In unserem ersten Teil stellten wir fünf Tipps zu OneNote vor, die dir zu mehr Produktivität verhelfen können. OneNote steckt voller nützlicher Funktionen. Diese weiteren fünf gehören zu den eher unbekannten. Gerade diese Funktionen sind aber besonders interessant, wenn du OneNote für deine persönlichen Bedürfnisse anpassen möchtest.
Durchschnittliche Lesezeit: ca. 3–6 Minuten
Schütze deine Notizen mit einem Kennwort
OneNote erlaubt es dir, Abschnitte in deinem Notizbuch mit einem Kennwort zu versehen. Das ist besonders dann nützlich, wenn du dort persönliche Notizen abspeicherst, die privat bleiben sollen. Wenn du deine Notizen in OneNote mit einem Passwort schützen möchtest, klicke mit der rechten Maustaste auf den Abschnitt, den du mit einem Kennwort versehen möchtest und wähle «Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen…».
Anschliessend klicke unter «Kennwortschutz» auf «Kennwort festlegen…» und gib dein Kennwort ein. Bedenke jedoch, dass es in OneNote keine Möglichkeit gibt, dein Passwort abzurufen oder zurückzusetzten. Wähle es daher mit Bedacht.
Wenn du dein Passwort wieder entfernen möchtest, gehst du auf die gleiche Weise vor und wählst unter «Kennwortschutz» «Kennwort entfernen…»
Wenn du einen Abschnitt öffnen möchtest, der kennwortgeschützt ist, bekommst du einen entsprechenden Hinweis und du wirst dazu aufgefordert, dein Passwort einzugeben.
Beachte, dass OneNote geschützte Abschnitte nach einiger Zeit der Inaktivität wieder schliesst. Die Zeitdauer kannst du unter «Datei > Erweitert > Optionen > Kennwörter» einstellen.
Geschützte Abschnitte werden bei einer Suche in OneNote nicht berücksichtigt, solange sie nicht entsperrt wurden.
Teile deine Notizen und arbeite mit anderen zusammen
Wie andere Office-Dokumente – Word-Dateien sind hier sicher die meistbenutzten – kannst du auch ganze Notizbücher teilen und zur Bearbeitung oder nur zur Ansicht freigeben. Dazu musst du lediglich auf die «Freigeben»-Schaltfläche oben rechts klicken und auswählen, mit wem und wie du dein Notizbuch freigeben möchtest.
Wenn du einen privaten und keinen Firmenaccount benutzt, unterscheidet sich hier die Darstellung, die Optionen zur Dokumentenfreigabe sind jedoch ähnlich.
OneNote eignet sich hervorragend zur Zusammenarbeit an unterschiedlichen Projekten – besser als Word – oder auch (z. B. im Nur-Lesen-Modus) als Referenz und Nachschlagewerk.
Über das Drei-Punkte-Menü unter «Freigeben» kannst du zusätzlich die Berechtigungen anpassen, sofern sich die Teamkonstellation geändert haben sollte.
Nutze den OneNote Web Clipper
Unter diesem Link kannst du die Browsererweiterung «OneNote Web Clipper» für deinen Webbrowser (Chrome, Edge oder Firefox werden unterstützt) abrufen.
Hast du diese Erweiterung installiert und dich bei deinem Microsoft-Konto angemeldet, kannst du mühelos Informationen aus dem Web direkt in deinem Notizbuch ablegen. Wenn du Webseiten als «Artikel» speicherst, kannst du diese bequem zu einem späteren Zeitpunkt ohne Werbung lesen.
Verwende Hyperlinks in OneNote
OneNote erlaubt es dir, Links zu Notizbüchern, Abschnitten, einzelnen Seiten und sogar Textpassagen (Absätzen) zu erstellen.
Dazu klickst du mit der rechten Maustaste auf das Notizbuch, den Abschnitt, die Seite oder Textpassage, die du verlinken möchtest, und wählst «Link zu (…) kopieren». Anschliessend kannst du den Link mit Ctrl + V an einer beliebigen Stelle einfügen.
Auf diese Weise kannst du ein klickbares Inhaltsverzeichnis über mehrere Notizbücher hinweg erstellen.
Wenn du mit der rechten Maustaste auf einen Link klickst, kannst du ihn mit «Link bearbeiten…» weiter anpassen, z. B. die Zieladresse oder den Namen ändern, oder mit «Link kopieren» die Adresse in der Zwischenablage speichern und anschliessen mit einem Rechtsklick auf den Windows-Desktop und «Neu > Verknüpfung» sogar einen Shortcut zu der Stelle in OneNote anlegen.
Nutze das Widget
In iOS kannst du, wenn du die App installiert hast, dem Startbildschirm ein Widget zum schnellen Zugriff auf deine Notizen, hinzufügen.
Nutze «Besprechungsdetails» für Notizen zu Meetings
Wenn du häufig Notizen zu Meetings aufstellen musst und Outlook benutzt, kannst du dir die Arbeit um einiges erleichtern, wenn du OneNote und «Besprechungsdetails» verwendest.
Erstelle eine neue Seite und klicke auf «Start > Besprechungsdetails» und wähle ein Meeting aus, für das du Notizen erstellen möchtest.
Wenn du zusätzlich eine der Vorlagen verwendest, die OneNote dir zur Verfügung stellt («Einfügen > Seitenvorlagen > Seitenvorlagen… > Business»), kannst du ohne grossen Aufwand deine Niederschrift weiter strukturieren. Anschliessend kannst du deine Notizen wie oben bereits beschrieben an die Teilnehmenden der Besprechung versenden und sie an der Niederschrift mitarbeiten lassen. Am besten eignet sich hierfür ein Notizbuch, das du speziell für das teilnehmende Team in OneNote erstellst und an alle Beteiligten die entsprechenden Rechte vergibst.
Noch mehr Funktionen
Dies ist eine Auswahl der eher unbekannten, aber dennoch hilfreichen Funktionen, die dir mit OneNote zu Verfügung stehen, um Ideen festzuhalten. Die Basisfunktionen von OneNote kannst du in Teil eins «OneNote – fünf Tipps zu mehr Produktivität» nachlesen und diese fünf weiteren Tipps machen dich zur Poweruserin oder zum Poweruser.
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