Mittlerweile sind wir alle mehr oder weniger zu Microsoft-Teams-Experten und Expertinnen geworden. Folgende Funktionen machen uns bei der Benutzung das Leben leichter.
Durchschnittliche Lesezeit: ca. 6–8 Minuten
Unsere Tipps zum direkten Konkurrenten Zoom findest du hier.
[Weiterlesen: Zoom – diese Tricks solltest du kennen]
Spotlight
Um sich selbst und andere in den Vordergrund zu rücken, gibt es mehrere Möglichkeiten.
Klicke auf das Symbol der Teilnehmenden und anschliessend auf die drei Punkte neben dem Namen und wähle «Spotlight» aus. Über dieses Menü kannst du Spotlight auch wieder deaktivieren.
Alternativ dazu kannst du mit einem Rechtsklick auf dein Video oder das eines Teilnehmenden klicken, um Spotlight zu starten. Das Beenden von Spotlight funktioniert ebenso auf diesem Wege.
Anwesenheitsliste herunterladen
Um bei grösseren Gruppen eine Liste aller Anwesenden zu bekommen, klicke im Teilnehmer-Menü auf die drei Punkte (Kontextmenü) und wähle «Anwesenheitsliste herunterladen».
Hand heben
Auch wenn es dich vielleicht an deine Schulzeit erinnern mag, Hand heben ist eine praktische Funktion, um eine Frage zu stellen oder sich zu melden. Die Organisatoren eines Meetings bekommen die Meldungen der Reihenfolge nach angezeigt und können sie so nach und nach abarbeiten.
Whiteboard nutzen
Versetze dein Meeting auf eine neue Stufe und verwende ein Whiteboard. Gehe dazu auf «Inhalte freigeben» (Pfeil nach oben «↑») und wähle «Microsoft Whiteboard». Das fügt für alle Teilnehmenden ein Whiteboard hinzu, das gemeinsam bearbeitet werden kann.
Das Whiteboard selbst wird in der Whiteboard-App gespeichert und kann direkt in Teams unter den Einstellungen der App als PNG-Datei exportiert werden.
Individuellen Hintergrund hinzufügen
Diese Funktion ist an sich nicht mehr neu und wir haben vermutlich mittlerweile alle verfügbaren Hintergründe gesehen und ausprobiert. Wirklich innovativ ist aber ein eigener Hintergrund, der die Firmenzugehörigkeit zum Ausdruck bringt. Das ist besonders bei Meetings mit vielen Teilnehmenden sinnvoll. Einen persönlichen Hintergrund kannst du z. B. mit PowerPoint erstellen und als PNG exportieren.
In Teams selbst willst du deine Bilddatei unter Drei-Punkte-Menü > «Hintergrundeffekte anwenden» > «Neuen hinzufügen» aus. Über «Vorschau» siehst du, wie der Hintergrund zur Geltung kommt – vorerst seitenverkehrt; wenn du mit «Anwenden und Video aktivieren» bestätigst, sehen alle Teilnehmenden dich und den Bildhintergrund seitenrichtig.
Tastaturkombination zum Stummschalten des Mikrofons
Die wichtigste Tastenkombination für Teams. [Steuerung] + [Umschalt] + [M] schaltet das Mikrofon aus. Erneutes Drücken von [Steuerung] + [Umschalt] + [M] schaltet es wieder ein. Damit eliminierst du unliebsame Nebengeräusche, wenn du gerade nicht sprichst, wenn du husten musst oder geräuschvoll Kaffee trinkst.
Wenn du einen Kurzbefehl vergessen haben solltest, unter Drei-Punkte-Menü > «Tastenkombinationen» oder mit dem Kurzbefehl [Steuerung] + [.] findest du alle.
Geräteeinstellungen während eines Videocalls
Vielleicht hast du deine Gerätelautstärke schon auf sehr niedrig gestellt und das Teams-Audio ist noch immer zu laut, oder du möchtest während eines Calls auf Kamera-, Ton- und Mikrofoneinstellungen zugreifen und diese ändern.
Unter Drei-Punkte-Menü > «Geräteeinstellungen» wirst du fündig.
