Betreffzeile oder Anhang vergessen, an die falschen Adressen oder vom falschen Account geschickt – Fehler bei der Kommunikation über E-Mails passieren. So bleiben Sie professionell.
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Der Start, ein kurzer Check mit grosser Wirkung
Überprüfen Sie die Rahmenbedingungen: Ist die Adresse der Empfängerin, des Empfängers korrekt? Wer muss in die Cc- oder in die Bcc-Zeile der E-Mail? Schauen Sie lieber noch einmal genau hin. Sind die Adressen alle in Ordnung? Nicht, dass Sie vielleicht «Herrn Marti Eins» mit «Herrn Marti Zwei» verwechseln. Das ärgert Herrn Marti Zwei und Herr Marti Eins kann Ihnen nicht antworten.
Wenn Sie mehrere Accounts in Ihrem E-Mail-Client verwalten, achten Sie auch auf Ihre Absenderadresse. Ihre Empfängerin ist bestimmt verwirrt, wenn Sie als «schnucki72@gmx.ch» schreiben, und vermutet dann möglicherweise Spam.
Antworten Sie auf eine Rundmail oder eine E-Mail, die an mehrere Personen gerichtet ist, überlegen Sie, ob Ihr Beitrag wirklich für alle relevant ist. Oft ist es in so einem Fall besser, nur dem Verfasser oder der Verfasserin der E-Mail und gegebenenfalls den direkt beteiligten Personen zu antworten, statt nach dem Giesskannenprinzip alle mit einer Nachricht zu versehen. Das reduziert übrigens auch den Energieverbrauch und den CO2-Ausstoss Ihres Schreibens2.
Haben Sie alle Anhänge beigefügt, wenn Sie Dokumente mit Ihrer Nachricht verschicken möchten? Durch diesen Schritt ersparen Sie sich eine unnötige Folgemail («So, hier nun die versprochenen Anhänge …»).
Ist Ihre Signatur korrekt und vollständig? Dadurch erkennt Ihr Empfänger, von wem die E-Mail stammt, und Sie bekommen so schneller eine Antwort.
Im Eifer des Gefechts kann schnell mal ein Missgeschick passieren. Das muss nicht tragisch sein, wenn davon ausgegangen werden kann, dass alle Beteiligten mindestens genauso beschäftigt sind wie Sie. Doch eine Überprüfung der Rahmenbedingungen Ihrer E-Mail erspart Ihnen unnötige Arbeit.
Auf die Anrede kommt es an
«Sehr geehrte/r» ist in der Arbeitsmail nicht mehr zeitgemäss. Zwar können Sie mit dieser Anrede nicht viel falsch machen, angestaubt ist sie jedoch allemal. Hatten Sie schon häufiger Kontakt mit der Empfängerin oder dem Empfänger, können Sie gerne auch einmal «Liebe/r» verwenden. Unverfänglich und weniger steif ist auch «Guten Tag, Frau …» bzw. «Guten Tag, Herr …». Und auch ein «Hallo» ist in kollegialerem Umfeld nicht verkehrt.
Bei der Wahl der Anrede gilt es, den Empfänger zu beachten und den Grad der Formalität anzupassen. