Hybride oder Mixed-Mode-Meetings haben sich inzwischen als fester Bestandteil der modernen Arbeitswelt etabliert – doch sie können schnell zu einem Albtraum für alle Beteiligten werden. Eine Gruppe Menschen, die sich um einen Laptop drängt, eine Flut an schwarzen Kacheln auf dem Bildschirm und Kolleginnen oder Kollegen, die gegen lauten Umgebungsgeräusche ankämpfen.
Durchschnittliche Lesezeit: ca. 2,5 Minuten
Wenn diese Meetings nicht gut organisiert sind, kann der Effekt chaotisch und wenig produktiv sein. Doch mit einigen gezielten Anpassungen und strategischen Überlegungen lässt sich diese neue Form der Zusammenarbeit so gestalten, dass sie für alle Beteiligten effizient und angenehm wird.
Klarer Sound für erfolgreiche Meetings: Warum die Audioqualität entscheidend ist
Damit ist nicht nur ein höflicher Umgangston gemeint, sondern vor allem die Audioqualität. Denn diese entscheidet häufig noch vor der Bildqualität, ob ein Meeting reibungslos und angenehm für alle Teilnehmenden verläuft.
Ein respektvoller Umgangston sollte selbstverständlich sein, doch ohne eine klare und hochwertige Audioübertragung kann selbst die beste Kommunikation ins Stocken geraten.
Die Tonqualität hat einen erheblichen Einfluss darauf, wie angenehm und effizient ein Meeting empfunden wird. Schlechter Klang beeinträchtigt nicht nur die Verständlichkeit, sondern kann auch zu Ermüdung und Konzentrationsproblemen führen. Um dies zu vermeiden, ist hochwertiges Audioequipment essenziell – sowohl für die Anwesenden im Sitzungszimmer als auch für die virtuell Teilnehmenden. Technologien wie Noise-Cancelling und Mikrofone mit Geräuschunterdrückung (beamforming-Mikrofone) tragen dazu bei, störende Hintergrundgeräusche zu minimieren. Ebenso empfiehlt es sich, die Tonqualität vorab zu testen – idealerweise gemeinsam mit den virtuellen Teilnehmenden, um technische Probleme auszuschliessen.
In einem weiterführenden Artikel zum Thema «Microsoft Teams Fatigue» erfährst du von uns, warum eine schlechte Audioqualität die Belastung und den Stresspegel in virtuellen Meetings erheblich erhöhen kann. Investitionen in hochwertige Mikrofone und klare Übertragungstechnologien tragen nachweislich dazu bei, die Produktivität und das Wohlbefinden der Teilnehmenden zu fördern. Wie du das beste Mikrofon für hybride Meetings auswählen kannst, erfährst du ebenfalls in diesem Artikel.
[Weiterlesen: Mit besserer Tonqualität gegen die «Microsoft Teams Fatigue»]
Microsoft und Mitbewerber wie Zoom haben die Zeichen der Zeit erkannt und arbeiten mit ihren «Microsoft Teams Rooms» bzw. «Zoom Rooms» gezielt an Lösungen, die hybride Meetings optimieren.
Diese speziell konzipierten Räume verbinden Hardware und Software, um die Lücke zwischen physischer und virtueller Präsenz zu schliessen. Ein zentraler Bestandteil sind dabei Kameras, Mikrofone und Lautsprecher, die so aufeinander abgestimmt sind, dass sie alle Teilnehmenden – ob im Raum oder online – gleichwertig in die Konferenz einbinden.
Zu den Funktionen gehören:
AI-gestützte Audiofeatures: Hintergrundgeräusche wie Lüfter oder Gespräche aus angrenzenden Räumen werden dynamisch herausgefiltert, sodass Stimmen klar und verständlich bleiben.
Intelligente Kameras: Diese richten sich automatisch auf den Sprechenden aus oder verwenden Funktionen wie Speaker-Tracking, um die Person, die spricht, besser ins Bild zu setzen.
Nahtlose Integration: Die Verbindung zwischen den Konferenzräumen und Plattformen wie Microsoft Teams oder Zoom ermöglicht spontane sowie geplante Meetings ohne komplizierte technische Vorbereitungen.
Einfache Steuerung: Mit Touchpanels können Meetings intuitiv gestartet, Kameraperspektiven geändert oder Mikrofone stummgeschaltet werden.
