Du benutzt den Kalender von Microsoft Outlook? Dann wirst du diese Tricks lieben!
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Natürliche Sprache bei Termineingaben
«Heute in sieben Wochen.» Dieser Termin ist schneller gefasst als in Outlook eingegeben. Doch statt in der Minikalender-Ansicht Wochen oder Tage zu zählen und sich dabei zu vertun, kannst du im Datumsfeld auch natürliche Sprache verwenden. Wenn du dabei Eingaben wie «Mittwoch in drei Wochen» (s. Abbildung 1) verwendest, nimmt Outlook das bereits vorhandene Datum als Start für die Terminvorgabe. Das ist besonders dann praktisch, wenn du eine Reihe von unregelmässigen Terminen eingeben möchtest.
Der Datumsnavigator
Du bist nicht nur an die Tages- oder Wochenansicht gebunden. Du kannst dir ebenso einen ganzen Monat anzeigen, oder mit «Planungsansicht» mehrere Kalender in einem horizontalen Layout darstellen lassen, um sie miteinander zu vergleichen.
Doch ebenso kannst du über den Minikalender mehrere Wochen mit gedrückter Shift-Taste oder mit gedrückter Ctrl-Taste unterschiedliche Tage auswählen, um Termine zu vergleichen.
Letzteres ist besonders hilfreich, wenn du abklären möchtest, ob du z. B. am Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag Zeit für einen Termin hast. Klicke dazu einfach mit gedrückter Ctrl-Taste auf die jeweiligen Tage und überprüfe, ob du noch einen weiteren Termin vergeben kannst.
Mit Besprechungsanfrage antworten
Es gibt E-Mails, auf die du lieber mit einem Teams-Call antwortest, statt mit einer Mail.
Markiere die betreffende E-Mail, und klicke im Startmenü des Posteingangs auf die Schaltfläche «Mit Besprechungsanfrage antworten» (s. Abbildung 4), auf «Andere Aktionen» (die drei Punkte neben dem Titel der E-Mail) oder benutze die Tastenkombination «Ctrl+Alt+R». Outlook erstellt für dich sodann eine Besprechungseinladung mit dem Absender und den Empfängerinnen und Empfänger der E-Mail. Weitere Empfänger im Cc werden unter «Optional» aufgelistet. Automatisch wird die Betreffzeile der E-Mail als Titel der Besprechung übernommen, und der Inhalt der Nachricht wird ebenfalls mitgeschickt.
Einen Termin aus einer E-Mail erstellen
Ähnlich funktioniert folgender Trick. Du bekommst eine E-Mail mit z. B. einer Anfrage, und du möchtest zur Recherche des Themas und zur Beantwortung der Frage einen Termin reservieren.
Dazu ziehst du die E-Mail einfach auf das Kalendersymbol in der Fussleiste von Outlook. Daraufhin wird das Fenster zum Erstellen eines neuen Termins geöffnet, in dem alle relevanten Daten bereits enthalten sind. Genauso kannst du auch die Kontaktdaten des Absenders einer E-Mail anlegen oder aktualisieren (Drag-and-drop auf das Personensymbol), oder eine Aufgabe erstellen (Drag-and-drop auf das Aufgabensymbol).
Einen Termin neu erstellen / duplizieren
Du hast einen Termin erstellt und möchtest genau dieses Meeting ein weiteres Mal abhalten.
Anstatt den Termin erneut anzulegen, kopiere ihn entweder mit «Ctrl-C» und füge ihn mit «Ctrl-V» erneut ein, oder ziehe den bereits erstellten Termin mit gedrückter Ctrl-Taste an einen neuen Platz. Nun musst du ihn nur noch öffnen und die Einladung an alle Teilnehmenden versenden.
Zeitskala ändern
Die Voreinstellungen für die Zeitinkremente betragen im Outlook-Kalender 30 Minuten. Wenn du jedoch eine genauere oder gröbere Abstufung der Zeitintervalle wünscht, klicke einfach mit der rechten Maustaste in die Zeitleiste des Kalenders. Dort kannst du Zeitschritte von fünf bis 60 Minuten einstellen.
