SharePoint wird zwar häufig allein zum Austausch von Dateien innerhalb einer Gruppe oder Organisation benutzt, stellt aber im eigentlichen Sinne eine Kollaborations- und Informationsplattform dar.
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Was bedeutet dies nun konkret? Mit SharePoint kannst du eine Intranet-Seite für dein Team erstellen. Diese Website sollte die zentrale Anlaufstelle für ein Gruppe oder ein Projekt sein, und um diese anzulegen, benötigst du keine Programmierkenntnisse.
Beliebte Elemente hier sind beispielsweise Dokumentenverzeichnisse, geteilte Kalender, Listen, an denen alle mitarbeiten können, oder auch Nachrichten, die das gesamte Team betreffen.
Voraussetzungen
Um SharePoint benutzen zu können, benötigst du ein Microsoft-365-Konto. Logge dich auf office.com ein und wähle SharePoint aus dem App-Menü auf der linken Seite. Alternativ kannst du auch über das App-Startfeld (das Quadrat aus neun Punkten links oben) SharePoint aufrufen.
Übersicht
Wenn du SharePoint öffnest, kann es sein, dass du bereits Inhalte (Nachrichten) angezeigt bekommst. Dieser Inhalt kommt von SharePoint-Websites, denen du angehörst. Zusätzlich werden dir die Seiten angezeigt, die du häufig besuchst. Du kannst die Nachrichten über das Lesezeichensymbol zu deiner Leseliste und SharePoint-Websites zu deinen Favoriten hinzufügen, indem du auf den Stern klickst.
Solltest du bereits eine Gruppe in Outlook angelegt haben, wird sie dir hier angezeigt. Für sie wurde bereits eine SharePoint-Website erstellt. Diese kannst du bereits bearbeiten und die Gruppe über SharePoint verwalten. Möchtest du eine neue Gruppe mit neuer Website anlegen, klicke einfach auf «Website erstellen».
Nun stehst du vor der Wahl, ob du eine Teamwebsite oder eine Kommunikationswebsite erstellen möchtest.
Eine Teamwebsite erstellen
Mit einer SharePoint-Teamwebsite stellst du deinem Team Dokumente, Informationen und Apps zur Verfügung, damit ihr zusammen an einem Projekt arbeiten könnt.
Im Anschluss vergibst du einen Namen für deine neue Website. Es wird automatisch eine Gruppen-E-Mail- und Website-Adresse erstellt. Damit verfügen alle Mitglieder über eine gemeinsame E-Mail-Adresse, einen Kalender, einen Planer und OneNote.
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Zusätzlich kannst du einstellen, ob die Website privat – du kannst Mitglieder auswählen und hinzufügen – oder öffentlich sein soll – jeder in deiner Organisation kann darauf zugreifen – und die Spracheinstellungen festlegen. Abschliessend bestätigst du mit «Weiter».
Nun kannst du weitere Eigentümer oder Mitglieder hinzufügen. Diese Einstellungen sind nicht endgültig, du kannst später immer noch neue Mitglieder einladen und Änderungen vornehmen. Bestätige diesen Schritt mit «Fertig stellen». Und schon befindest du dich auf der neu erstellten Team-Website.
Erste Schritte
Auf deiner Website findest du ganz links das Hauptmenü, und direkt daneben unter «+ Neu» kannst du unterschiedliche Inhalte veröffentlichen. Den Grossteil der Seite nehmen die sog. Webparts, die Container für deine Inhalte, ein: «Nachrichten», «Quicklinks», «Aktivität» und «Dokumente». Diese kannst du nach deinen Vorstellungen anordnen, bearbeiten und neue hinzufügen.
Wenn du in erster Linie Dateien austauschen möchtest und dich erst später um das Aussehen deiner SharePoint-Website kümmern möchtest, kannst du sofort damit beginnen.
Die Dokumente, die du teilen möchtest, kannst du einfach auf das Ordnersymbol ziehen, oder das Hochladen über das Drei-Punkte-Menü starten. Mit «+ Neu» legst du neue Dokumente an, und über «Alle anzeigen» gelangst du zur Dokumentenübersicht. «Alle Dokumente» stellt dir verschiedene Darstellungsoptionen (z. B. Liste oder Kacheln) für diesen Container zu Verfügung.
