«Dein Verstand ist dafür da, Ideen zu haben, nicht um daran festzuhalten», behauptet jedenfalls David Allen, Autor von «Getting Things Done».
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Alle Tätigkeiten sollten an einem zentralen Ort gesammelt werden, so Allen weiter. Dieser Ort dürfe nicht der eigene Kopf sein. Der solle frei für das Erledigen der Aufgaben sein. Der Vorteil eines einzigen Ablageortes bestehe darin, To-do-Listen in eine übergreifende Reihenfolge zu bringen.
Klingt nach der Paradedisziplin von OneNote? Das ist es auch. Mit diesen Tipps bringst du mit OneNote Ordnung ins Chaos und erledigst deine Aufgaben effizienter.
Hierarchien helfen bei der Strukturierung
Ein grosser Vorteil der Notizbuch-App, die aber noch viel mehr ist, als nur das, ist die Möglichkeit, durch Strukturierung Ordnung in Sammlungen von Notizen und Ideen zu bringen. OneNote bietet folgende Hierarchien, die dir beim Organisieren helfen.
Notizbücher
Notizbücher stehen an oberster Stelle der Hierarchie. Lege ein Notizbuch für ein Thema, eine Themensammlung oder einen speziellen Zweck an. Du kannst später die Inhalte auf mehrere Notizbücher aufteilen und wieder zusammenführen – ganz einfach mit Drag-and-drop. Um ein neues Notizbuch anzulegen, klicke einfach oben links auf den Namen des geöffneten Notizbuchs, um das Drop-down-Menü zu öffnen, und anschliessend «Notizbuch hinzufügen». Wenn du deine Notizbücher am linken Rand als Liste angepinnt hast, kannst du mit einem Rechtsklick auf die Liste diese Funktion aufrufen.
Abschnitte
Stelle dir «Abschnitte» wie Registerkarten vor. Sie geben grob die Struktur deines Notizbuchs vor. Hier legst du deine einzelnen Seiten mit Ideen und Notizen ab.
Mit einem Klick auf das Pluszeichen rechts oben legst du einen neuen Abschnitt an.
Du kannst auch mehrere Abschnitte zu einer Gruppe zusammenfassen. Dazu klickst du entweder mit der rechten Maustaste auf die Abschnitte, oder ebenfalls mit Rechtsklick auf die Liste deiner Notizbücher am linken Rand, wenn du diese angepinnt hast.
Mit einem Rechtsklick auf die Register, bzw. Abschnitte, kannst du diese auch neu organisieren.
Seiten
Hier legst du deine Notizen ab. Neue Seiten erstellst du einfach mit einem Klick auf eines der Pluszeichen.
Deine Seiten kannst du mittels Drag-and-drop sortieren, oder mit einem Klick auf die Sortierfunktion alphabetisch oder nach Erstellungsdatum aufsteigend oder absteigend sortieren.
Unterseiten
Mit einem Rechtsklick auf den Namen einer Seite rechts in der Seitenleiste kannst du sie in eine Unterseite umwandeln. Wenn du noch mehr Feingliederung benötigst, kannst du weitere Unterseiten einer Unterseite hinzufügen. Der Vorteil besteht darin, dass du Unterseiten ein- und ausblenden kannst, um die Ansicht deiner Seitenleiste übersichtlich und strukturiert zu halten.
Mit einer Hierarchie bestehend aus Notizbuch, Abschnittsgruppe, Abschnitte, Seiten, Unterseite und Unterseite einer Unterseite sollte genügend Struktur selbst für umfangreiche Notizen in OneNote bereitstehen. Lass dich nicht verwirren, beginne einfach mit einer Struktur, die für dich Sinn ergibt. OneNote ist so flexibel, dass du die Organisation deiner Notizen jederzeit deinen Bedürfnissen anpassen kannst, wann immer sie sich ändern.
Verwende Kategorien
Kategorien – in der englischen Version von OneNote «Tags» – sind dazu geeignet, Notizen über mehrere Seiten, Abschnitte oder sogar Notizbücher hinweg zu organisieren. Dazu markiere eine Notiz, und wähle im Anschluss eine Kategorie aus.
Mit «Kategorien anpassen…» im Drop-down-Menü kannst du die Kategorien neu anordnen, entfernen oder eigene hinzufügen.
Wenn du anschliessend Notizen, die zu einer Kategorie gehören, suchen möchtest, klicke auf die Schaltfläche «Kategorien suchen» (Abbildung 7) und du bekommst eine Zusammenfassung all deiner Kategorien angezeigt. Dabei kannst du alle Notizbücher eines Microsoft-Kontos durchsuchen. Notizbücher mehrerer Konten kannst du anzeigen und bearbeiten, jedoch (noch) nicht nach gemeinsamen Kategorien durchsuchen.
Mit der Schaltfläche «Zusammenfassungsseite erstellen» fügst du an deiner aktuellen Stelle im Notizbuch alle Ergebnisse deiner Suche in einer Notiz auf einer neuen Seite ein.
Verwende Kurznotizen
Wenn du OneNote auf deinem Smartphone benutzt, kannst du Kurznotizen als eine Art Loseblattsammlung verwenden.
Auf deinem PC ist das eine eigenständige App («Kurznotizen»).
Du kannst sie über [Windows-Taste] > Suche > «Kurznotizen» finden.
Wenn du OneNote mit mehreren Microsoft-Konten (z. B. privat und geschäftlich) benutzt, musst du dich hier gegebenenfalls mit einem anderen Konto anmelden (Klick auf das Zahnradsymbol der App), wenn deine Notizen nicht in der Windows-App angezeigt werden.
Wenn du deine Kurznotizen im Webbrowser anzeigen und bearbeiten möchtest, findest du sie unter www.onenote.com/stickynotes.
Text aus Bildern extrahieren
Mit dieser Funktion kannst du Textstellen aus Bildern kopieren, ohne sie von Hand abschreiben zu müssen.
Dazu klickst du mit der rechten Maustaste auf ein Bild, das du in OneNote eingefügt hast, und wählst «Text aus Bild kopieren».
Was vielleicht noch cleverer ist, ist es, mit der Texterkennungsfunktion nach Text in Bildern zu suchen. Wenn du viele Bildschirmfotos in OneNote sammelst, wirst du diese Funktion zu schätzen wissen, denn die Suchfunktion liefert nicht nur Ergebnisse in Form von Notizen, sondern auch von Bildern.
Fokus mit «Plastischer Reader»
Die Funktion «Plastischer Reader» ist eine hilfreiche Möglichkeit, sich Texte ohne visuelle Unordnung anzeigen zu lassen, was das Korrekturlesen vereinfachen kann (unter «Ansicht» > «Plastischer Reader»).
Neben der Möglichkeit, sich Texte vorlesen zu lassen, kann diese Funktion auch dazu verwendet werden, um mit Kindern das Lesen zu üben. Besonders die Grammatikoptionen, die die unterschiedlichen Wortarten eines Textes anzeigen, sind hier erwähnenswert.
Noch mehr Funktionen
Dies ist nur eine Auswahl an besonders hilfreichen Funktionen, die dir mit OneNote zu Verfügung stehen, um Ideen festzuhalten. Weitere Funktionen von OneNote lernst du in Teil zwei «OneNote – fünf weitere Tipps zu mehr Produktivität».
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