Mehrere Zeitzonen anzeigen
Ähnlich ist auch die Vorgehensweise, wenn du deine Zeitzone ändern oder mehrere davon nebeneinander anzeigen möchtest, um dir mühsame Umrechnungsarbeit bei der Terminplanung zu ersparen. Klicke mit der rechten Maustaste in die Zeitleiste des Kalenders. Dort kannst du mit «Zeitzone ändern…» nicht nur die Zeitzone wechseln, sondern zwei weitere zusätzlich in deinem Kalender anzeigen lassen, was gerade bei internationalen Meetings die Arbeit ungemein erleichtert.
Mehrere Kalender gleichzeitig anzeigen
Unten links in der Kalenderleiste findest du weitere Kalender, die du angelegt hast oder die für dich freigegeben wurden.
Über die Checkboxen kannst du diese parallel zu deinem persönlichen Kalender anzeigen lassen.
Wenn du auf den Linkspfeil im Kalendertitel klickst, kannst du die aktiven Kalender sogar überlagert anzeigen und so etwaige Terminkollisionen leichter entdecken.
Wenn du die Überlagerung wieder rückgängig machen möchtest, klicke einfach auf den Rechtspfeil. Den jeweils aktiven Kalender für die Terminplanung wählst du aus, indem du auf den Kalendertitel klickst, unabhängig von der gewählten Ansicht.
Weitere Kalender hinzufügen kannst du über die Schaltfläche «Kalender öffnen» im Hauptmenü oder mit einem Rechtsklick in die Liste der bereits verfügbaren Kalender.
Kalender und Posteingang gleichzeitig anzeigen
Du kannst deinen Posteingang und deine Termine auch gleichzeitig geöffnet haben.
Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf das Kalendersymbol unten links und wähle «In neuem Fenster öffnen».
Mit Farben kennzeichnen
Wenn du die Standardfarbe für deinen Kalender und Ereignisse ändern möchtest, klicke mit der rechten Maustaste in ein leeres Terminfeld und weise über «Farbe» deinem Kalender ein neues Farbschema zu.
Um ein einzelnes Ereignis farblich hervorzuheben, wähle mit einem Rechtsklick auf den Eintrag mit «Kategorisieren» eine neue Farbe aus. Über «Alle Kategorien…» kannst du selbst neue Kategorien erstellen, bestehende umbenennen und Tastaturkürzel für die Kategorisierung vergeben.
Arbeitstage und Blockzeiten einstellen
Um deinen Kalender deinem Arbeitspensum und deinen Arbeitszeiten anzupassen, klicke mit der rechten Maustaste in ein leeres Terminfeld und stelle über «Kalenderoptionen > Arbeitszeit» deine Arbeitstage und -zeiten korrekt ein. Gerade bei geteilten Kalendern kannst du so vermeiden, dass du Terminanfragen für Zeiten ausserhalb deiner Anwesenheit erhältst.
Den Funktionsumfang mit Add-ins erweitern
Du vermisst eine Funktion? Wenn du dich im E-Mail-Eingang befindest, klicke oben rechts auf die Schaltfläche «Add-Ins», um Outlook weitere Funktionen hinzuzufügen (z. B. das Zoom-Plug-in oder «Find Time»).
Zeitpuffer einbauen
Das eine Meeting endet und das nächste beginnt, ohne Zeitpuffer dazwischen? Das lässt sich ändern.
In den Kalenderoptionen (Rechtsklick auf ein leeres Terminfeld) kannst du mit «Verkürzen von Terminen und Besprechungen» mit den Optionen «Früh beenden» oder «Spät starten» Regeln erstellen, die deine Termine automatisch um die eingestellte Zeit verkürzen und dir und weiteren Teilnehmenden eine Verschnaufpause spendieren.
Dark Mode
Ebenso in den Kalenderoptionen, jedoch unter «Allgemein», befindet sich die Option für den Dark Mode. Wähle als «Office-Design» die Einstellung «Schwarz», um alle Office-Anwendungen in den Dunkelmodus zu versetzen.
Wenn dir diese Einstellung langfristig zu finster erscheint, «Dunkelgrau» ist ein guter Kompromiss.
Flexible Standardlösung
Outlook ist Microsofts Standardlösung für E-Mail, Termin- und Aufgabenverwaltung in Büroumgebungen. Dabei bietet Outlook gleichzeitig genügend Möglichkeiten, um es an die eigenen Arbeitsgewohnheiten anzupassen.
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