Wahrscheinlich jonglierest du bei der Planung deiner Aufgaben mit Outlook, Excel, Microsoft Planner und OneNote. Doch es gibt eine App, die alle Aufgaben zentral anzeigen und verwalten kann. Und mit der brauchst du sogar nie wieder gekennzeichnete E-Mails zu suchen.
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Microsoft To Do ist eine beliebte App zur Organisation und zum Selbstmanagement. Sie ist kostenlos für alle wichtigen Betriebssysteme (Android, iOS, Windows, Webbrowser und MacOS) verfügbar. Durch einen Microsoft-Account werden die Daten in den Apps untereinander aktualisiert, sodass du immer die aktuellen Aufgaben angezeigt bekommst, egal mit welcher App du deine To-do-Listen öffnest.
Das ist insofern herausragend, als du in Microsoft To Do alle Aufgaben findest, die du entweder in Outlook markiert, über Microsoft Planner zugewiesen oder z. B. über die mobile App spontan notiert hast. Microsoft To Do ist eher für die persönliche Aufgabenverwaltung geeignet, Microsoft Planner hingegen eignet sich mehr für grössere Projekte, die Zusammenarbeit erfordern. Dass diese Projekte auch in Microsoft To Do angezeigt und verwaltet werden können, macht die App zur perfekten Schaltzentrale für deine persönliche Planung.
So bekommst du Microsoft To Do
Um mit der Webversion zu arbeiten, musst du dich nur bei deinem Office- bzw. Microsoft-365-Konto anmelden. Du findest Microsoft To Do in den Apps. Wenn es in deiner Liste nicht angezeigt wird, findest du es unter dem Punkt «Alle Apps →».
Mit einem Klick darauf kannst du sofort mit deiner Aufgabenplanung beginnen. Microsoft To Do für Android, Windows und iOS kannst du direkt über Microsoft herunterladen.
Eine Aufgabe erstellen
Wenn du die Desktopversion benutzt, wirst du nach dem Start der App mit einer Ansicht begrüsst, die ähnlich wie folgende aussieht.
Falls du über mehrere Microsoft-365-Konten verfügst, bekommst du unter deinem Namen, neben deinem Profilbild, eine Auswahl (s. Abbildung 2, grüne Markierung) angezeigt. Microsoft To Do ist noch nicht in der Lage, Aufgaben aus mehreren Microsoft-Konten (wie es z. B. OneNote kann) gemeinsam anzuzeigen.
Du wirst gleich zu Beginn aufgefordert, eine oder mehrere Aufgaben zu «Mein Tag» hinzuzufügen. Und du wirst vermutlich bereits einige Aufgaben haben, die du eingeben möchtest. Doch diese musst du nicht zwingend alle unter «Mein Tag» ablegen. Sinnvoller mag es sein, deine Aufgaben zuerst unter «Aufgaben» zu erfassen.
Dazu musst du nur den Namen deiner Aufgabe in das Textfeld eingeben und «Enter» drücken.
Nachdem du nun auf diese Weise deine Aufgaben festgehalten hast, um sie nicht zu vergessen, kannst du weitere Details hinzufügen. Dazu klicke einfach auf eine der Aufgaben, die du soeben erstellt hast, und es öffnet sich die Detailansicht.
Über den Punkt «Schritt hinzufügen» direkt unter dem Namen deiner Aufgabe kannst du eine Checkliste mit Unteraufgaben hinzufügen. Du kannst weiter mit «Erinnerung» einen Zeitpunkt festlegen, zu welchem du eine Benachrichtigung erhalten möchtest, um die Aufgabe nicht zu vergessen, ein Fälligkeitsdatum festlegen oder mit «Wiederholen» eine Serie – bestehend aus gleichen Aufgaben – erstellen, wenn du wiederkehrende Routinen benötigst.
Zusätzlich kannst du Dateien deiner Aufgabe hinzufügen, was besonders dann praktisch ist, wenn du diese an einem Gerät erstellen (z. B. im Homeoffice) und dann an einem anderen Gerät (z. B. im Büro) weiterbearbeitest. Die benötigten Dateien befinden sich nun direkt dort, wo sie gebraucht werden.
Mit «Notiz hinzufügen» kannst du zusätzliche Anmerkungen, die deine Aufgabe näher beschreiben, festhalten.
Schritte, Aufgaben, Listen und Gruppen
Weiter hast du die Möglichkeit, eine neue Liste, unter der du Aufgaben ablegen möchtest, zu erstellen, und unter einer Gruppe kannst du Aufgabenlisten zusammenfassen.
Microsoft To Do bietet dir mit der Gliederung in Gruppen, Listen, Aufgaben und einzelne Schritte in den Aufgaben selbst eine flexible Struktur, die du zum Ordnen deiner anstehenden Tätigkeiten benutzen kannst.
Aufgaben kannst du per Drag-and-drop einer Liste hinzufügen, oder mit «Rechtsklick > Aufgabe verschieben in … [Listenname]».
Listen selbst verschiebst du mit Drag-and-drop in eine Gruppe, oder mit «Rechtsklick > Liste verschieben in … [Gruppenname]».
Attribute einer Aufgabe
Um Aufgaben zu ändern, musst du nur darauf klicken, um auf alle weiteren Funktionen zuzugreifen. Als erledigt markierst du sie mit einem Klick in das Kreissymbol vor dem Namen der jeweiligen Aufgabe, oder mit dem Tastaturkürzel «Ctrl + D» (D für «done», erledigt).
