Produktive Meetings sind nach wie vor ausschlaggebend für den Unternehmenserfolg. Doch wie lassen sich diese erreichen?
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Vermutlich hat wohl schon jeder über das ein oder andere Meeting gestöhnt und hätte stattdessen lieber nur seine Arbeit gemacht.
Andererseits kann ein sinnvoll durchgeführtes Meeting eine Wust von unnötig hin- und hergeschickten E-Mails vermeiden helfen. Die sind der Produktivität ebenso wenig zuträglich.
Die Faustregel
Kurz gesagt lässt sich der Erfolg eines Meetings an drei Punkten festmachen:
- mehr zuhören.
- weniger reden.
- Entscheidungen treffen.
Das klingt zwar einleuchtend, doch damit ein Arbeitstreffen diesen Zen-Status erreicht, müssen einige Rahmenbedingungen erfüllt sein.
Mehr Zuhören
Das ist ein entscheidender Punkt in einem Meeting. Wer nicht zuhört, degradiert das Treffen zu einer Ansprache. Sollen nur Fakten kommuniziert werden, genügt auch eine E-Mail. Denn ein Meeting dient dem Meinungsaustausch. Sinn davon ist es, von den Gesichtspunkten der anderen zu profitieren.
Fördere Diskussionen
Findet keine Diskussion statt, wäre das Meeting vermutlich gar nicht nötig gewesen.
Selbst beim hitzigsten Wortgefecht, halte dich bitte an folgende Regeln:
- Diskutiere sachlich – persönliche Querelen sind fehl am Platz.
- Auch Vorgesetzten darf widersprochen werden.
- Die Tragweite von Entscheidungen muss ersichtlich sein, damit kein ungewollter Opportunismus entsteht.
Damit die Diskussionsrunde jedoch nicht unnötig ausschweift, solltest du folgendes beachten:
Halte das Team klein
Je mehr Fragen du stellst, desto mehr Antworten wirst du erhalten. Eine zu grosse Runde, in der jeder seinen Senf dazugeben darf, gleicht einer Talkshow. So interessant deine Gegenüber auch sein mögen, nach der x-ten Wiederholung eines Themas wird es dröge.
Beschränke Meetings auf Teammitglieder, die …
- … Beiträge zu den Themen leisten können.
- … relevante Kenntnisse mitbringen.
- … durch Ihre Ideen bereits positiv aufgefallen sind.
Erstelle vorher eine Agenda
Arbeite einen klaren Fahrplan aus und halten dich daran. Schicke die Agenda an alle Teammitglieder oder händige diese vorher aus. Erlaube, dass alle Beteiligten sie zu Beginn des Meetings durchlesen können, um sich einzustimmen, oder lies sie kurz vor.
Kein «Sonstiges»
Streiche den Punkt « Sonstiges» aus der Agenda. Er ist ein Sammelbehälter für alles, was nicht unmittelbar für das Treffen notwendig ist.
Weniger reden
Nicht dass du gar nicht reden sollst. Versuche, weniger zu reden. Halte dich an deinen Fahrplan und frage dich:
«Muss das gesagt werden? Jetzt? Von mir?»
Kannst du alle drei Fragen bejahen, dann los. Andernfalls halte dich zurück.
Weniger reden – und mehr zuhören – kannst du auch, indem du Fragen stellst, dich prägnant äusserst und nicht das Mikromanagement für alles und jeden oder jede übernimmst.
Beziehe auch zurückhaltende Personen mit ein, indem du sie gezielt, aber höflich, nach ihrer Meinung fragst. So fühlt sich niemand ausgeschlossen, oft entstehen dadurch neue Impulse, und dafür hast du diese Leute letztlich eingeladen.
PowerPoint – nur wenn unbedingt notwendig
Auch wenn das Microsoft-Produkt lockt, verzichte darauf, wenn es nicht unbedingt notwendig ist. Willst du Fakten verbreiten, schicke lieber ein E-Mail.
Besser: Erstelle Memos, die du an die Teammitglieder weiterleitest und die diese bearbeiten dürfen.
[Weiterlesen: Besser präsentieren in Microsoft Teams]
Entscheidungen treffen
Zum Abschluss eines Meetings sollten Aufgaben und Verantwortlichkeiten zugewiesen werden. Aber hole auch Rückmeldungen ein, damit zukünftige Diskussionen noch besser ablaufen.
- Was soll in Zukunft am Ablauf geändert werden?
- Was war gut, was ist verbesserungsfähig?
- Priorisiere. Wo ist der grösste Handlungsbedarf?
Weniger ist mehr
Idealerweise ist ein Meeting nach 30 Minuten vorbei. Doch das Zeitbudget muss nicht bis auf die letzte Minute ausgereizt werden, wenn bereits alles besprochen ist.
Auch wird es dir niemand übelnehmen, wenn du ein Meeting abbrichst, wenn absolut nichts dabei herauskommen will. Vielleicht ist es besser, erst einmal darüber zu schlafen und sich ein andermal zu treffen. Ist das der Fall, bietet sich an, ein gemeinsames Dokument anzulegen, das alle Beteiligten bis zum nächsten Treffen gemeinsam bearbeiten können. Vielleicht kommen alle so auf einen gemeinsamen Nenner.
Fazit
Meetings sind trotz interner Kommunikation ein wichtiges Werkzeug. Degradiere sie nicht zur ungeliebten Pflichtveranstaltung. Damit sie zur Effektivität beitragen können, müssen nur wenige, einfache Richtlinien befolgt werden. Wenn du in Meetings mehr zuhörst, weniger redest und Entscheidungen triffst, bist du bereits ein gutes Stück weiter auf dem richtigen Weg.
Häufige Fragen zu effektiven Meetings
1. Wie kann ich sicherstellen, dass alle Teilnehmer aktiv am Meeting teilnehmen?
Sorge dafür, dass jeder Teilnehmer vorab die Agenda erhält und ermutige sie, sich auf die Themen vorzubereiten. Stelle gezielte Fragen an zurückhaltende Personen, um ihre Beiträge zu fördern.
2. Was tun, wenn ein Meeting nicht produktiv verläuft?
Wenn ein Meeting nicht den gewünschten Fortschritt bringt, sei bereit, es abzubrechen und einen neuen Termin anzusetzen. Nutze diese Zeit, um die bisherigen Punkte zu überdenken und ein gemeinsames Dokument für die weitere Bearbeitung anzulegen.
3. Wie kann ich Meetings effizienter gestalten, wenn ich in einem großen Team arbeite?
Halte die Meetings klein und konzentriert. Beschränke die Teilnehmer auf diejenigen, die einen direkten Beitrag leisten können, und stelle sicher, dass jeder Punkt auf der Agenda gezielt behandelt wird.
4. Wie kann ich Feedback aus Meetings effektiv nutzen?
Nutze die letzten Minuten des Meetings, um Rückmeldungen einzuholen. Frage nach Verbesserungsmöglichkeiten und stelle sicher, dass diese Rückmeldungen in zukünftigen Meetings berücksichtigt werden.
5. Was ist die beste Methode, um Entscheidungen während eines Meetings zu dokumentieren?
Erstelle während des Meetings klare Protokolle, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten festhalten. Schicke diese Protokolle zeitnah an alle Teilnehmer, um die Nachverfolgung der beschlossenen Massnahmen zu gewährleisten.