Die Idee dahinter:
Hybride Meetings sollen nicht länger den Eindruck vermitteln, dass virtuell Teilnehmende nur Zuschauer sind. Stattdessen sollen alle gleichwertig eingebunden sein, unabhängig davon, ob sie vor Ort oder online dabei sind.
Auch für kleinere Unternehmen gibt es flexible Lösungen.
Wer keinen voll ausgestatteten Konferenzraum einrichten kann oder möchte, findet mittlerweile auch kompaktere Geräte. Zum Beispiel gibt es intelligente Smart-Displays in Kombination mit geeigneten Webcams, die sich nahtlos in Plattformen wie Microsoft Teams einbinden lassen. Solche Geräte lassen sich unkompliziert in jeden Raum stellen und bieten dennoch eine angemessene Audio- und Videoerfahrung.
Fazit:
Ob umfassendes Setup für grosse Konferenzräume oder schlanke Lösungen für kleinere Unternehmen – die Technologie passt sich heute flexibel den Bedürfnissen an und ermöglicht produktive hybride Meetings für jede Organisation.
Besser sichtbar: Hybride Meetings mit Durchblick
Im Tagungsraum ist es einfach, mittels Beamer oder Flachbildschirm den Remote-Teilnehmenden eine visuelle Präsenz einzuräumen, was besonders wichtig ist, damit diese nicht ausgegrenzt werden. Gerade in hybriden Settings hat sich die Verwendung von «Smart-Kameras» etabliert, die den Blickwinkel automatisch anpassen und somit bessere Interaktionen aller Beteiligten ermöglichen.
Gleichwohl wichtig ist es jedoch, auch dafür zu sorgen, dass alle Teilnehmenden das sehen, was wichtig ist. Dabei ist es von Vorteil, mehrere Kameras einzusetzen – insbesondere wenn Flipcharts, Whiteboards oder andere visuelle Hilfsmittel genutzt werden. Solche Inhalte müssen entweder von einer zusätzlichen Person gesteuert oder durch automatische Kameraeinstellungen optimal in Szene gesetzt werden.
Die richtige Präsentationstechnik spielt hierbei eine Schlüsselrolle. Wer sicherstellen möchte, dass auch Remote-Teilnehmende optimal eingebunden werden, sollte sich mit den Details rund um das Präsentieren in Teams (oder Zoom) auseinandersetzen. Denn nur, wenn Inhalte klar und deutlich vermittelt werden, können sich alle Teilnehmenden aktiv beteiligen.
[Weiterlesen: Besser präsentieren in Microsoft Teams]
Das Teilen von Bildschirminhalten birgt zusätzliche Herausforderungen. Was auf einem grossen Konferenzbildschirm noch gut lesbar erscheint, kann für Mitarbeitende im Homeoffice schnell zu klein und unübersichtlich sein. Besonders bei Tabellen, komplexen Diagrammen oder detaillierten Präsentationsfolien ist Vorsicht geboten.
Um sicherzustellen, dass wirklich alle Inhalte klar verständlich sind, empfiehlt es sich, vorab zu testen, wie diese auf verschiedenen Endgeräten dargestellt werden. Eine klare Strukturierung und das gezielte Ein- und Auszoomen relevanter Details helfen ebenfalls, Missverständnisse zu vermeiden.
[Weiterlesen: Bildschirm teilen in Teams – und zwar richtig, damit alle etwas erkennen können]
Virtuelle Brücken schlagen: Moderation und smarte Technologien
Ab einer gewissen Gruppengrösse wird der Einsatz zusätzlicher Moderatoren oder Moderatorinnen entscheidend, um hybride Meetings effizient zu gestalten. Sie übernehmen die Verantwortung für die Bedürfnisse der virtuell Teilnehmenden und stellen sicher, dass die Kommunikation zwischen den physisch Anwesenden und denen, die remote teilnehmen, reibungslos verläuft. Wichtig dabei: Diese Moderatoren müssen nicht zwangsläufig vor Ort sein. Besonders bei rein virtuellen Gruppen können sie ebenso remote teilnehmen und dennoch effektiv unterstützen.
Neben klassischen Moderatoren könnten in Zukunft spezialisierte digitale Assistenten zum Einsatz kommen, die Meeting-Dynamiken analysieren und gezielte Handlungsempfehlungen bieten.
Bereits jetzt leisten KI-gestützte Meeting-Assistenten wertvolle Hilfe. Sie bieten Transkripte und ermöglichen simultane Übersetzungen, wodurch die internationale Zusammenarbeit erheblich erleichtert wird. Dies reduziert Sprachbarrieren und fördert ein gemeinsames Verständnis.
