Nachdem wir auf verschiedene Weise Daten aus E-Mails in Excel importiert haben, ist es nur konsequent, auch einmal E-Mails aus Daten, die in Excel hinterlegt sind, zu generieren. Dazu wird im Übrigen kein Visual Basic benötigt.
[Weiterlesen: Wie du E-Mails von Outlook in Excel importieren kannst und warum das sinnvoll sein könnte]
[Weiterlesen: So importierst du Daten aus E-Mails in Excel mit Power Automate]
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Wenn du ein Excel-Arbeitsblatt darüber hinaus mit Bedingungen versiehst, kannst du sogar E-Mails mit dynamisch erzeugten Inhalten erstellen, und das kann eine sehr hilfreiche Funktion sein.
[Weiterlesen: Wie du mit Filterfunktionen und der WENN-Bedingung das Grussformelproblem in Excel löst]
Wie ist ein Link aufgebaut?
Um zu verstehen, wie E-Mails funktionieren, die von Excel generiert werden können, müssen wir zuerst begreifen, wie Excel mit Hyperlinks umgeht.
Lege eine neue Excel-Datei an, und rufe mit einem Rechtsklick auf eine Zelle den Dialog zum Hinzufügen eines Links auf («Link»). Nun wählst du unter «Link zu:» «E-Mail-Adresse», um die Syntax eines E-Mail-Links aufzubauen.
Hier stehen dir drei Eingabefelder zur Verfügung.
«Anzuzeigender Text:» – hier kannst du einen vom Hyperlink abweichenden Text eingeben. Das entspricht «Freundlicher_Text» der Funktion «Hyperlink», zu der wir gleich im Anschluss kommen werden. Im Moment jedoch lassen wir dieses Feld leer.
«E-Mail-Adresse:» – Excel fügt hier automatisch ein «mailto:» ein, das für E-Mail-Hyperlinks benötigt wird. Hier kannst du eine oder mehrere Adressen eingeben. Mehrere Empfänger trennst du einfach mit einem Strichpunkt.
«Betreff:» – zu guter Letzt kannst du hier noch einen Betreff für die E-Mail-Nachricht eingeben.
Das waren auch weitgehend alle Möglichkeiten, die dieses Dialogfeld zur Verfügung stellt.
Wenn du nun deine Eingaben mit «OK» bestätigst, solltest du in der Zelle einen Eintrag ähnlich diesem vorfinden:
mailto:empfänger@adresse.ch?subject=hallo
Diese Syntax wird benötigt, um Excel zum Versenden von E-Mails zu bewegen. Doch die Optionen sind noch nicht ganz ausgereizt.
mailto:empfaenger@adresse.ch?cc=chef@firma.ch;team@firma.ch&subject=Ich kann Excel!&body=… und das geht so!
In diesem Beispiel wird eine Nachricht mit Betreff und Nachrichtentext an einen Empfänger sowie eine Kopie an zwei weitere Adressen verschickt. Blindkopien sind ebenso möglich. Dazu muss entweder «cc» in «bcc» geändert werden, oder einfach mit «&bcc=» der Funktion hinzugefügt werden.
Und das sieht dann so aus:
mailto:empfaenger@adresse.ch?cc=chef@firma.ch;team@firma.ch&bcc=geheim.unsichtbar.xyz&subject=Ich kann Excel!&body=… und das geht so!
Wenn du jetzt noch bei längerem Nachrichtentext Zeilenumbrüche hinzufügen möchtest – was später bei automatisch erzeugten Nachrichten vorteilhaft ist –, musst du noch «%0A» vor eine neue Zeile stellen.
mailto:empfaenger@adresse.ch?cc=chef@firma.ch;team@firma.ch&bcc=geheim.unsichtbar.xyz&subject=Ich kann Excel!&body=… und das geht so! %0AEine neue Zeile!
Die Anatomie von E-Mail-Hyperlinks kannst du hier noch etwas genauer nachlesen.
Wenn wir nun mit diesem Werkzeug dynamische E-Mails mit Bedingungen erzeugen, beginnt es interessant zu werden!
Die «Hyperlink»-Funktion
Wenn wir Formeln verwenden wollen, funktioniert ein schlichtes «mailto:» nicht mehr. Dazu wird die Funktion «Hyperlink» benötigt. Diese ist wie folgt aufgebaut:
HYPERLINK(Hyperlink_Adresse; [Freundlicher_Name])
«Hyperlink_Adresse» ist in unserem Fall die komplette E-Mail, die wir erzeugen möchten, und «Freundlicher_Name» der optionale Anzeigetext.
