Mehr Flexibilität oder notwendiges Übel? Im Laufe eines Jahres sind wir alle mehr oder weniger mit Videochats in Kontakt gekommen. Dass diese Technologie bleiben wird, ist sicher. Grund genug, sie spätestens jetzt zu unserem Vorteil zu nutzen.
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Wenn Sie von zu Hause aus in Videokonferenzen glänzen möchten, gelten zuerst einmal die gleichen Grundlagen wie für ein erfolgreiches Homeoffice.
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Zusätzlich kommen noch folgende Punkte hinzu bzw. sollten besonders berücksichtigt werden.
Gutes Licht
Das A und O. Tageslicht von vorne und leicht von oben ist ideal. Gegenlicht und direkte Sonneneinstrahlung dagegen nicht. Licht, das von der Seite, von unten, oben oder von hinten kommt ist zu dramatisch und daher ungünstig. Kommt das Licht frontal durch ein Fenster, kann das dich jedoch blasser machen, als du tatsächlich bist. Daher ist es besser, die Ausleuchtung zuvor mit der Kamera auszuprobieren. Gegebenenfalls eignet sich eine künstliche Lichtquelle doch besser. Hier können wir jedoch auf ein probates Hilfsmittel zurückgreifen, das zahlreiche YouTuber erfolgreich benutzen, das Ringlicht. Es ist bereits für ca. 50 Franken zu haben.
Verwendest du mehrere Lichtquellen, solltest du darauf achten, dass sie alle dieselbe Farbtemperatur haben. Reflektierende Oberflächen, die dich störend blenden können und ungünstige Lichtreflexe auslösen, solltest du aus dem Weg räumen oder bedecken.
Apropos Reflexe, wenn du Make-up verwendest, können besonders ölhaltige Produkte ebenso unschöne Reflexionen auslösen. Wenn du Kosmetikprodukte benutzen möchtest, greife lieber zu einem Concealer, einer getönten Tagescreme, Foundation oder ganz einfach Puder.
Auch ein dezentes Cyber-Make-up könnte in Zukunft sinnvoll sein – ein Trick, dessen sich zahlreiche Influencer bereits jetzt bedienen – allerdings muss sichergestellt sein, dass hier die Technik auch tatsächlich hundertprozentig fehlerfrei funktioniert, damit es nicht zu unliebsamen Überraschungen kommt. Ein Beautify-Filter ist jedenfalls in Zoom oder Teams schon standardmässig enthalten.
[Weiterlesen: Trend: Beauty-Filter für Videokonferenzen – sinnvoll oder unnötiger Unfug?]
Die Kamera und ihre Position
Die optimale Kameraposition ist frontal auf Augenhöhe. Verwendest du dein Notebook (die meisten Notebooks haben vollkommen ausreichend gute Kameras), genügt es, dieses z. B. auf einen Stapel Bücher zu stellen, bis die Position passt. Das ist übrigens auch ergonomischer beim Arbeiten. Zum Arbeiten allein jedoch ist eine Position des Bildschirms eine Handbreit unter Augenhöhe perfekt. Das kann bei einer Webcam schon zu einer leicht «froschigen» Perspektive führen.
Auch bei Smartphones oder Tablets ist eine gute Kameraposition wichtig. Nützlich ist hier ein Stativ oder das «Aufbocken» mit Büchern.
Mit einer professionellen Kamera lässt sich das natürlich weiter verbessern, jedoch sind die Mehrausgaben nur in Einzelfällen sinnvoll und rechtfertigen den Aufwand.
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Der richtige Hintergrund
Es ist kompliziert: Ein heller, einfarbiger Hintergrund ist langweilig und macht blass. Ein unruhiger, unaufgeräumter Hintergrund wirkt unprofessionell. Wem ein schlichter und moderner Hintergrund nicht zur Verfügung steht, der greift besser zu Hintergrundweichzeichner oder Hintergrundbild. Ideal ist es, wenn der Hintergrund für Videokonferenzen mit zahlreichen Teilnehmern gleich die Firmenzugehörigkeit und den Standort erkennen lässt. Allerdings funktionieren die virtuellen Hintergründe nicht immer zuverlässig, was sie zur zweiten Wahl gegenüber realen macht.
Der gute Ton
Ein gutes Mikrofon ist unerlässlich. Ein zuverlässiges Headset, mit dem auch telefoniert werden kann, ist eine sichere Bank. Wer noch eine bessere Sprachqualität möchte, investiert in eine professionellere Lösung, beispielsweise ein Tischmikrofon, was aber richtig ins Geld gehen kann. Jedoch können professionelle Lösungen die Tonqualität erheblich verbessern.
