Homeoffice, Hybrid-Work und die Notwendigkeit der Zeiterfassung

Arbeitspensum steigt

Auch ein Ergebnis der zahlreichen Studien: Es wird mehr gearbeitet, und die Arbeitszeiten verteilen sich viel mehr über den ganzen Tag. Waren vor Corona weitgehend feste Blockzeiten etabliert, scheint jetzt immer irgendwer zu arbeiten, und wer hat in den vergangenen zwei Jahren nicht auf eine Nachricht einer Kollegin oder eines Kollegen reagiert, obwohl bereits längst Feierabend war?

Es ist grossartig, was für eine Flexibilität wir seit Covid-19 an den Tag gelegt haben. Wir tragen unser Büro in Form von Apps auf dem Smartphone die meiste Zeit in der Tasche mit uns herum. Das ermöglicht uns, eine zweite Schicht am Abend einzulegen, wenn der Nachwuchs endlich im Bett ist, und auf Anfragen derer zu reagieren, denen es ähnlich ergeht.

Doch nun, spätestens jetzt stellt sich die Frage, wie wir das regeln? Was und wie viel zu welcher Zeit ist noch in Ordnung? Was ist erlaubt?

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Firmenkultur und Regelwerk, das müssen wir beachten

Eine weniger angespannte Lage, in der sich Mitarbeitende nicht dem Druck ausgesetzt fühlen, ständig sofort reagieren zu müssen, kann durch eine positive Firmenkultur erreicht werden. Ein Zeitplan, wer zu welchen Zeiten und vor allem wo zu erreichen ist sowie realistische Deadlines – z. B. nicht am Montagmorgen – verhindern einiges an unnötigem Stress.

Und der Rahmen, in dem sich diese Firmenkultur bewegen darf, ist gesetzlich vorgeschrieben.

Von früh bis spät – wann darf gearbeitet werden?

Ohne eine zusätzliche Bewilligung – diese erteilt das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) nur unter bestimmten Voraussetzungen (z. B. bei Bauarbeiten) – darf nur in einem Zeitraum von 17 Stunden, zwischen 6 Uhr morgens und 23 Uhr abends, gearbeitet werden. Stimmt die Mehrheit der Arbeitenden zu, kann die Zeitspanne um eine Stunde vor- oder nachverlegt werden (also 5 Uhr bis 22 Uhr oder 7 Uhr bis 24 Uhr).

Ist das Pensum der zu bewältigenden Arbeit jedoch so hoch, dass eine vorübergehende Nachtarbeit notwendig ist, kann diese von der zuständigen kantonalen Behörde (Amt für Wirtschaft oder Arbeit) genehmigt werden. Doch es ist den Arbeitnehmenden freigestellt, ob sie der Nachtarbeit effektiv zustimmen. Die alleinige Bewilligung bedeutet keinen Zwang.

Sonntagsarbeit? In der Regel ein Tabu

Die gesetzliche Reglung der Nachtarbeitszeit sowie die des arbeitsfreien Sonntags dient der Erholung der Arbeitnehmenden. Daher darf in der Zeit von Samstag, 23 Uhr, bis Sonntag, 23 Uhr, nur gearbeitet werden, wenn dies zuvor ausdrücklich genehmigt wurde. Auch hier ist die Verschiebung des Zeitintervalls um eine Stunde vor oder zurück zulässig, sofern die Mehrheit der Arbeitenden dem zustimmt.

Sonderregeln für Jugendliche und Schwangere

Jugendliche und Schwangere geniessen einen besonderen Schutz. Minderjährige dürfen keine Arbeit in der Nacht oder an Sonntagen verrichten. Genehmigungen, die es dennoch ermöglichen, werden nur unter strengen Auflagen und lediglich in Einzelfällen erteilt.

Schwangere ab dem achten Schwangerschaftsmonat dürfen grundsätzlich zwischen 20 Uhr abends und 6 Uhr morgens nicht mehr arbeiten.

Anwendungen in der Praxis

Für Mitglieder höherer Führungspositionen gelten diese Regelungen nicht. Von ihnen werden ein vermehrter Arbeitseinsatz und eine höhere Identifikation mit dem Unternehmen verlangt, einhergehend mit einer höheren Arbeitsleistung und auch entsprechenden Mehrvergütungen in Form eines höheren Lohns, Prämien oder mehr Urlaubstagen.

Für alle anderen Mitarbeitenden haben die genannten Regelungen Gültigkeit; die Regelungen für Sonderfälle nur, wenn diese von der Arbeitgeberin oder dem Arbeitgeber erlassen werden.

Das bedeutet, dass Arbeitende nicht aufs Geratewohl ihre Arbeit am Sonntag oder nachts erledigen und dann noch Ausgleich dafür verlangen können, vor allem, wenn gerade dies ausdrücklich untersagt ist. Selbst wenn gelegentliche «Vergehen» seitens der Arbeitenden im Homeoffice geduldet werden, erlaubt sind sie indes nicht.

Zeiterfassung schafft Strukturen

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind per Gesetz dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu erfassen.

Speziell für die Arbeit in hybriden Modellen oder im Homeoffice ist ein Zeiterfassungssystem vorteilhaft. Es ermöglicht, Nacht- und Sonntagsarbeit effizient zu überwachen und zu verwalten. Durch Profile für die jeweiligen Benutzerinnen und Benutzer können individuelle Kompensationen für die Nacht- oder Sonntagsarbeit hinterlegt werden.

Durch das Festlegen von Sperrzeiten ist es zudem möglich, dass Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber benachrichtigt werden, wenn diese ohne Genehmigung überschritten wurden.

Zusätzlich wird verhindert, dass Mitarbeitende mehr arbeiten, als gesetzlich erlaubt ist, und gleichzeitig wird dafür gesorgt, dass wichtige Ruhepausen auch eingehalten werden.

Wird die Zeiterfassung um eine Leistungserfassung erweitert, so können Projekte exakt nach Zeitaufwand verrechnet werden. Auch und gerade bei Pauschalangeboten ergibt es Sinn, Zeitfresser aufzuspüren und den Aufwand mit dem Nutzen zu vergleichen. Wiederkehrende Aufgaben werden leichter kalkulierbar, und die Projektplanung wird dadurch einfacher und zuverlässiger.

Und wenn du dich nun schliesslich fragst, ob und welches System wir von Green IT Solutions verwenden: Wir benutzen TimeSafe zur Zeit- und Leistungserfassung. Die Anmeldung erfolgt entweder über einen Badge vor Ort in Belp, oder per Log-in vom PC oder Smartphone, im Homeoffice oder von unterwegs.