Allgemeine Einstellungen
Rechtschreibprüfung aktivieren und Sprache einstellen
In der Eile passieren oft Schreibfehler. Schalte die Rechtschreibprüfung ein und versichere dich, dass deine Sprache korrekt eingestellt ist. Diese Einstellungsmöglichkeiten findest du unter deinem Benutzerprofil rechts oben unter «Konten verwalten» > «Allgemein».
Animationen ausschalten
Emojis haben sich in kurzen Textnachrichten etabliert, verhindern sie doch das ein oder andere Missverständnis bei dieser Art der Kommunikation. Die Emojis, die Teams zur Verfügung stellt, sind jedoch häufig animiert, was auf Dauer nervtötend werden kann. Schalte die Animationen einfach aus! Setze dazu einfach ein Häkchen bei «Animationen deaktivieren», ganz unten in den Allgemeinen Einstellungen. Eine Auswahl aller verfügbaren Emojis kannst du mit [Windows] + [.] aufrufen.
Teams automatisch starten
In den Allgemeinen Einstellungen findest du auch die Option, Teams beim Anmelden automatisch zu starten. Aktiviere dafür «Anwendung automatisch starten».
Dark Mode
Ebenso unter «Allgemein» befinden sich die Anzeigeeinstellungen von Teams, auch der «Dark Mode» ist darunter.
Mikrofon testen
Überlasse bei der Tonqualität nichts dem Zufall. Mikrofone und Toneinstellungen kannst du testen. Unter «Konto verwalten» > «Geräte» klicke auf die Schaltfläche «Testanruf führen». Dort kannst du eine Tonaufzeichnung starten und sie dir im Anschluss anhören.
Weiterführende Informationen über eine gute Tonqualität in Teams findest du hier.
[Weiterlesen: Mit besserer Tonqualität gegen die «Microsoft Teams Fatigue»]
Nachrichten verwalten (Weitere Optionen)
Nachrichten speichern
Oft werden die Unterhaltungen in den Kanälen unübersichtlich. Selbstverständlich kannst du über die Suche einzelne Nachrichten finden, wenn du dich noch an deren Inhalt erinnerst oder daran, wer sie geschickt hat. Einfacher ist es, sich wichtige Nachrichten zu speichern.
Bewege den Mauszeiger über die Nachricht, bis ein weiteres Drei-Punkte-Menü (Weitere Optionen) erscheint, und klicke darauf. Dort wählst du «Diese Nachricht speichern». Gespeicherte Nachrichten findest du unter deinem Benutzerprofil rechts oben unter «Gespeicherte Nachrichten».
Nachrichten als ungelesen markieren
Auf die gleiche Art kannst du bereits gelesene Nachrichten wie E-Mails als ungelesen markieren. Wähle dazu «Als ungelesen markieren» unter den weiteren Optionen.
Mit Outlook teilen
Ebenso kannst du Nachrichten an externe Mitarbeiter via Outlook weiterleiten. Auch diese Funktion findest du direkt im Kontextmenü einer Nachricht unter «Mit Outlook teilen».
Via E-Mail in einem Kanal posten
Umgekehrt kannst du auch an einen Kanal in Teams via E-Mail-Nachrichten versenden. Dazu benötigst du die E-Mail-Adresse eines Kanals. An diese gelangst du wiederum über das Kontextmenü (drei Punkte) neben einem Teams-Kanal, dann «E-Mail-Adresse abrufen».
Speichere diese Adresse, um über E-Mail Informationen und Beiträge an diesen Kanal zu senden.
Mit SharePoint öffnen
Wenn du von einem Kanal direkt zu den SharePoint-Dokumenten der SharePoint-Website wechseln möchtest, gibt es auch hier eine Abkürzung.
Auch hier findest du im Kontextmenü eines Kanals weitere Optionen und darunter auch «In SharePoint öffnen». Eine Umfassende Einführung in SharePoint, die wir für dich zusammengestellt haben, findest du hier.
[Weiterlesen: SharePoint ist weit mehr als nur Dateien teilen]
Chats anpinnen
Wichtige Chats, die du immer in Teams zur Verfügung haben möchtest, kannst du anpinnen.
