Videokonferenzen sind anstrengend und machen müde, das konnten wir am eigenen Leib erfahren. Einige Ursachen liegen an der oft noch unzureichenden Technik, andere hingegen sind eindeutig den Nutzern zuzuschreiben. Beide lassen sich minimieren, damit wir weniger ausgelaugt aus den Online-Meetings kommen.
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Warum Videomeetings müde machen
Das Erschöpfungssyndrom nach einem Videocall hat einen Namen: «Zoom Fatigue». Das ist im Grunde genommen eine spezielle Ausprägung von digitalem Stress.
Die häufigsten Ursachen dafür sind folgende:
Der technische Mehraufwand ist eine Belastung, wir sind gestresst. Funktioniert alles wie gewünscht, sind Bild und Ton o. k.? Diese Unsicherheit belastet uns.
Selbst wenn auf unserer Seite alle reibungslos verläuft, bei den restlichen Teilnehmenden ist das oft nicht der Fall, oder das ganze Netzwerk ist überlastet. Diese Qualitätsschwankungen laugen uns aus. Dazu kommen noch unliebsame Störgeräusche.
Die Latenzzeit, also die Verzögerungen, die auf unterschiedlichen Übertragungsgeschwindigkeiten beruhen, erfordern unsere volle Aufmerksamkeit, das nagt an unserer Konzentration. Zusätzlich lenken wir uns viel zu schnell selbst ab und verlieren uns im Multitasking.
Die Kameras der Teilnehmenden sind ungünstig platziert, sodass diese nicht direkt in die Kamera schauen. Das irritiert uns, und überhaupt ist auf dem kleinen Bildschirm viel zu viel los. Wir sehen viele kleine Gesichter, aber keine Gesten und müssen viel mehr in die Gespräche hineininterpretieren.
Diese Störungen, Hemmungen vor der Kamera und der Mangel an zwischenmenschlichem Austausch belasten uns.
Das Institut für Beschäftigung und Employability (IBE) der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen hat speziell zum Phänomen «Zoom Fatigue» eine umfangreiche Studie erstellt.
Dieser zufolge erstrecken sich die negativen Auswirkungen der Videokonferenzen auf den menschlichen Körper von harmlosen Konzentrationsschwierigkeiten über Kopfschmerzen bis hin zu ernsten Sehstörungen und Gelenkschmerzen.
Wege aus der Belastung
Bereiten Sie sich auf das Meeting rechtzeitig vor, damit Sie nicht zu Beginn gleich gestresst sind. Generell gelten für eine Videokonferenz die gleichen Regeln wie für ein vor Ort stattfindendes Meeting. Besondere Beachtung gelten hier der Erstellung einer gut strukturierten Agenda und eines Protokolls, das den Teilnehmenden im Anschluss zugestellt wird und die Ergebnisse des Meetings zur Nachbereitung enthält. Sollen nur Informationen verbreitet werden, empfiehlt es sich, statt eines Meetings lieber ein Memo zu verfassen und allen Teammitgliedern zukommen zu lassen. Und streichen Sie den Punkt «Sonstiges» auf der Agenda!
Ebenso sind eine Vorstellungsrunde und professionelle Moderation mit Sinn für Humor wichtig. Die Moderierenden – bei grösseren Gruppen sind es besser mehrere, die sich gegenseitig abwechseln können – müssen gekonnt und humorvoll das Meeting um die Tücken der Techniken herumschiffen, mit Latenzzeiten jonglieren und dafür sorgen, dass alle Teilnehmenden zu Wort kommen können.
Achten Sie auf die Zeit! Faustregel sollte sein, eine Stunde am Stück ist genug. Sollte das Meeting danach fortgesetzt werden – oder ein neues beginnen –, ist es ratsam, eine zehnminütige Pause einzuplanen. 30 Minuten pro Konferenz wären ideal.
Das Ziel sollte stets sein: Lieber kürzere, hochwertige Meetings – dafür aber nach Bedarf häufiger –, als unstrukturierte, lange Sitzungen.
Technik, die begeistert
Mit einer hochwertigen Ausrüstung haben Sie bereits gute Karten. Die Technik hält sich im Idealfall dezent im Hintergrund und verrichtet dort reibungslos ihren Dienst. Besonders wichtig sind hier die Beleuchtung und die Kameraposition. Einen Leitfaden für qualitativ hochwertige Videokonferenzen, der sich mit weit mehr als nur Technik allein befasst, haben wir hier für Sie zusammengestellt.
Auch wenn Videochats mit so praktischen Eigenschaften wie «Bildschirm teilen» aufwarten können, sollten Präsentationen eher spärlich benutzt werden, und wenn, speziell für die Darstellung auf einem kleinen Monitor aufbereitet werden. Mit Informationen überladene Excel-Dateien sind sicherlich nicht unschuldig an den Kopfschmerzen, die eine «Zoom Fatigue» mit sich bringt.
Muss das gesagt werden? Jetzt? Von mir?
Beherzigen Sie die drei Punkte
- mehr zuhören,
- weniger reden,
- Entscheidungen treffen,
die auch für Meetings vor Ort gelten. Versuchen Sie gelassen zu bleiben und halten Sie Ablenkungen fern. Der Vorteil von virtuellen Meetings besteht darin, ortsungebunden teilnehmen zu können, aber es ist eine Technologie, in die wir erst hineinwachsen müssen. Wenn sich alle Teilnehmenden um eine hohe Qualität bemühen, sind Videokonferenzen ein sinnvolles Werkzeug zur Zusammenarbeit in dezentralen Teams.
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