Ist eine Aufgabe wichtig, markierst du sie mit einem Klick auf das Sternsymbol rechts neben dem Namen der Aufgabe. Wichtige Aufgaben werden automatisch in den Ordner «Wichtig» einsortiert. «Wichtig» ist eine «intelligente Liste». Intelligente Listen kannst du ein- oder ausblenden. Die Einstellungen dazu findest du im Menü unter deinem Microsoft-Konto oben links. Dort kannst du unter anderem auch einstellen, ob du erledigte Aufgaben ausblenden möchtest oder nicht.
Eine der vielleicht cleversten Methoden, deine Aufgaben nach Themen zu sortieren, ist es, ihnen Tags zuzuweisen.
Dazu musst du nur im Notizfeld einer Aufgabe ein Hashtag eingeben. Dieses Tag ist dann klickbar, und dir werden alle Aufgaben unter diesem Hashtag angezeigt. Beim Taggen von Aufgaben kannst du auch mehrere Tags verwenden. Aufgaben, die du so gekennzeichnet hast, kannst du ebenfalls über die Suchfunktion von To Do finden.
Die Aufgabenliste «Mir zugewiesen»
Bei der Liste «Mir zugewiesen» handelt es sich ebenfalls um eine intelligente Liste, die du auch ausblenden kannst, wenn du die dort abgelegten Aufgaben nicht in Microsoft To Do angezeigt bekommen möchtest.
Die Aufgaben können entweder von Microsoft Planner stammen und dir zugewiesen worden sein, oder aber direkt aus Microsoft To Do selbst stammen.
Du kannst diese Aufgaben wie diejenigen, die du selbst angelegt hast, abarbeiten. Wenn sie aus Microsoft Planner stammen sollten, werden sie auch dort automatisch mit aktualisiert, wenn du Änderungen vorgenommen hast. Auch ein direktes Öffnen in Teams ist aus To Do möglich, um zu weiteren Einstellungsmöglichkeiten zu gelangen.
Wenn du selbst eine Aufgabe jemandem zuweisen möchtest, erstelle einen Einladungslink mit einem Klick auf das Symbol «Liste teilen» rechts oben.
Ist die Person deiner Einladung gefolgt, kannst du die Berechtigungen anpassen und neue Aufgaben zuweisen, ohne dass ein weiteres Verschicken einer Einladung nötig ist. Um eine Aufgabe aus To Do jemandem zuzuweisen, klicke einfach auf die Aufgabe und wähle «Zuweisen an». Es genügt sogar, die jeweilige Person mit «@[name]» in der Taskleiste zu erwähnen, um sie jemandem zuzuweisen.
Das Symbol zum Teilen einer Liste siehst du übrigens nur bei Aufgabenlisten, die du selbst in To Do erstellt hast, und nicht bei Listen, die bereits Bestandteil der App sind.
Die Aufgabenliste «Geplant»
Hier findest du alle Aufgaben, denen ein Fälligkeitsdatum zugewiesen wurde. «Geplant» ist ebenfalls eine intelligente Liste, die du ausblenden kannst. Fällt das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe auf den aktuellen Tag, findest du die Aufgabe ebenfalls in der Liste «Mein Tag» wieder.
Die Aufgabenliste «Mein Tag»
Hier wirst du dich vermutlich am häufigsten aufhalten. «Mein Tag» zeigt alle Aufgaben an, die an einem aktuellen Arbeitstag erledigt werden sollten. Schaffst du nicht alle Aufgaben innerhalb Tagesfrist, verschwinden sie zwar wieder aus der Liste, sind aber nach wie vor unter «Aufgaben» zu finden.
Um deinen Tag und die zu erledigenden Aufgaben zu planen, kannst du dir Vorschläge für zu erledigende Aufgaben anzeigen lassen, indem du auf das Glühlampensymbol oben rechts klickst (s. Abbildung 15 oben). Unter dem Drei-Punkte-Menü direkt daneben kannst du Microsoft To Do an das Startmenü anheften, den Hintergrund einer Liste ändern, eine Liste als E-Mail verschicken oder ausdrucken.
Und in der Taskleiste informiert dich Microsoft To Do, wie viele offene Aufgaben du noch für den heutigen Tag hast (s. Abbildung 15 unten).
Gekennzeichnete E-Mails verwalten
Eine weitere nützliche Funktion von Microsoft To Do ist, in Outlook gekennzeichnete E-Mails nachzuverfolgen. Sobald du in Outlook eine E-Mail als Aufgabe kennzeichnest, findest du sie in To Do in der Liste «Gekennzeichnete E-Mail» wieder. Dort kannst du die neu erstellte Aufgabe wie alle anderen Aufgaben in Microsoft To Do weiterbearbeiten. Füge beispielsweise Notizen, Dateien, Schritte oder ein Fälligkeitsdatum und eine Erinnerung hinzu.
Du müsst nie mehr gekennzeichnete E-Mails in Outlook suchen, da du die zugehörige E-Mail in den Details zur Aufgabe mit «In Outlook öffnen >» aufrufen kannst. Kennzeichnest du die Aufgabe als erledigt, wird sie in Outlook ebenso als erledigt angezeigt.
Hinweis: Wenn du eine E-Mail in Outlook auf das Aufgabensymbol ziehst (s. Abbildung 17), erzeugst du bereits in Outlook eine separate neue Aufgabe, die in To Do in der Liste «Aufgaben» abgelegt ist.
Dann kannst du die zugehörige E-Mail sogar löschen. Die Aufgabe selbst bleibt bestehen.
Weitere Integration von Microsoft To Do
Doch das ist nur ein kleiner Vorgeschmack, wie du To Do in Verbindung mit Microsoft Planner und Outlook (nicht jedoch OneNote) verwenden kannst. Zu den Möglichkeiten, die du hier zur Verfügung hast, erfährst du mehr im nächsten Beitrag zu Microsoft To Do.
[Weiterlesen: Microsoft To Do – so integrierst du die Aufgabenverwaltung in deinen Workflow]
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