In unserem ersten Teil haben wir uns mit dem Funktionsumfang der Produktivitäts-App befasst. Erfahre nun, wie du To Do in Verbindung mit Microsoft Planner und Outlook verwenden kannst.
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Microsoft To Do ist nicht nur eine hervorragende App zur täglichen Aufgabenplanung. Sie arbeitet auch nahtlos mit den Microsoft-Apps zusammen, die du bereits hast und benutzt.
Microsoft To Do mit der Outlook Desktop-App
Verwendest du Microsoft 365, wirst du wohl zur E-Mail-Kommunikation und zur Terminverwaltung Outlook nutzen.
[Weiterlesen: Tipps zu Outlook]
Sobald du auf das Symbol «Aufgaben» geklickt hast, siehst du eine Liste aller Dinge, die du zu erledigen hast, egal, ob die Liste in Outlook oder To Do angelegt wurde. Die Tasks aus der Planner-App werden hier nicht angezeigt und die Ansicht ist sehr kompakt. Jedoch werden Änderungen an den Aufgaben, die du hier vornimmst oder einträgst, sowohl in Outlook als auch in To Do aktualisiert. Wenn du deine Aufgaben in To Do bearbeitest oder erstellst, siehst du den aktuellen Stand ebenso in Outlook.
Das heisst, egal, wo du deine Aufgaben verwaltest, bearbeitest oder planst, sie sind (nach einer kurzen Synchronisationszeit) in beiden Apps identisch.
Du kannst auch Aufgaben direkt aus E-Mails erstellen, indem du sie mit Drag-and-drop auf das Aufgabensymbol ziehst. Diese Tasks sind ebenso sowohl in Outlook als auch Microsooft To Do verfügbar und das vielleicht Beste daran ist, dass, wenn eine Aufgabe so erstellt wurde, du sogar die E-Mail löschen kannst, der Text der E-Mail aber noch immer mit der Aufgabe verknüpft ist.
Das solltest du jedoch dabei beachten:
Sobald du in Outlook eine E-Mail als Aufgabe kennzeichnest, findest du sie ebenfalls in To Do in der Liste «Gekennzeichnete E-Mail» wieder. Dort kannst du die neu erstellte Aufgabe wie alle anderen Aufgaben in Microsoft To Do weiterbearbeiten.
Du musst nie mehr gekennzeichnete E-Mails in Outlook suchen, da du die zugehörige E-Mail in den Details zur Aufgabe mit «In Outlook öffnen >» aufrufen kannst. Kennzeichnest du die Aufgabe in To Do als erledigt, wird sie in Outlook ebenso als erledigt angezeigt.
Wenn du die gekennzeichnete E-Mail löschst, ist die Aufgabe jedoch ebenso gelöscht.
Markierst du die Aufgabe in Outlook als erledigt, erscheint sie in To Do ebenfalls als gekennzeichnet. Entfernst du jedoch die Kennzeichnung in Outlook, dann verschwindet die Aufgabe in To Do.
Es ist kompliziert: Hast du in Outlook die Aufgabenliste in der Ansicht aktiv (Ansicht > Layout > Aufgabenleiste) und ziehst du eine E-Mail mit Drag-and-drop in die Leiste, kennzeichnest du die E-Mail nur und erstellen keine neue Aufgabe (aber nur dann).
Aufgaben erkennst du in Outlook am Klemmbrettsymbol, nur gekennzeichnete E-Mails an der Fahne.
Und wenn du in To-Do die Schaltfläche «In Outlook öffnen >» vorfindest, kannst du sicher sein, dass es sich um keine separate Aufgabe, sondern nur um eine gekennzeichnete E-Mail handelt.
Benutzt du eine aktuelle Version oder die Webversion von Outlook, kannst du direkt über die Seitenleiste mit einem Klick auf das To-Do-Symbol auf die Aufgabenverwaltung zugreifen, deren Funktionen wir im nächsten Abschnitt besprechen.
Microsoft To Do mit der Outlook-Web-App
Klicke auf das To-Do-Symbol, um zur Webversion der Aufgabenverwaltung zu wechseln.
