Wir sind immer auf der Suche nach interessanten Themen und praktischen Tipps für dich. Als ich zufällig auf diesen Trick stiess (Serendipität), war ich zunächst voller Neugier. Nachdem ich bereits zuvor selbst ausprobiert hatte, Daten aus E-Mails in Excel zu importieren, erkannte ich das unglaubliche Potenzial, das hinter dieser Funktion steckt.
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Dynamischer Export aus Outlook nach Excel – wofür?
Anhand des Beispiels, das gleich folgen wird, wirst du erkennen, dass sich nahezu alles aus Outlook – Microsoft 365 oder Exchange vorausgesetzt – importieren lässt. Das klingt spannend, doch allein alle Postfächer in eine Tabellenkalkulation zu übertragen, ist nicht besonders sinnvoll.
Sinnvoll jedoch wird es, wenn du spezifische Informationen abrufen, beobachten und verarbeiten möchtest. Und dafür finden sich zahlreiche Beispiele, bei denen diese Funktion gelegen kommt.
Nehmen wir beispielsweise an, du möchtest alle E-Mail-Adressen aus einem speziellen Postfach als Excel-Liste bereitstellen, um sie anschliessend für den Versand von Newslettern zu verwenden – eine Einwilligung natürlich vorausgesetzt. Dynamisch und immer aktuell – das geht einfacher als es zunächst den Anschein macht.
Ein neues Spreadsheet
Öffne Excel, und erstelle eine neue Datei. Wechsle zum «Daten»-Tab, und wähle «Daten abrufen» > «Aus anderen Quellen» > «Aus Microsoft Exchange».
Im nächsten Schritt meldest du dich mit deiner E-Mail-Adresse für dein Exchange- oder Microsoft-365-Konto an. Wenn du nicht sicher sind, was du hier auswählen sollst, frage deinen Administrator, oder probiere einfach beide Varianten aus. Mit einem Klick auf «Verbinden» schliesst du diesen Schritt ab.
Daten transformieren
Hat es mit der Verbindung so weit funktioniert, kannst du anschliessend die Tabellen auswählen, aus denen du deine Daten beziehen möchtest.
Für unser Beispiel nehmen wir hier die Tabelle «Mail» und bestätigen mit «Daten transformieren». Für deine persönliche Abfrage kannst du selbstverständlich auch andere Tabellen nehmen oder sogar mehrere miteinander verbinden.
Jetzt kannst du die Daten über die Filterfunktion für die jeweiligen Spalten entsprechend eingrenzen. Für unser Beispiel begrenze ich die Datensätze auf diejenigen im Ordner «Posteingang».
Was du nun beobachten kannst, ist, dass sich die Abfrageformel für die jeweilige Spalte anpasst. Wenn du Excel-Formeln beherrschst oder dein Anliegen in einem Prompt so formulieren kannst, dass dir eine KI dabei hilft, kannst du hier mächtige Abfragen erstellen.
Schon bei der nächsten Spalte stösst du auf eine Besonderheit. Der Name und die Adresse des Absenders wird als «Record» gespeichert. Das ist eine Sammlung von Daten, die sich auf eine bestimmte Entität oder Einheit beziehen, oder in diesen Fall salopp gesagt, eine Mini-Tabelle, die nur aus einer Zeile aber mehreren Spalten besteht. Klicke hier in der Kopfzeile auf die zwei auseinanderführenden Pfeile rechts oben (s. Abbildung 5), um die Ansicht zu erweitern, und bestätige mit «OK».
Nun ist der «Record» auf zwei Spalten aufgeteilt, und das war es fast mit dem Aufbereiten der Daten, die wir aus unserem Postfach exportieren möchten. Im nächsten Schritt grenzen wir nur noch die Spalten ein, die wir tatsächlich benötigen.
Klicke im Menü auf «Spalten auswählen», und triff im Anschluss deine Wahl.
Ein Klick auf «OK» schliesst diesen Schritt ab.
Daten importieren
Wir sind fast am Ziel. Ein Klick auf die Schaltfläche «Schliessen & laden» importiert die Daten aus Outlook in das zu Beginn angelegte Spreadsheet.
Gratulation! Das war es schon. Da die Datenverbindung dynamisch ist, kannst du deine Zellen mit einem Rechtsklick und «Aktualisieren» jederzeit aktualisieren. Deine Abfrage, bzw. Spaltenauswahl, kannst du mit einem Doppelklick auf den Namen der Abfrage unter «Abfragen und Verbindung…» (rechts oben) neu anpassen.
Wie du Daten aus E-Mails extrahieren kannst, die von Formularen stammen und stets die gleiche Absenderadresse haben, erfährst du hier.
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