, dann los. Andernfalls halten Sie sich zurück.

Weniger reden – und mehr zuhören – können Sie auch, indem Sie Fragen stellen, sich prägnant äussern und nicht das Mikromanagement für alles und Jeden übernehmen.

Beziehen Sie auch zurückhaltende Personen mit ein, indem Sie sie gezielt, aber höflich, nach ihrer Meinung fragen. So fühlt sich niemand ausgeschlossen, oft entstehen dadurch neue Impulse, und dafür haben Sie diese Leute letztlich eingeladen.

KEIN POWERPOINT

Auch wenn das Microsoft-Produkt lockt, verzichten Sie darauf, wenn es nicht unbedingt notwendig ist. Wollen Sie Fakten verbreiten, schicken Sie lieber ein E-Mail.

Besser: Erstellen Sie Memos, die Sie an die Teammitglieder weiterleiten und die diese bearbeiten dürfen.

ENTSCHEIDUNGEN TREFFEN

Zum Abschluss eines Meetings sollten Aufgaben und Verantwortlichkeiten zugewiesen werden. Aber holen Sie auch Rückmeldungen ein, damit zukünftige Diskussionen noch besser ablaufen.

• Was soll in Zukunft am Ablauf geändert werden?
• Was war gut, was ist verbesserungsfähig?
• Priorisieren Sie. Wo ist der grösste Handlungsbedarf?

WENIGER IST MEHR

Idealerweise ist ein Meeting nach 30 Minuten vorbei. Doch das Zeitbudget muss nicht bis auf die letzte Minute ausgereizt werden, wenn bereits alles besprochen ist.

Auch wird es Ihnen niemand übelnehmen, wenn Sie ein Meeting abbrechen, wenn absolut nichts dabei herauskommen will. Vielleicht ist es besser, erst einmal darüber zu schlafen und sich ein andermal zu treffen. Ist das der Fall, bietet sich an, ein gemeinsames Dokument anzulegen, das alle Beteiligten bis zum nächsten Treffen gemeinsam bearbeiten können. Vielleicht kommen Sie so auf einen gemeinsamen Nenner.

FAZIT

Meetings sind trotz interner Kommunikation ein wichtiges Werkzeug. Degradieren Sie sie nicht zur ungeliebten Pflichtveranstaltung. Damit sie zur Effektivität beitragen können, müssen nur wenige, einfache Richtlinien befolgt werden. Wenn Sie in Meetings mehr zuhören, weniger reden und Entscheidungen treffen, sind sie bereits ein gutes Stück weiter auf dem richtigen Weg.