Im Falle von Breakout-Räumen ist es ratsam, physische und virtuelle Teilnehmende zu mischen. Jedem Raum sollte eine Moderationsperson zugewiesen werden, um eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten. So wird sichergestellt, dass keine Gruppe benachteiligt wird, egal ob sie vor Ort oder online teilnimmt.
Alle Bedürfnisse im Blick behalten
Es ist leicht, versehentlich zu übersehen, was jede oder jeder benötigt, besonders wenn verschiedene Perspektiven aufeinandertreffen. Um ein inklusives und effektives Meeting oder Event zu gewährleisten, stelle sicher, dass der Chat allen zugänglich ist und nicht nur den externen Teilnehmenden. Alle Materialien – Handouts, Dokumente und Präsentationen – sollten idealerweise im Voraus zur Verfügung gestellt werden, sowohl physisch als auch online. Cloud-basierte Lösungen wie OneDrive und Google Drive ermöglichen eine nahtlose Integration, sodass alle Teilnehmenden jederzeit darauf zugreifen können.
Für die Visualisierung von Inhalten bieten sich Online-Whiteboards und Projektoren oder zusätzliche Kameras an. Wenn Abstimmungen erforderlich sind, empfehlen sich Tools wie Microsoft Forms, mit denen du Umfragen durchführen und die Ergebnisse in Echtzeit auswerten kannst, sodass alle eingebunden bleiben.
Ein gut strukturierter Fragenkatalog, der bereits im Voraus verteilt wird, gibt den Teilnehmenden Zeit zur Vorbereitung und sorgt für zielgerichtete Diskussionen.
Feedback einholen – der Schlüssel zur Verbesserung
Nach dem Abschluss deines Hybrid-Meetings solltest du unbedingt das Feedback aller Teilnehmenden einholen. Dies hilft dir nicht nur, die Qualität deiner nächsten Veranstaltung zu steigern, sondern zeigt auch, dass du die Meinungen und Bedürfnisse deiner Teilnehmenden wertschätzt.
Ein hilfreiches Tool für diese Aufgabe ist wiederum Microsoft Forms oder eine ähnliche Plattform, die es dir ermöglicht, in Echtzeit Feedback zu sammeln und Umfragen durchzuführen. Ein Feedback-Formular, das direkt während des Meetings oder danach ausgefüllt werden kann, gibt allen die Möglichkeit, ihre Eindrücke zu teilen. So kannst du genau nachvollziehen, was gut funktioniert hat und an welchen Stellen noch Verbesserungspotenzial besteht.
Wenn es keine Möglichkeit gibt, während des Meetings zu sammeln, kannst du das Formular nachträglich an die Teilnehmenden verschicken. Dies hat den Vorteil, dass alle in Ruhe ihre Gedanken und Anregungen formulieren können.
Durch die Verwendung eines spezialisierten Dokuments für das Feedback, das für jedes Meeting spezifisch erstellt wird, kannst du gezielt Antworten erhalten, die dir helfen, zukünftige Meetings noch effizienter und angenehmer zu gestalten.
Ist ein hybrides Meeting immer sinnvoll?
In einigen Situationen kann es der Fall sein, dass nur wenige Teilnehmende tatsächlich vor Ort anwesend sind. In solchen Fällen stellt sich die Frage: Lohnt sich der Aufwand für ein hybrides Meeting wirklich? Oder ist es nicht doch einfacher, wenn alle Teilnehmenden von ihrem derzeitigen Arbeitsplatz aus an einem rein virtuellen Meeting teilnehmen?
Der Nutzen und Aufwand eines hybriden Meetings muss immer sorgfältig abgewogen werden. Wenn die überwiegende Mehrheit der Teilnehmenden aus der Ferne zugeschaltet ist, könnte ein rein virtuelles Meeting nicht nur effizienter sein, sondern auch den organisatorischen Aufwand und die technischen Hürden vermeiden, die mit der Durchführung eines hybriden Meetings verbunden sind. Natürlich können hybride Meetings in Fällen von grosser geografischer Streuung oder in grösseren, internationalen Teams sinnvoll sein, aber auch hier sollte der Aufwand in einem gesunden Verhältnis zum Mehrwert stehen.