=HYPERLINK(„mailto:“&D4; „e-mail“)
Diese Formel erzeugt eine E-Mail an die Adresse, die in Zelle D4 hinterlegt ist. Der Name des Hyperlinks lautet «e-mail» und ist optional.
Wenn wir nun die Funktion ausreizen, können wir bereits sehr komplexe E-Mails automatisch generieren.
=HYPERLINK(„mailto:“&D4&“?cc=chef@firma.ch“&“&subject=“&F2&“&body=“&G2&“%0A“&G4; „e-mail“)
Diese Formel erzeugt eine E-Mail an die Adresse, die in Zelle D4 hinterlegt ist, eine Cc an den Chef der Firma (&?cc=chef@firma.ch) mit dem Betreff aus Zelle F2 („&“&subject=“&F2) und dem Nachrichtentext in Zelle G2 (&“&body=“&G2). Nun werden eine neue Zeile (&“%0A“) und der Text aus Zelle G4 (&G4) hinzugefügt. Wenn du auf diese Weise Hyperlinks erzeugst, beachte, dass du den Text in dieser Funktion unbedingt in Anführungszeichen setzen musst und nach der Empfängeradresse im Aufbau des Hyperlinks unbedingt das Fragezeichen folgen muss.
Hyperlinks mit Bedingungen
Wirklich genial wird es, wenn wir unterschiedliche Betreffzeilen und Nachrichtentexte mit Bedingungen erstellen.
Wie Bedingungen in Excel genau funktionieren, kannst du Sie hier nachlesen.
[Weiterlesen: Wie du mit Filterfunktionen und der WENN-Bedingung das Grussformelproblem in Excel löst]
Für unser einfaches Beispiel prüfen wir, ob eine Bedingung erfüllt ist (ja oder nein) und geben für beide Fälle eine unterschiedliche Betreffzeile und einen unterschiedlichen Nachrichtentext ein.
Das ist, nachdem du es bis hier geschafft hast, übrigens einfacher als angenommen.
Natürlich könnten wir die komplette Wenn-Bedingung nun in eine Zelle mit der Hyperlink-Funktion schachteln, doch es geht übersichtlicher und einfacher.
In die Zelle für «Betreff» geben wir folgende Formel ein:
=WENN(E6=“ja“;“Gut gemacht!“;“Mehr anstrengen!“)
Sie prüft, ob die Bedingung erfüllt wurde («ja») und gibt in diesem Fall «Gut gemacht!» aus. In allen anderen Fällen wird «Mehr anstrengen!» ausgegeben.
Natürlich sind auch mehrere Bedingungen (bis zu 127) möglich.
In die Zelle für «Body» fügen wir anschliessend folgende Formel ein:
=WENN(E6=“ja“;“Gratulation, du bist ein toller Mitarbeiter.“;“Nächstes Mal klappt es besser!“)&“%0AWir sind ein tolles Team.“
Wie bereits für «Betreff» geschehen, wird hier die Bedingung geprüft und für «ja» sowie alle anderen Ergebnisse eine unterschiedliche Nachricht erzeugt.
«&“%0AWir sind ein tolles Team.“» fügt für alle Fälle einen Zeilenumbruch und eine abschliessende Textzeile hinzu.
Jetzt müssen wir nur noch in die Zelle für den Hyperlink Folgendes einfügen:
=HYPERLINK(„mailto:“&D6&“?cc=chef@firma.ch“&“&subject=“&F6&“&body=“&G6; „e-mail“)
Diese Formel fügt nun nach bereits gewohnter Syntax alle Elemente zu einer E-Mail zusammen. Mit einem Klick auf den Namen des Hyperlinks (e-mail), der so erzeugt wird, öffnet sich der E-Mail-Client und die Nachricht kann verschickt werden.
Eine Funktion mit grossem Anwendungspotenzial
Die «Hyperlink»-Funktion bietet sich vor allem an, wenn du z. B. häufig ergebnisrelevante Statusmeldungen verschicken musst. Gerade dann kann das einmalige Anlegen von ein paar Formeln auf Dauer viel Schreibarbeit ersparen, selbst wenn der eigentliche «mailto:»-Link etwas zusammengestückelt werden muss.
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