Auch diese Funktionalität verbirgt sich im Kontextmenü hinter den drei Punkten. Wähle hier «Anheften», um den Chat oben zu fixieren. Wenn du mehrere Konversationen angepinnt hast, kannst du diese mittels Drag-and-drop anordnen.
Chats wieder einblenden
Chats lassen sich auch ausblenden. Allerdings wird ein Chat erst dann wieder eingeblendet, wenn die Unterhaltung wieder fortgesetzt wird. Ein Unterpunkt wie «Ausgeblendete Chats» existiert (noch) nicht. Wenn du einen Chat wieder einblenden musst, suche mit der Suchfunktion nach dem Namen des Teilnehmenden und blende ihn über das Kontextmenü wieder ein.
Teams und Kanäle verwalten (Weitere Optionen)
Kanäle anpinnen
Kanäle kannst du genauso wie Unterhaltungen anpinnen. Auch hier findest du die weiteren Optionen unter den drei Punkten neben einem Kanal. Mit «Anheften» fixierst du ihn an oberster Position. Hast du mehrere angepinnte Kanäle, kannst du die Reihenfolge über Drag-und-drop ändern.
Teams und Kanäle aus- oder einblenden
Wenn die Leiste mit Teams und Kanälen überquillt, kann es hilfreich sein, weniger wichtige Teams auszublenden.
Diese Funktion befindet sich im Kontextmenü eines Teams. Klicke auf «Ausblenden», um ganze Teams samt Kanälen auszublenden. Ausgeblendete Teams findest du zuunterst in «Ausgeblendete Teams».
Erweiterte Textbearbeitung
Um einer Nachricht von dir in einem Chat oder Kanal mehr Nachdruck zu verleihen, kannst du sie im Rich-Text-Format erstellen. In der Eingabezeile klicke auf «Formatieren» (das erste Symbol links), um den Rich-Text-Editor aufzurufen. Auch hier verbergen sich weitere Funktionen im Kontextmenü (Microsoft scheint es hier mit seiner Liebe zu den drei Punkten etwas übertrieben zu haben) und so lassen sich über den Editor sogar Tabellen einfügen und Nachrichten als «wichtig» kennzeichnen.
Ankündigungen erstellen
Einen Schritt weiter geht eine Ankündigung, die über das Format einer reinen Unterhaltung hinausgeht. In einem Kanal klickst du auf «Neue Unterhaltung» und im Anschluss auf «Formatieren» (das erste Symbol links).
Anschliessend klickst du im Pull-down-Menü «Neue Unterhaltung» auf «Ankündigung».
Jetzt hast du noch mehr Möglichkeiten zu Verfügung, um dir Gehör zu verschaffen. Ankündigungen können sogar auf mehreren Kanälen gepostet werden.
Apps hinzufügen
Wenn du eine Funktionalität in Teams vermisst, gibt es bestimmt eine App dafür.
Apps kannst du über die Schaltfläche «Apps» oder erneut über das Kontextmenü darüber zu Teams hinzufügen.
Nach @-Erwähnungen filtern
Verwende @-Erwähnungen (@name), um in Unterhaltungen Personen oder eine Gruppe anzusprechen. Du kannst selbst selbst nach den Erwähnungen, die an dich gerichtet wurden, suchen.
Dazu klicke auf «Aktivität» > «Filter» (die drei horizontalen Linien, neben dem Zahnradsymbol), bis du erneut das Kontextmenü siehst. Dort wählst du anschliessend den Punkt «@ Erwähnungen».
Tag erstellen
Erstelle Tags, um einzelne Personen oder, besser, eine ganze Gruppe anzusprechen. Tags sind im Kontextmenü für Teams verfügbar.
Klicke auf «Tags verwalten», um den Assistenten für Tags aufzurufen.
Zoom in Teams
Manchmal muss es neben Microsoft Teams auch Zoom sein. Wusstest du, dass du über die Zoom-App Teams zu deiner Zoom-Kommandozentrale machen kannst? Eine ausführliche Anleitung von uns, wie du das bewerkstelligst, findest du hier.
[Weiterlesen: So startest du Zoom aus Microsoft Teams]
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