Diese kleinen Änderungen beim Bedienen der Tabellenkalkulation haben eine grosse Wirkung auf unsere Produktivität.
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«Über Auswahl zentrieren» statt «Verbinden und zentrieren»
Eine gängige Praxis beim Aufbereiten von Tabellen. Die Funktion «Verbinden und zentrieren» (Start > «Verbinden und zentrieren») wird gerne benutzt, um Reports ansehnlich aussehen zu lassen. Leider erschwert diese Formatierung auch die weitere Bearbeitung der Tabelle.
Besser ist es, «Über Auswahl zentrieren» zu benutzen (Rechtsklick > «Zellen formatieren …» > «Ausrichtung» > «Über Auswahl zentrieren»). So bleibt die Tabellenstruktur unverändert.
Ein tabellarisches Layout
Auf den ersten Blick mag die obige Tabelle sinnvoll erscheinen, jedoch erschweren die Jahressummen weitere Bearbeitungen.
Um deine Tabelle in ein bearbeitungsfreundlicheres Layout zu bringen, musst du nicht alles nochmals neu eintippen. Es genügt, wenn du die Spalten mit den Jahreszahlen entpivotierst. Dazu markierst du deine Tabelle, gehst auf «Daten» > «Aus Tabelle/Bereich», um den Power-Query-Editor zu starten. Anschliessend wählst du die Spalten mit den Jahreszahlen und entpivotierst diese mit Rechtsklick > «Spalten entpivotieren». Nun kannst du die Beschriftung der neuen Spalte mit Doppelklick ändern und das Format mit einem Klick auf das «ABC»-Symbol einstellen (hier «Ganze Zahl»).
Jetzt kannst du den Editor mit «Schliessen & laden» bereits wieder beenden. Mehr über die Möglichkeiten von Power Query erfährst du hier:
[Weiterlesen: Duplikate mit Excel finden (und löschen)]
Das Datum nicht als Text anlegen
Ein Datum ist ein Datum ist ein Datum und kein Text. Daher wurden in Excel mehrere Automatismen eingebaut, um ein Datum bereits bei der Eingabe zu erkennen. Sind Zellen als Datum angelegt, lassen sich Zeitintervalle berechnen. Mit Text funktioniert das selbstverständlich nicht.
Dennoch kann es – z. B. beim Import – vorkommen, dass Datumsangaben als Text übernommen werden. Markiere zur Überprüfung die Zellen und checke mit «Ctrl + 1» das Format.
Power Query anstatt Verknüpfungen (externe Bezüge)
Zwar ist mittlerweile die Arbeit mit externen Links in Tabellen einfacher geworden, als es ursprünglich einmal war. Doch das Suchen und Korrigieren von externen Links in Arbeitsmappen ist noch immer ein zermürbender und zeitraubender Prozess. Oft ist es eleganter, die Daten mittels Power Query abzurufen («Daten» > «Daten abrufen» > «Aus Datei» > «Aus Arbeitsmappe»).
Daten als Tabelle formatieren, anstatt ganze Spalten einzufärben
Es mag verlockend sein, ganze Spalten zu markieren, um auf ihre Wichtigkeit hinzuweisen. Jedoch wird dadurch die Datei grösser, als sie es sein müsste – gerade bei umfangreichen Arbeitsblättern.
Wandle deine Daten in eine Tabelle um («Als Tabelle formatieren»), und wähle ein Format aus. Wenn du nun die Zellen einer Reihe markierst und einfärbst, wird jede neu hinzugefügte Zelle gleich mit eingefärbt.
«Bedingte Formatierung» statt «Füllfarbe», um Daten zu veranschaulichen
Excels grosse Stärke ist es, Zellen nach deren Inhalt farblich einzufärben. Das geht praktischerweise mit «Füllfarbe», cleverer ist es jedoch, «Bedingte Formatierung» zu verwenden.
Gerade bei Einsatzplänen, wo oft nur die Füllfarbe von Zellen verwendet wird, um die Anwesenheiten anzuzeigen, bietet sich die «Bedingte Formatierung» geradezu an, da sich Füllfarben nicht mit Formeln abfragen lassen.
Wenn du den Zellinhalt verbergen möchtest, um nur die Formatierung zu sehen, greife beim Zellinhalt auf ein benutzerdefiniertes Format zurück. Wähle deine Zellen aus, öffne mit Rechtsklick «Zellen formatieren» und wähle «Benutzerdefiniert».
Nun klicke einfach auf einen der Vorschläge, und gib stattdessen «;;;» in das Feld «Typ» ein. Nun sind die Werte in den Zellen unsichtbar und können dennoch in Formeln verwendet werden.
Mit Kontrasten arbeiten, statt es mit der Formatierung übertreiben
Es gibt Fälle, in denen einige Zellen wichtiger als andere sind. Statt es mit der Formatierung zu übertreiben, greife lieber auf ein fertiges Tabellenlayout («Als Tabelle formatieren») zurück, und arbeite mit starken Kontrasten.
Das Ergebnis ist dadurch wesentlich besser lesbar.
Pivot-Tabellen oder Power Query statt mehrerer Einträge in einer Zelle
Wenn du z. B. eine Reportansicht aus einer Anwesenheitsliste (s. vorletztes Beispiel) erstellen möchtest, kannst du selbstverständlich die jeweiligen Tage alle zusammen in eine Zelle eintragen. Eleganter ist es jedoch, wenn du eine Pivot-Tabelle aus der Anwesenheitsliste erstellst, oder mit dem Power-Query-Editor arbeitest. Das bedeutet zwar einen höheren Anfangsaufwand, ist aber im weiteren Verlauf viel einfacher.
Dateien im xlsx-Format abspeichern
Zum Abschluss: Hin und wieder wirst du noch immer auf ältere Dateien, die im xls-Format abgespeichert sind, stossen. Einige Apps von Drittanbietern verwenden es noch immer. Sichere diese Dateien einfach mit «Datei» > «Kopie speichern» im aktuellen xlsx-Format, um sämtliche Excel-Funktionen zu nutzen und Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.
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