Betreffzeile oder Anhang vergessen, an die falschen Adressen oder vom falschen Account geschickt – Fehler bei der Kommunikation über E-Mails passieren. So bleibst du professionell.
Der Start, ein kurzer Check mit grosser Wirkung
Überprüfe die Rahmenbedingungen: Ist die Adresse der Empfängerin, des Empfängers korrekt? Wer muss in die Cc- oder in die Bcc-Zeile der E-Mail? Schau lieber noch einmal genau hin. Sind die Adressen alle in Ordnung? Nicht, dass du vielleicht «Herrn Marti Eins» mit «Herrn Marti Zwei» verwechselst. Das ärgert Herrn Marti Zwei und Herr Marti Eins kann dir nicht antworten.
Wenn du mehrere Accounts in deinem E-Mail-Client verwaltest, achte auch auf deine Absenderadresse. Deine Empfängerin ist bestimmt verwirrt, wenn du als «schnucki72@gmx.ch» schreibst, und vermutet dann möglicherweise Spam.
Antwortest du auf eine Rundmail oder eine E-Mail, die an mehrere Personen gerichtet ist, überlege, ob dein Beitrag wirklich für alle relevant ist. Oft ist es in so einem Fall besser, nur dem Verfasser oder der Verfasserin der E-Mail und gegebenenfalls den direkt beteiligten Personen zu antworten, statt nach dem Giesskannenprinzip alle mit einer Nachricht zu versehen. Das reduziert übrigens auch den Energieverbrauch und den CO2-Ausstoss deines Schreibens.
Hast du alle Anhänge beigefügt, wenn du Dokumente mit deiner Nachricht verschicken möchtest? Durch diesen Schritt ersparst du dir eine unnötige Folgemail («So, hier nun die versprochenen Anhänge …»).
Ist deine Signatur korrekt und vollständig? Dadurch erkennt dein Empfänger, von wem die E-Mail stammt, und du bekommst so schneller eine Antwort.
Im Eifer des Gefechts kann schnell mal ein Missgeschick passieren. Das muss nicht tragisch sein, wenn davon ausgegangen werden kann, dass alle Beteiligten mindestens genauso beschäftigt sind wie du. Doch eine Überprüfung der Rahmenbedingungen deiner E-Mail erspart dir unnötige Arbeit.
Auf die Anrede kommt es an
«Sehr geehrte/r» ist in der Arbeitsmail nicht mehr zeitgemäss. Zwar kannst du mit dieser Anrede nicht viel falsch machen, angestaubt ist sie jedoch allemal. Hattest du schon häufiger Kontakt mit der Empfängerin oder dem Empfänger, kannst du gerne auch einmal «Liebe/r» verwenden. Unverfänglich und weniger steif ist auch «Guten Tag, Frau …» bzw. «Guten Tag, Herr …». Und auch ein «Hallo» ist in kollegialerem Umfeld nicht verkehrt.
Bei der Wahl der Anrede gilt es, den Empfänger zu beachten und den Grad der Formalität anzupassen. Dabei macht es selbstverständlich einen Unterschied, ob du dich an jemanden in einer Behörde oder in einem Start-up richtest.
Noch viel wichtiger als die Wahl der Anrede ist die persönliche Ansprache. Auf «Sehr geehrte Damen und Herren» solltest du am besten ganz verzichten. Mache dir lieber die Mühe und recherchiere deinen Ansprechpartner über Social Media, LinkedIn oder Xing, bevor du auf das unpersönliche «Sehr geehrte Damen und Herren» zurückgreifen musst.
Einen Sonderfall gilt es noch zu beachten, wenn du deine E-Mail nach Deutschland schickst. Dort wird die Anrede mit einem Komma beendet und danach klein weitergeschrieben. In der Schweiz verhält es sich anders. Nach der Anrede wird kein Komma gesetzt und danach geht es gross weiter.
Der Inhalt – vermeide Ausrufezeichen!
Formuliere deine E-Mail sachlich und konkret, ohne unnötige Umschweife und Floskeln. Bleibe jedoch immer höflich und professionell. Wenn du einem Kollegen oder einer Kollegin mailst oder du die angesprochenen Personen bereits besser kennst, darf der Ton schon einmal kollegialer sein.
Emojis solltest du, wenn du sie verwenden möchtest, nur sparsam einsetzen. Der Duden empfiehlt, Emojis bei vollständigen Sätzen nach dem Satzzeichen zu platzieren. 😉
Worauf du besser ganz verzichten solltest, sind Ausrufezeichen. Diese werden schnell fehlinterpretiert. Füge der Aussage «ich werde mich darum kümmern» ein Ausrufezeichen hinzu, wirkt die freundlich gemeinte Information schnell vorwurfsvoll oder trotzig. «Ich werde mich darum kümmern!» Gar mehrere Ausrufezeichen hintereinander sind nicht nur falsch, sondern im professionellen Schriftverkehr komplett fehl am Platz («Das haben wir doch so besprochen!!!»).
Wenn du dich beim Erstellen beruflicher E-Mails noch schwertust, frage am besten jemanden, der oder die sich bereits länger im Unternehmen befindet, um Rat. Und vielleicht gibt es in deinem Unternehmen sogar Richtlinien zum Verfassen der elektronischen Korrespondenz.
Zu guter Letzt überprüfe deinen Text noch auf Rechtschreibfehler, und hole bei besonders wichtigen E-Mails noch jemanden zum Gegenlesen dazu – vier Augen sehen bekanntlich mehr als nur zwei.
Das richtige Ende finden – vermeide Floskeln
«Mit freundlichen Grüssen» – dieses Ende ist zwar etwas langweilig, wird jedoch anstandslos als Schlussformel akzeptiert. Kennst du die Empfängerin schon besser, kannst du auch «Herzliche Grüsse» verwenden. Abkürzungen wie «MfG» sind nicht lässig, sondern wirken respektlos.
«Schöne Grüsse aus …» verleiht dem Ende deines Schreibens eine persönliche Note. Auch «Schönen Tag», «Schönes Wochenende» oder «Schönen Feierabend» sind höfliche Schlussformeln und wirken dabei gleichzeitig professionell.
Richte eine Abwesenheitsnotiz ein
Falls du eine Weile abwesend bist und deine E-Mails nicht beantworten kannst, ist es eine gute Idee, eine automatische Abwesenheitsnotiz einzurichten. Diese sollte den Zeitraum deiner Abwesenheit sowie eine alternative Kontaktmöglichkeit oder einen Vertreter angeben.
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