Was die Seitennavigation angeht, stellt dir SharePoint mehrere Möglichkeiten zu Verfügung, und so kannst du deine Dateien ebenfalls über das Hauptmenü unter «Dokumente» oder «Webseiteninhalte» erreichen. Ein Klick auf «Start» oder das Website-Symbol darüber bringt dich wieder zurück zum Ausgangspunkt.
Deiner Seite Inhalt hinzufügen – eine Liste
Listen, die du gemeinsam mit deinem Team erstellst, sind ein hervorragendes Mittel, um Ideen zu sammeln. Wenn du eine Liste deiner Website hinzufügen möchtest, klicke einfach auf das Menü «+ Neu» und wähle «Liste». Analog dazu kannst du unter den weiteren Menüpunkten eine Dokumentbibliothek (Verzeichnis), eine zusätzliche Unterseite, einen Beitrag, einen Nachrichtenlink oder Plan erstellen und eine App auf der Seite einbinden.
Wähle «Leere Liste» und vergib einen Namen für deine Liste. Bestätige mit «Erstellen». Du wirst sofort zu deiner erstellten Liste weitergeleitet, die nun von allen Mitgliedern des Teams bearbeitet werden kann. Wenn du die Funktionsweise von Listen verstanden hast, kannst du diese auch in Excel erstellen und anschliessend hochladen. Zusätzlich kannst du bereits erstellte Listen einbinden oder aus einer Auswahl an Vorlagen eine passende aussuchen.
Mit «+ Neu» fügst du deiner Liste ein neues Element hinzu und mit «+ Spalte hinzufügen» eine weitere Spalte. Wenn du bereits über Vorkenntnisse mit «Lists», «OneNote», «Planner» oder «Excel» verfügst, wirst du dich hier gleich zu Hause fühlen.
Inhalt zur Startseite hinzufügen
Wenn du möchtest, dass deine Liste von deinem Team sofort auf der Homepage gesehen wird, gehe zurück zur Startseite und wähle «Bearbeiten» rechts oben.
Das öffnet den Modus zum Bearbeiten der Site, und du kannst jetzt Webparts hinzufügen, sie neu anordnen und bearbeiten. Bewege den Mauszeiger an die Stelle, an der du deine Liste einfügen möchtest, und klicke auf das Pluszeichen. Das öffnet den Dialog zum Auswählen aller verfügbaren Webparts. Wähle «Liste» aus, und es wird ein neuer Webpart hinzugefügt, in dem du deine erstellte Liste anzeigen kannst.
Webpart erstellen und hinzufügen – ein Formular
Auf die bereits beschriebene Weise kannst du auch weitere Webparts hinzufügen und zugleich erstellen. Wenn du ein Formular auf deiner Seite platzieren möchtest, such dir einfach eine geeignete Position dafür aus, und klicke erneut das Pluszeichen. Es öffnet sich der Dialog, den du bereits kennengelernt hast. Hier wähle «Microsoft Forms», oder gib im Suchfeld «form» ein.
Klicke «Neues Formular», vergib im nächsten Schritt einen Namen dafür und bestätige mit «Erstellen».
Es öffnet sich Microsoft Forms. Dort bearbeitest du dein Formular, und wenn du damit fertig bist, gehst du zurück zu deiner SharePoint-Website.
Hier musst du nur noch angeben, ob du die Antworten nur sammeln, oder auch die Ergebnisse anzeigen lassen möchtest. Entscheidest du dich sich für letzteres, wird automatisch eine zusätzliche Seite für die Ergebnisse angelegt. Mit «OK» bestätigst du deine Wahl, und das Formular wird der Website hinzugefügt.
Deine Seite weiter anpassen
Wenn du beim Erstellen deiner Website die Webparts umarrangieren möchtest, bewege den Mauszeiger einfach auf das jeweilige Element, das du neu positionieren möchtest, bis er sich in ein Verschiebekreuz verwandelt, und zieh den Webpart an seinen neuen Platz.
Wenn du auf einen Webpart klickst, stehen dir weiter die Möglichkeiten Bearbeiten, Verschieben, Duplizieren und Löschen zur Verfügung.
