Outlook – der Dienst, der einst Microsofts Hotmail ablöste – ist heute weit mehr als ein reiner E‑Mail‑Client. Seit seiner Einführung im Februar 2013 hat sich die App zu einer vollwertigen Office‑Anwendung entwickelt, die Kommunikation, Kalender, Kontakte und Aufgaben an einem Ort bündelt. Genau hier setzen unsere Outlook Tipps an.
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Archivieren statt als gelesen markieren
Du kennst das Problem. Du öffnest Outlook und wirst von einer Flut E-Mails begrüsst, die zu lesen sich oftmals gar nicht lohnt. Die pragmatische Methode hier ist, mit einem Rechtsklick und «Als gelesen markieren» die betreffende E-Mail abzuarbeiten. Doch es geht noch schneller:
Ein Klick auf «Archivieren» verschiebt die E‑Mail in den Archivordner und markiert sie als gelesen. Ist noch kein Archivordner vorhanden, wird er bei dieser Gelegenheit automatisch erstellt. Wichtig zu wissen: Dieser Ordner ist kein revisionssicheres Verzeichnis für aufbewahrungspflichtigen Schriftverkehr, sondern lediglich ein Unterordner in Outlook. Mit der Backspace‑Taste funktioniert das «Archivieren» noch schneller – oder mit einem Wisch nach links in der mobilen App. Ein einfacher, aber wirkungsvoller Einstieg in die Outlook Tipps.
E-Mails diktieren
Du kannst mit Outlook reden. Anstatt eine Nachricht zu tippen, ist ein Diktat oft schneller. Du findest die Funktion «Diktieren» in der Menüleiste, wenn du eine neue E-Mail erstellst.
Direktzugriff auf Funktionen über die Taskleiste
Grundlegende Funktionen von Outlook kannst du direkt über einen Rechtsklick auf das Outlook‑Symbol in der Taskleiste ausführen. So erreichst du häufig genutzte Aktionen schneller, ohne zuerst die App öffnen zu müssen – ein kleiner, aber sehr praktischer Bestandteil der Outlook Tipps.
Wenn du neue Nachrichten schreibst, Termine oder Besprechungen planst, Kontakte oder Aufgaben erstellen möchtest, musst du nicht den Umweg gehen und erst Outlook aufrufen. Starte all diese Funktionen direkt mit einem Rechtsklick auf das Outlook-Icon in der Taskleiste.
Suchordner anlegen
Suchst du regelmässig E‑Mails von oder an bestimmte Personen oder mit bestimmten Schlüsselwörtern? Mit «Suchordner» kannst du eine vordefinierte Suchfunktion speichern, die ab dem Erstellungsdatum automatisch alle passenden Nachrichten sammelt und aktuell hält. So findest du wichtige E‑Mails schneller wieder – ein besonders nützlicher Bestandteil unserer Outlook Tipps.
Suchordner findest du im unteren Bereich eines Postfachs. Mit einem Rechtsklick auf «Suchordner» kannst du eine neue Suchfunktion definieren.
Du findest dort bereits eine Auswahl an gängigen Suchbefehlen vor. Genauso kannst du eine komplett selbstdefinierte Funktion erstellen. Auch das nachträgliche Bearbeiten und Hinzufügen von weiteren Kriterien ist möglich.
Im Gegensatz zu «Regeln» verschiebt die Suchordner-Funktion deine Nachrichten nicht in einen Ordner. Und wenn du einen Suchordner löscht, entfernst du nur die Suchfunktion und nicht die E-Mails.
Elemente auf dem Schreibtisch abspeichern
Du kannst E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte und Aufgaben mit Drag-and-drop auf dem Schreibtisch abspeichern und sie anschliessend weiterleiten.
Alternativ geht auch der Weg über die Zwischenablage mit «Ctrl-C» und «Ctrl-V».
Schneller Kontakte ablegen
Schneller geht es nicht. Wenn du einen Kontakt – am besten mit Absenderdaten in der Signatur – speichern möchtest, ziehe die entsprechende E-Mail, auf das Kontaktsymbol.
Im Anschluss öffnet sich der Dialog zur Kontakterstellung. Alle wichtigen Informationen wie Name und E-Mail-Adresse sind dort bereits ausgefüllt, und den Rest kannst du bequem mit Drag-and-drop übertragen.
Auf diese Weise kannst du nicht nur neue Kontakte erstellen, sondern auch bereits existierende aktualisieren.
Mit Drag-and-drop lassen sich auch Termine oder Aufgaben aus einer E-Mail anlegen. Dazu ziehst du die E-Mail einfach auf das Kalender- oder Aufgabensymbol.
Aufgaben anzeigen und verwalten
Um deine zu erledigenden Aufgaben im Blick zu behalten, kannst du dir diese in Outlook permanent anzeigen lassen. Dazu klicke auf «Ansicht > Aufagbenleiste > Aufgaben».
Noch bequemer ist es, wenn du Microsoft To Do installierst. Mit dieser App verwaltest du alle Aufgaben deiner Microsoft-Konten.
[Weiterlesen: Microsoft To Do – so meisterst du deine Aufgaben]
Diese Outlook Tipps sind nur ein Überblick
Unsere sieben Tipps verschaffen dir einen guten Überblick davon, was mit Outlook alles möglich ist. Wenn du dir die Funktionen des Kalenders genauer ansehen möchtest, empfehlen wir unseren Beitrag 14 Outlook-Kalender-Tipps, die du kennen solltest.