Das Problem ist bekannt. Oft ist es nötig, Bildschirminhalte während einer Teams-Besprechung zu teilen. Während dabei Kolleginnen und Kollegen im Büro mit grossen Monitoren keine Mühe haben, uns zu folgen, haben Mitarbeitende, die von zu Hause aus teilnehmen, oft Probleme, überhaupt etwas auf den Bildschirmen ihrer Notebooks zu erkennen.
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Nach etlichen Jahren Videocalls verfügen vermutlich mittlerweile die meisten von uns über derartige Erfahrungen. Nehmen wir von zuhause am Notebook an Besprechungen teil, sind geteilte Bildschirminhalte häufig zu klein, um zu erkennen, wovon sie handeln oder sie zu entziffern. Wer auf der anderen Seite vor einem grossen Monitor sitzt und teilt, was er oder sie sieht, bekommt von dem Problem selbst nichts mit.
Bildschirmfreigabe – einfach, oder?
Die simpelste Art und Weise, das, was du siehst, deinem virtuellen Gegenüber zu präsentieren, ist es, den Bildschirm freizugeben.
Dazu klickst du auf die Schaltfläche «Inhalte freigeben» – der Pfeil nach oben in der Menüleiste (alternativ: Ctrl + Shift + E). Nun hast du folgende Möglichkeiten (die dich jeweils vor unterschiedliche Probleme stellen):
Bildschirm teilen
Vorsicht: du kannst bei deiner Bildschirmpräsentation frei entscheiden, welches Fenster du gerade teilen möchtest. Allerdings besteht das Risiko, dass du mehr zeigst, als dir lieb ist. Um peinliche Momente oder Sicherheitsrisiken (Datenschutz!) zu vermeiden, schliesse vorher alle Apps und Tabs, die du für deine Demonstration nicht benötigst.
Problem: Je höher dabei deine Bildschirmauflösung eingestellt ist, desto winziger werden die Inhalte auf Anzeigevorrichtungen mit geringerer Auflösung dargestellt.
Lösung: Wechsle in die Systemeinstellungen (Windows > Einstellungen > System > Anzeige) und ändere die Skalierung.
Je nachdem wie hoch deine Bildschirmauflösung eingestellt ist, werden dir verschiedene Optionen angezeigt (hier der Screenshot von einem Notebook). Wenn du die Möglichkeit hast, gehe über die empfohlene Skalierung hinaus. Auch wenn dir 200 oder gar 300 % mehr als spendabel erscheinen und bei dir die Darstellung ungewohnt gross wird – für alle Teilnehmenden ist dieser Weg ermüdungsfreier.
Unter macOS kannst du die Darstellung auch grösser einstellen. Die Option dafür findest du unter «Systemeinstellungen … > Displays». Wähle dort «Größerer Text», um Text und Elemente noch grösser darzustellen als im Standardmodus.
Noch mehr Einstellungsmöglichkeiten bekommst du, wenn du unten auf «Weitere Optionen …» klickst und dann «Auflösung als Liste anzeigen» wählst. Noch mehr Darstellungsoptionen erhältst du, wenn du anschliessend auf «Alle Auflösungen anzeigen» klickst.
Quick-Fix: die Windows-Bildschirmlupe. Über die Tastenkombination Windows + [+] rufst du die Bildschirmlupe auf.
Unter macOS findest du eine ähnliche Funktion unter «Bedienungshilfen > Zoomen».
Mit der Lupenfunktion solltest du sparsam umgehen, denn dadurch können Präsentationen schnell einen hektischen Charakter annehmen. Zum vorübergehenden Vergrössern jedoch ist diese Funktion in Ordnung.
Fenster teilen
Problem: Auch hier, je höher die Bildschirmauflösung bei dir, desto winziger die Darstellung bei Teilnehmenden, die eine geringere Auflösung gewählt haben.
Lösung: In diesem Fall ist die Abhilfe einfach. Verkleinere einfach das geteilte Fenster. Dazu musst du gar nicht die Skalierung deiner Bildschirmdarstellung ändern. Je kleiner du dein Fenster machst, desto grösser werden die Inhalte bei deinen Empfängerinnen und Empfängern dargestellt.
Einschränkungen: Leider ist auch die Option «Fenster teilen» nicht die Universallösung. Wenn du sicher gehen möchtest, dass alle Teilnehmenden auch wirklich alle Dialogboxen und auch die Hilfefunktionen (z. B. bei Excel-Formeln) zu sehen bekommen, musst du auf «Bildschirm teilen» zurückgreifen. Und wenn du ein anderes Fenster freigeben möchtest, musst du dieses zuvor erst auswählen.
PowerPoint Live (Power Point)
PowerPoint ist ein Sonderfall. Präsentationen direkt über die Auswahl «PowerPoint Life» zu starten, hat einige Vorteile. Zuvor musst du deine Präsentation gegebenenfalls der Auswahl hinzufügen – etwas, was du bei grossen Präsentationen besser im Vorfeld erledigen solltest. Alternativ kannst du auch deine Präsentation in PowerPoint öffnen und über die Schaltfläche «In Teams präsentieren» oder «In Teams» starten. Befindest du dich in keiner Teams-Besprechung, öffnet sich Teams mit einem entsprechenden Hinweis darauf.
Bei vorherigen Versionen von Teams standen weder die Präsentationstools wie «Laserpointer» oder «Textmarker» zu Verfügung, noch wurden Filme korrekt wiedergegeben. Dieses Problem scheint in aktuellen Versionen mittlerweile behoben zu sein. Teilnehmende haben sogar die Möglichkeit, die Übernahme der Präsentation anzufragen. So werden Präsentationen mit wechselnden Vortragenden möglich.
Problem: Teilnehmende können in deinen Folien blättern.
Lösung: Deaktiviere diese Funktion.
Deine Zuhörerinnen und Zuhörer können in den Folien blättern, während du vorträgst. Das ist die Voreinstellung. Möchtest du das unterbinden, deaktiviere diese Möglichkeit mit einem Klick auf das Augensymbol neben der Schaltfläche «Präsentation beenden».
Problem: Computerton wird nicht abgespielt.
Lösung: Einschalten. Klicke auf den Schalter «Computer Sound einschliessen», wenn du Inhalte freigeben und zudem Ton von deinem Computer z. B. in einem Video abspielen möchtest.
Weitere Tipps für gelungene Präsentationen in Teams findest du hier.
[Weiterlesen: Besser präsentieren in Microsoft Teams]
Vorsicht Kamera
Wenn du Inhalte freigibst und dabei deine Kamera eingeschaltet hast, siehst du das nicht, in einem Minifenster wohl aber alle anderen, die dir zusehen. Sei dir dessen bewusst, oder schalte die Kamera einfach aus, wenn du Inhalte teilst.
Pro-Tipp: Mit zusätzlichem Gerät anmelden
Hast du ein weiteres Gerät zur Verfügung? Dann dann kannst du dich damit zusätzlich anmelden und die Videokonferenz aus der Sicht der Teilnehmenden mitverfolgen, was sich gerade zum Testen besonders wichtiger Präsentationen im Vorfeld anbietet.
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