Wenn du mit deinen Änderungen zufrieden bist, bestätige mit «Erneut veröffentlichen» und deine Änderungen werden übernommen. Mit «Änderungen verwerfen» kehrst du zur letzten gespeicherten Version zurück, und mit «Rückgängig machen» kannst du deine Änderungen schrittweise widerrufen.
Mitglieder hinzufügen
Jetzt mag der Punkt gekommen sein, an dem du weitere Mitglieder hinzufügen möchtest. Dazu klickst du auf das Mitglieder-Symbol oben rechts. Im Anschluss kannst du sowohl Mitglieder deiner Organisation und Gäste hinzufügen, als auch Seitenberechtigungen vergeben.
Integration in Microsoft Teams
SharePoint lässt sich unkompliziert in Microsoft Teams integrieren. Wenn du die Funktionalität zu deiner SharePoint-Gruppe hinzufügen möchtest, klicke in der Seitennavigation links unten auf «Microsoft Teams hinzufügen».
Das erstellt ein neues Team in Microsoft Teams für alle Mitglieder deiner SharePoint-Site.
Ist das abgeschlossen, kannst du zu Microsoft Teams wechseln. In Teams selbst kannst du Inhalte, die auf deiner SharePoint-Site zur Verfügung stehen, an eine Registerkarte anheften. Klicke dazu einfach auf das Pluszeichen in der oberen Menüleiste und wähle im anschliessenden Dialog «SharePoint». Es wird dir eine Übersicht all dessen angezeigt, was du an diese Registerkarte anheften kannst. Im Anschluss steht diese Funktion deinen Mitgliedern in Teams zu Verfügung.
Eine Kommunikationswebsite einrichten
Eine Kommunikationswebsite verwendest du dann, wenn du Mitglieder deiner Organisation über Termine und Projekte informieren und weitere Neuigkeiten verbreiten möchtest.
Begib dich dazu erneut zu SharePoint, klicke links oben auf «Website erstellen» und wähle im Anschluss «Kommunikationswebsite».
Jetzt kannst du unter verschiedenen Designs wählen. «Thema» eignet sich besser für eine Website, die unterschiedliche Nachrichten beinhaltet, «Präsentation» ist hingegen besser dafür geeignet, individuelle Produkte zu vorzustellen.
Welches Design du hier auch wählst, im Gegensatz zu einer Kommunikationswebsite wird hier keine Gruppen-E-Mail-Adresse erstellt. Auch ein gemeinsamer Kalender oder OneDrive stehen nicht zur Verfügung. Ziel dieser SharePoint-Website ist es, Nachrichten zu verbreiten, und nicht um als Team zusammenzuarbeiten.
Mit «Fertig stellen» erzeugst du deine Kommunikationswebsite.
Deiner Seite Inhalt hinzufügen – ein Countdown
Wenn du auf ein wichtiges Ereignis aufmerksam machen möchtest, ist das Rückwärtszählen zum Beginn der Veranstaltung ein ausgezeichnetes Mittel.
Wähle «Bearbeiten» rechts oben, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen, bewege den Mauszeiger an die Stelle, an der du deinen Countdown-Zähler einfügen möchtest und klicke auf das Pluszeichen. Es öffnet sich der bereits bekannte Dialog zum Auswählen eines Webparts. Wähle hier «Countdowntimer», und der neue Webpart wird erstellt. Nun musst du nur noch einen Titel vergeben und das korrekte Datum einstellen. Um den Zeitpunkt deines Events festzulegen, gehe auf «Webpart bearbeiten» (das Bleistiftsymbol links neben dem Countdowntimer-Webpart)
Nun kannst du die Einstellungen für Datum und Uhrzeit vornehmen, einen «Handlungsaufruf» (Call-to-action) mit weiterführendem Link und Schaltfläche hinzufügen und ein Hintergrundbild wählen. Hier stehen dir übrigens unter «Archivbilder» zahlreiche Fotos in hoher Qualität zur Verfügung. Deine Änderungen treten sofort in Kraft. Du kannst die Position deines Timers – wie bereits weiter oben unter «Deine Seite weiter anpassen» beschrieben – ändern oder bereits vorhandene Webparts und komplette Abschnitte anpassen. Alle Änderungen werden anschliessend mit «Erneut veröffentlichen» rechts oben wirksam.
