Daten aus E-Mails in Outlook haben wir bereits erfolgreich in Excel importiert (Wie du E-Mails von Outlook in Excel importieren kannst, und warum das sinnvoll sein könnte). Nun erstellen wir dafür einen Flow in Power Automate, mit dem auch Textinhalte aus Formularen übernommen werden können.
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Hin und wieder kann es vorkommen, dass Informationen aus dem Text einer E-Mail in einer Excel-Tabelle gespeichert werden sollen. Vor Microsoft 365 war dies (zumindest für mich) nur mit Spreadsheet-Hacks möglich. Doch mit Power Automate genügt es, einen Ablauf (Flow) und ein paar Formeln zu erstellen.
Voraussetzungen
Um Power Automate benutzen zu können, benötigst du ein Microsoft-365-Konto. Logge dich auf office.com ein oder erstelle ein kostenloses Konto, um die Funktionalität von Power Automate in Kombination mit Outlook oder Gmail nutzen zu können.
Für unser Beispiel möchten wir folgende Daten aus einer E-Mail extrahieren:
E-Mail: [E-Mail Absender]
Anrede: [Anrede]
Vorname: [Vorname]
Nachname: [Nachname]
Entsprechend schlicht sehen die E-Mails aus, die wir später als Test verschicken werden. Wenn du mit komplizierteren Formularen arbeitest, musst du die verwendeten Formeln entsprechend anpassen.
Ein neues Spreadsheet
Rufe auf www.office.com Excel auf und erstelle eine neue Arbeitsmappe. Du kannst auch die Desktop-Version verwenden, stelle allerdings sicher, dass die neue Datei auf OneDrive gespeichert ist, denn sobald der Power-Automate-Flow erfolgreich erstellt wurde, erledigt die Routine die Aufgabe, ohne dass dein PC eingeschaltet sein muss, im Hintergrund in der Cloud.
Füge anschliessend die Beschriftung der Spalten (E-Mail, Anrede, Vorname, Nachname) ein und wählen sie aus.
Nun markierst du die beschrifteten Zellen, klicke auf «Einfügen > Tabelle», aktiviere im anschliessenden Dialog die Checkbox «Tabelle hat Überschriften» und bestätige mit «OK».
Was Excel angeht, wars das schon.
Nun wechseln wir zu Power Automate.
Einen Flow erstellen
Wähle die App Power Automate aus (auch auf www.office.com). Hier findest du bereits einige vorkonfigurierte Flows vor, die du für deine Zwecke verwenden kannst. Stöbern lohnt sich. Vielleicht findest du gerade hier eine Routine, die dir mühsame Arbeit abnehmen kann.
Für unser Beispiel hingegen erstellen wir einen neuen Flow.
Klicke auf «Erstellen > Automatisierter Cloud-Flow».
Trigger hinzufügen
Dein Flow benötigt als nächstes einen Auslöser (Trigger).
Vergib einen Namen für deinen Flow und suche im Feld «Flowtrigger auswählen» nach «e-mail». Nun hast du die Wahl. «Bei Eingang einer neuen E-Mail (V3)» ist Microsoft 365 Office-Kunden vorbehalten. «Wenn eine neue E-Mail empfangen wird (V2)» ist der Trigger für kostenlose Konten. Weiter unten findest du den Trigger «Wenn eine neue E-Mail empfangen wird Gmail», der mit Gmail Konten funktioniert.
Egal, welche Wahl du hier triffst, anschliessend musst du dich beim jeweiligen Dienst anmelden und Power Automate autorisieren.
War dieser Schritt erfolgreich, kannst du nun den Ordner des Postfachs auswählen. Die Standardeinstellung steht hier auf «Inbox». Wenn du hingegen E-Mails, die von Kontaktformularen generiert werden, in andere Ordner manuell oder automatisch einsortierst, gib hier das entsprechende Verzeichnis an. Für unser Beispiel habe ich in Gmail den Unterordner «Formular» angelegt, damit der Posteingang nicht zu unübersichtlich wird.
Unter «Erweiterte Optionen anzeigen» kannst du weitere Filterkriterien hinzufügen, wie z. B. eine Betreffzeile. Das ist insofern hilfreich, als eingehende E-Mails, die von einem Formular erzeugt wurden, immer dieselbe Betreffzeile vorweisen. So kannst du genau festlegen, welche E-Mails von deinem Flow verarbeitet werden sollen. In meinem Beispiel verwende ich als Kriterium den Betreff «Formular».
Nun sind wir bereit für den nächsten Schritt, den wir mit «+ Neuer Schritt» hinzufügen.
HTML zu Text
Jetzt gibst du im Suchfeld «Text» ein und wählst anschliessend die Aktion «HTML to text».
Wenn du keine Informationen aus dem Inhalt (Body) einer E-Mail benötigst, kann dieser Schritt sogar entfallen. In unserem Beispiel jedoch ist diese Konvertierung notwendig.
