Outlook – was dereinst Microsofts Hotmail als E-Mail-Dienst abgelöst hat, ist mittlerweile vielmehr als nur das. Die App hat sich seit ihrer Einführung im Februar 2013 zur vollwertigen Office-Anwendung gemausert.
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Archivieren statt als gelesen markieren
Du kennst das Problem. Du öffnest Outlook und wirst von einer Flut E-Mails begrüsst, die zu lesen sich oftmals gar nicht lohnt. Die pragmatische Methode hier ist, mit einem Rechtsklick und «Als gelesen markieren» die betreffende E-Mail abzuarbeiten. Doch es geht noch schneller:
Ein Klick auf «Archivieren» verschiebt die E-Mail in den Archivordner und markiert sie als gelesen. Ist noch kein Archivordner vorhanden, wird bei dieser Gelegenheit gleich einer erstellt. Dabei gilt es zu beachten, dass es sich bei diesem Ordner nicht um ein revisionssicheres Verzeichnis für aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Schriftverkehr handelt, sondern nur um einen Unterordner in Outlook. Mit der Backspace-Taste funktioniert dieses «Archivieren» noch schneller oder mit einem Wisch nach links in der mobilen App.
E-Mails diktieren
Du kannst mit Outlook reden. Anstatt eine Nachricht zu tippen, ist ein Diktat oft schneller. Du findest die Funktion «Diktieren» in der Menüleiste, wenn du eine neue E-Mail erstellst.
Direktzugriff auf Funktionen über die Taskleiste
Grundlegende Funktionen von Outlook kannst du direkt über einen Rechtsklick auf das Symbol in der Taskleiste ausführen.
Wenn du neue Nachrichten schreibst, Termine oder Besprechungen planst, Kontakte oder Aufgaben erstellen möchtest, musst du nicht den Umweg gehen und erst Outlook aufrufen. Starte all diese Funktionen direkt mit einem Rechtsklick auf das Outlook-Icon in der Taskleiste.
Suchordner anlegen
Suchst du auch regelmässig E-Mails von oder an bestimmte Personen oder mit bestimmten Schlüsselwörtern? Mit «Suchordner» kannst du eine vorher definierte Suchfunktion abspeichern, die ab Erstellungsdatum automatisch das Suchergebnis aktuell hält.
Suchordner findest du im unteren Bereich eines Postfachs. Mit einem Rechtsklick auf «Suchordner» kannst du eine neue Suchfunktion definieren.
Du findest dort bereits eine Auswahl an gängigen Suchbefehlen vor. Genauso kannst du eine komplett selbstdefinierte Funktion erstellen. Auch das nachträgliche Bearbeiten und Hinzufügen von weiteren Kriterien ist möglich.
Im Gegensatz zu «Regeln» verschiebt die Suchordner-Funktion deine Nachrichten nicht in einen Ordner. Und wenn du einen Suchordner löscht, entfernst du nur die Suchfunktion und nicht die E-Mails.
Elemente auf dem Schreibtisch abspeichern
Du kannst E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte und Aufgaben mit Drag-and-drop auf dem Schreibtisch abspeichern und sie anschliessend weiterleiten.
Alternativ geht auch der Weg über die Zwischenablage mit «Ctrl-C» und «Ctrl-V».
Schneller Kontakte ablegen
Schneller geht es nicht. Wenn du einen Kontakt – am besten mit Absenderdaten in der Signatur – speichern möchtest, ziehe die entsprechende E-Mail, auf das Kontaktsymbol.
Im Anschluss öffnet sich der Dialog zur Kontakterstellung. Alle wichtigen Informationen wie Name und E-Mail-Adresse sind dort bereits ausgefüllt, und den Rest kannst du bequem mit Drag-and-drop übertragen.
Auf diese Weise kannst du nicht nur neue Kontakte erstellen, sondern auch bereits existierende aktualisieren.
Mit Drag-and-drop lassen sich auch Termine oder Aufgaben aus einer E-Mail anlegen. Dazu ziehst du die E-Mail einfach auf das Kalender- oder Aufgabensymbol.
Aufgaben anzeigen und verwalten
Um deine zu erledigenden Aufgaben im Blick zu behalten, kannst du dir diese in Outlook permanent anzeigen lassen. Dazu klicke auf «Ansicht > Aufagbenleiste > Aufgaben».
Noch bequemer ist es, wenn du Microsoft To Do installierst. Mit dieser App verwaltest du alle Aufgaben deiner Microsoft-Konten.
[Weiterlesen: Microsoft To Do – so meisterst du deine Aufgaben]
Nur ein Überblick
Diese sieben Tipps verschaffen dir einen guten Überblick davon, was mit Outlook alles möglich ist. Wenn du dir die Funktionen des Kalenders genauer ansehen möchtest, empfehlen wir unseren Beitrag 14 Outlook-Kalender-Tricks, die du kennen solltest.
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