Genauso wichtig wie eine verlässliche Ausrüstung ist aber auch eine ruhige Umgebung. Zusätzlich können Teppiche und schallabsorbierende Raumelemente dabei helfen, einen unerwünschten Hall zu vermeiden. Bei längeren Sprechpausen deaktiviere am besten dein Mikrofon.
Achte darauf, klar und deutlich zu sprechen. Gerade beim Ton kann es zu Zeitverzögerungen kommen. Eine artikulierte Sprechweise in moderatem Tempo macht es allen Beteiligten leichter, dich zu verstehen.
Ansonsten gilt auch das, was für «echte» Meetings gilt. Vermeide störende Geräusche. Also das Handy bleibt auch bei Videokonferenzen stumm. Systemtöne sollten ebenso deaktiviert werden. Diese können sogar noch mehr stören als ein klingelndes Telefon. Das Mitschreiben sollte am besten mit Stift und Papier erfolgen, damit kein Tastaturgeklapper die Teilnehmenden ablenkt. Auch Multitasking – bei Videokonferenzen besonders verlockend – sollte natürlich unterbleiben.
Solide Technik
Neue Technik sollte im Vorfeld intensiv getestet werden. Greif am besten auf probate Hilfsmittel zurück, die verlässlich im Hintergrund ihre Arbeit verrichten. Schliesse am PC alle unnötigen Fenster und wenn du Präsentationen zeigen möchtest, legen sie dir im Vorfeld zurecht. Alles sollte so intuitiv und einfach wie möglich zu bedienen sein. Wenn du noch zusätzliche Geräte, z. B. Fernbedienungen, benötigst, lege auch diese beizeiten zurecht.
Professionelles Auftreten
Dass du nicht im Trainingsanzug auf der Couch herumlümmeln solltest, versteht sich wohl von selbst. Natürlich sollte deine Sitzgelegenheit genauso professionell und dem Meeting angepasst sein wie deine Kleidung. Hier gilt übrigens: dezent ist besser! Helle oder leuchtende Kleidung kann unerwünschte Kontraste erzeugen. Besonders ausgeprägte Muster können sogar Bildstörungen wie den Moiré-Effekt auslösen. Auch der Blickkontakt ist bei Videomeetings immens wichtig. Hast du deine Kamera wie bereits beschrieben angebracht, bist du auf der sicheren Seite.
Ebenso wichtig ist, dass nur eine moderate Körpersprache verwendet wird. Wildes Gestikulieren ist nicht angebracht, da dieses oft verzögert übertragen wird und dadurch noch hektischer wirkt.
Sonderfall Vorstellungsgespräch
Für virtuelle Vorstellungsgespräche gelten alle diese Regeln selbstverständlich auch, allerdings ist es ratsam, sich einigen Details besonders zu widmen:
Plane genügend Zeit ein: Beginne bereits eine halbe Stunde früher und plane genauso viel Zeit länger ein. Das verschafft dir einen wertvollen Puffer, wenn die Technik versagt oder das Gespräch dennoch länger dauern sollte. Überprüfe im Vorfeld nochmals alle Steckverbindungen, lade die Akkus und sorge für eine stabile Stromversorgung.
Verwende ein privates Log-in für den Videocall-Dienst, achte jedoch darauf, keine (un-)coolen Benutzernamen wie beispielsweise «Bussibär92» oder dergleichen zu verwenden. Erstelle gegebenenfalls einen zusätzlichen Account.
Pleiten, Pech und Pannen …
Videokonferenzen sind ein sehr kompliziertes technisches Konstrukt. Dass trotz sorgfältiger Vorbereitung Fehler passieren können, liegt auf der Hand. Das ist auch nicht weiter schlimm, wenn du die meisten Punkte hier beachtet haben, bist du auf der sicheren Seite. Sollte dennoch einmal ein Malheur passieren, versuche, gelassen zu bleiben. Es ist nicht schlimm, dass etwas schiefgelaufen ist, viel wichtiger ist es, dass du professionell damit umgehen kannst.
Andere Länder, andere Sitten
Wenn du überdies an internationalen Videokonferenzen teilnimmst, bist du gut beraten, wenn du dich über die jeweiligen Gepflogenheiten im Vorfeld informierst, damit du nicht ungewollt in ein Fettnäpfchen trittst.
Wirklich immer und überall?
Der Vorteil von Online-Meetings ist unbestritten der, dass sie nahezu jederzeit und überall möglich sind. Für einen zwanglosen Austausch unter Kollegen reichen vielleicht oftmals die Handykamera, Froschperspektive und ein zwangloses Outfit. Dennoch ist es angebracht, sich im Vorfeld zu überlegen, welches Setting und welches Set-up sich für ein bevorstehendes Meeting am besten eignet.
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