Zusätzlich spielen die verwendeten Technologien eine wichtige Rolle. Wenn alle Teilnehmenden aus dem Homeoffice oder verschiedenen Standorten zugeschaltet sind, können Plattformen wie Teams, Zoom oder Google Meet problemlos genutzt werden. Diese Tools bieten nicht nur eine stabile Möglichkeit der Kommunikation, sondern auch eine Reihe von Funktionen, die das Meeting erleichtern, wie etwa Breakout-Räume, Bildschirmfreigaben oder Chat-Optionen.
Es ist wichtig, sich die Frage zu stellen: Braucht es wirklich das physische Zusammentreffen, wenn die virtuellen Möglichkeiten immer besser werden? Für viele ist es bereits der Normalfall, von zu Hause aus zu arbeiten oder sich virtuell mit Kolleginnen auszutauschen, sodass hybride Meetings oft eher die Ausnahme darstellen und nicht die Regel. In solchen Fällen ist es empfehlenswert, den Aufwand und die Komplexität eines hybriden Formats zu hinterfragen. Ist es nicht einfacher, wenn alle Teilnehmenden aus der Ferne kommunizieren können, ohne den logistischen Aufwand eines hybriden Meetings zu tragen?
Sagen, wann Schluss ist
Das soll nicht unhöflich gemeint sein. Häufig gibt es in einem Meeting Themen, die nicht für alle Teilnehmenden relevant oder interessant sind. Statt dass sich Nicht-Betroffene gelangweilt die Zeit vertreiben, gib ihnen lieber die Möglichkeit, früher auszusteigen und produktiv an ihren Aufgaben weiterzuarbeiten.
Ein bewährtes Vorgehen: Besprich zu Beginn des Meetings Themen, die für alle von Bedeutung sind, und verschiebe Detailfragen oder spezifische Punkte in kleinere Untergruppen oder separate Meetings. Niemand wird es dir verübeln, wenn ein Meeting kürzer ausfällt – im Gegenteil, es wird oft als effizientes Arbeiten wahrgenommen.
Wenn du dir unsicher bist, welche Plattform sich am besten für deine Meetings eignet – Zoom oder Teams –, lies dazu auch unseren nachfolgenden Artikel. Darin erklären wir, welche Plattform für welche Situation besonders geeignet ist. Beide bieten solide Grundlagen für Meetings, sind jedoch durch ihre spezifischen Funktionen jeweils auf bestimmte Anwendungen abgestimmt.
[Weiterlesen: Zoom vs. Teams: Was ist besser für Video-Meetings?]
Checkliste für hybride Meetings
Welche technischen Lösungen sind für hybride Meetings geeignet?
- Teams Rooms und Zoom Rooms sind beliebte Optionen, die eine nahtlose Integration von physischen und virtuellen Teilnehmenden ermöglichen. Sie bieten HD-Kameras, fortschrittliche Mikrofone, automatische Sprechererkennung und Geräuschunterdrückung.
Wie kann die Effizienz hybrider Meetings gesteigert werden?
- Durch klare Regeln und Erwartungen, wie Kamera- und Mikrofonnutzung, Sprechzeiten und Handzeichen bei Wortmeldungen, sowie die Bereitstellung von Meeting-Protokollen.
Welche Rolle spielt die Moderation in hybriden Meetings?
- Ab einer gewissen Gruppengrösse ist der Einsatz zusätzlicher Moderatoren oder Moderatorinnen entscheidend, um die Agenda einzuhalten und alle Teilnehmenden einzubinden.
Was sollten Unternehmen bei der Ausstattung hybrider Meetingräume beachten?
- Es sollte in qualitativ hochwertige Kameras und Mikrofone investiert werden. Für grosse Konferenzräume sind umfassende Setups empfehlenswert, während kleinere Unternehmen auf kosteneffiziente und mobile Lösungen setzen können.
Welche Vorteile bieten hybride Meetings für Unternehmen?
- Sie fördern Flexibilität, ermöglichen die Teilnahme von Mitarbeitenden weltweit und verbessern die Work-Life-Balance, während sie gleichzeitig Reisezeit und -kosten reduzieren.
Ist ein hybrides Meeting immer sinnvoll?
- Hybride Meetings lohnen sich vor allem bei geografischer Streuung oder internationalen Teams. Wenn jedoch nur wenig Teilnehmende vor Ort sind, kann ein rein virtuelles Meeting effizienter und weniger aufwendig sein. Der Nutzen und Aufwand sollten immer im Verhältnis zueinander stehen.
powered by Borlabs Cookie