Seiteneinstellungen und Navigation ändern
Wenn du das generelle Erscheinungsbild ändern möchtest, kannst du dies über die Seiteneinstellungen (das Zahnradsymbol oben rechts) vornehmen.
Über «Websiteberechtigungen» können über den Unterpunkt «Website teilen» weitere Mitglieder, die die Website ausser dir bearbeiten können, hinzugefügt werden. Sichtbar ist die Website für alle Mitglieder deiner Organisation.
Möchtest du hingegen die Seitennavigation anpassen, gehe auf «Bearbeiten» in der Seitennavigation.
Es öffnen sich die Einstellungen des Navigationsmenüs. Dort kannst du über das Pluszeichen neue Menüpunkte einfügen und die Positionen der Einträge ändern. Mit «OK» bestätigst du deine Änderungen, und mit «Erneut veröffentlichen» werden sie wirksam.
Einen «Neuigkeitenbeitrag» erstellen
Artikel oder Nachrichten heissen bei SharePoint «Neuigkeitenbeitrag».
Du kannst diese Beiträge über «+ Neu» und «Neuigkeitenbeitrag» anlegen. Wenn du bereits Blogbeiträge oder ähnliche Web-Artikel erstellt hast, wirst du sich gleich zu Hause fühlen. Zudem gibt es einen Assistenten, der dir beim ersten Mal zur Verfügung steht. Wähle eine Vorlage für deinen Artikel aus, und bestätige deine Wahl mit «Post erstellen».
Nun kannst du deinen Artikel eingeben und in bereits gewohnter Weise anpassen und bearbeiten. Wenn du damit abgeschlossen hast, veröffentlichst du ihn mit «Neuigkeiten bereitstellen», oder du speicherst ihn als Entwurf mit «Als Entwurf speichern», um ihn zu einem späteren Zeitpunkt weiterzubearbeiten.
Deine Neuigkeitenbeiträge findest du unter «Websiteinhalte» > «Websiteseiten». Dort kannst du sie verwalten und weiterbearbeiten.
Der «Hero»-Webpart
Der Webpart mit den bunten Kacheln, der automatisch mit der SharePoint-Website angelegt wurde, nennt sich «Hero»-Webpart. Wenn du einen Artikel publikumswirksam hier platzieren möchtest, wähle einfach diesen Webpart im Bearbeiten-Modus aus, und klicke auf die Kachel, die du ändern möchtest. Über das Bearbeiten-Symbol (Bleistift) gelangst du dann zu den Einstellungen für die jeweilige Kachel.
Wenn du hier bei «Link» auf «Ändern» klickst, gelangst du automatisch zu deinen zuletzt verwendeten Elementen und kannst dort deinen Beitrag auswählen. Wird dein Beitrag hier nicht aufgeführt, da er bereits vor längerer Zeit erstellt wurde, findest du ihn bestimmt unter «Websiteinhalte» > «Websiteseiten».
Gerade der «Hero»-Webpart ist eine geeignete Anlaufstelle, um zentral Nachrichten zu publizieren. Daher wird er standardmässig mit weiterführenden Links zu SharePoint und zum Webpart selbst versehen – bis du den Webpart nach deinen Wünschen konfiguriert hast.
Weitere Informationen von Microsoft zum «Hero»-Webpart findest du hier.
Zum Abschluss
SharePoint mag anfangs komplex wirken, gestaltet sich aber in der Bedienung angenehm intuitiv und flexibel. Weitere Informationen von Microsoft zu SharePoint-Teamwebsites findest du hier und zu Kommunikationswebsites hier.
Website löschen
Wenn du gerne einfach das Erstellen von SharePoint-Websites ausprobieren möchtest, kann es vorkommen, dass du (so wie ich) erst einmal ein paar versuchsweise anlegst, um unterschiedliche Funktionen auszuprobieren. Wenn du dich deiner Versuche wieder entledigen möchtest, rufe die Seiteneinstellungen (das Zahnradsymbol oben rechts) auf und wähle im Dialog «Websiteinformationen» die Option «Website löschen», um die komplette Site und alle Inhalte zu löschen.
Viel Vergnügen mit Microsoft SharePoint!
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