Nun klickst du in das Textfeld der Aktion und danach auf «Text» im Pop-up-Menü und bestätige mit «Speichern».
Zeile zur Excel-Tabelle hinzufügen
Jetzt fügen wir einen weiteren Schritt hinzu. Es wird der Letzte sein.
Im Suchfeld gibst du nun «excel» ein. Darauf hast du zwei Möglichkeiten. «Excel Online (Business)» ist Geschäftskunden vorbehalten. In allen anderen Fällen wähle «Excel Online (OneDrive)».
«Zeile zu Tabelle hinzufügen» ist hier die Aktion, die du als nächstes benötigst.
Anschliessend wirst du mit einer weiteren Anmeldeaufforderung für Excel Online begrüsst.
Sobald Excel Online Zugriff auf deine Daten erhalten hat, wähle unter «Datei» dein soeben erstelltes Excel-Spreadsheet aus und unter «Tabelle» die Tabelle, die deine Excel-Datei enthält.
War dieser Schritt erfolgreich, siehst du sogleich die vor Kurzem angelegten Zellen als Textfelder.
Nun wählst du für das Feld «E-Mail» und im Dialogfeld «Dynamischer Inhalt» «Von».
Die folgenden drei Schritte sind etwas kniffliger.
Im Feld «Anrede» füge den Ausdruck
trim(first(skip(split(first(split(body(‚Html_to_text‘),’Vorname‘)),‘: ‚),1)))
ein,
im Feld «Vorname» füge den Ausdruck
trim(first(skip(split(first(split(body(‚Html_to_text‘),’Nachname‘)),’Vorname: ‚),1)))
und Im Feld «Nachname» füge den Ausdruck
trim(first(skip(split(body(‚Html_to_text‘),’Nachname: ‚),1)))
und bestätige mit «Ok».
Was diese Ausdrücke mit dem Text in deiner E-Mail, die du in Excel importieren möchtest, zu tun haben, ist Folgendes: Sie teilen den Textstring des Inhalts in die Informationen auf, die du in die jeweiligen Felder Ihrer Tabelle übernehmen möchtst. Trim() sorgt abschliessend dafür, dass etwaige Leerzeichen nicht mitimportiert werden und entspricht der Funktion «Glätten» in Excel.
Diese Ausdrücke funktionieren nur für dieses Beispiel. Hast du andere Felder, die du importieren möchten, musst du das Beispiel entsprechend umschreiben. Hier kann dir eine KI eine wertvolle Hilfe sein, wenn es darum geht deine speziellen Ausdrücke zu formulieren [Weiterlesen: Kreative KI: Die Revolution im Arbeitsalltag? Fünf Wege, wie auch du davon profitieren kannst.].
Referenzen zu allen Befehlen, die du verwenden kannst, findest du hier.
Mit «Speichern» beendest du die Erstellung deines Flows. Nun ist es Zeit, ihn zu testen.
Flow testen
Jetzt wird es ernst! Ich schicke für dieses Beispiel eine E-Mail mit dem Betreff «Formular» und dem Inhalt
Anrede: Prof. Dr. Dr. Dr.
Vorname: Augustus
Nachname: Van Dusen
an meine Gmail-Adresse und sorge dafür, dass Sie im Ordner «Formular» landet (So räumst du mit Outlook-Regeln Ihr Postfach auf), da ich meinen Trigger entsprechend eingestellt habe. (Wenn du deine Test-E-Mail im Posteingang empfängst und den Inhalt des Betreffs nicht abfragen musst, kannst du auf diese Kriterien verzichten.)
Hast du deine Test-E-Mail verschickt, klicke Sie in Power Automate links in der Menüleiste auf «Meine Flows» und im Anschluss auf den Namen deines Flows.
Jetzt heisst es, Geduld üben. Je nach ausgewähltem Trigger – hier Gmail – kann es einige Minuten dauern, bis ein Flow erfolgreich ausgeführt wird. Bei einem vorangegangenen Versuch mit einem Microsoft-365-Business-Konto war die Reaktionszeit des Flows um einiges schneller, was aber bei einer Routine, die normalerweise im Hintergrund ausgeführt wird, nicht sonderlich ins Gewicht fällt.
Doch dann, nach mehrmaligem Betätigen der Neu-Laden-Schaltfläche (↻), endlich eine erfolgreiche Rückmeldung des Flows. Ein Blick in die Excel-Datei zeigt: Die Daten wurden korrekt übernommen und ebenso die einer zweiten Test-E-Mail – wen wunderts?
Wunderbare Automation
Das Beispiel zeigt eine elegante Lösung eines alltäglichen Problems. Von Formularen generierte Daten aus E-Mails in Excel zu übertragen – ein mühsames Unterfangen – kann mit Power Automate – einmal eingerichtet – zukünftig im Hintergrund erledigt werden. Doch das ist nur eine Möglichkeit von vielen. Power Automate bietet viele weitere Trigger, Funktionen und bereits vorgefertigte Flows. Grund genug, sich diese App einmal etwas genauer anzusehen.
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