Zu Outlook zurück wechselst du, indem du auf das E-Mail-Symbol klickst. Es geht noch einfacher: du musst nicht zwischen beiden Apps umschalten. Du kannst To Do mit einem Klick auf die Funktion «Mein Tag» in der Seitenleiste von Outlook öffnen.
Ziehst du nun eine E-Mail mit Drag-and-drop in die Seitenleiste, erstellst du eine neue Aufgabe, die du mit einem Rechtsklick auf den neu erstellten Eintrag weiterbearbeiten kannst.
Eine Chronologische Ansicht aller fälligen Aufgaben und Ereignisse bekommst du, wenn du auf «Kalender» klickst.
Hast du die Kalenderansicht in Outlook geöffnet und ziehst du eine Aufgabe aus der Seitenleiste auf ein Datum im Kalender, erstellst du so ein zusätzliches Ereignis, zu dem du weitere Personen einladen kannst. Die Webintegration von Microsoft To Do und Outlook wirkt moderner und ist intuitiver zu bedienen als die Desktop-App. Es ist jedoch davon auszugehen, dass sich die beiden Versionen in Zukunft in puncto Aussehen und Bedienung mehr und mehr annähern werden.
Microsoft To Do mit Teams
Wenn du überwiegend Teams benutzt, kannst du To Do über einen Klick in die Seitenleiste auf das Symbol «Tasks von Planner und To Do» aufrufen. Solltest du diese Funktion in deiner Version von Teams nicht vorfinden, klicke weiter unten auf «Apps» und suche nach «Tasks» im Texteingabefeld oben links, um die App Teams hinzuzufügen.
Mit Rechtsklick > «Anheften» fixierst du die App in der Seitenleiste.
Hier kannst du wie bereits beschrieben deine Aufgaben organisieren und bearbeiten. Auch Aufgaben, die dir von Microsoft Planner zugewiesen wurden, findest du hier.
Die Funktionalität von Planner und To Do ist fest in Microsoft Teams integriert und so kannst du mit nur wenigen Klicks «Weitere Optionen» (das Drei-Punkte-Menü) > «Aufgabe erstellen» aus einer Konversation eine Aufgabe in To Do erstellen. Womit wir schon bei der Integration von To Do und Planner angekommen wären.
Microsoft To Do mit Microsoft Planner
Microsoft Planner eignet sich mehr für grössere Projekte, die Zusammenarbeit erfordern. Diese Projekte werden jedoch auch in Microsoft To Do angezeigt und können dort verwaltet werden.
Aufgaben inklusive deren Unterschritte und Checklisten, die von Planner stammen, findest du in To Do unter «Mir zugewiesen». Wen du in der Detailansicht deiner Aufgabe weiter herunterscrollst, wirst du folgenden Hinweis bemerken: «Einige Optionen sind für diese Aufgabe nicht verfügbar».
Wenn du für so eine Aufgabe die erweiterten Funktionen von Planner benötigst, kannst du sie über die Schaltfläche «In Teams öffnen >» in Teams weiterbearbeiten. Nun kannst du beispielsweise eine zusätzliche Bezeichnung hinzufügen, den Status der Aufgabe aktualisieren und weitere Personen zur Bearbeitung hinzufügen. Ein Klick auf den Link «Aufgaben» führt dich zur Web-App von Planner, wo du ebenfalls die zusätzlichen Möglichkeiten von Planner verwenden kannst. Beide Apps synchronisieren sich automatisch.
Ansonsten kannst du diese Aufgaben wie alle anderen genauso in To Do bearbeiten und z. B. zu «Mein Tag» hinzufügen. Sie sind – nach einer kurzen Synchronisationszeit – in beiden Apps auf dem aktuellen Stand.
Microsoft To Do ist deine persönliche Planungszentrale
Wie du siehst, Microsoft To Do eignet sich hervorragend für die persönliche Aufgabenplanung und -verwaltung. Mit dieser App behältst du immer den Überblick über deine Pendenzen, egal, ob sie aus Outlook, Teams und Planner stammen oder in To Do selbst erstellt wurden.
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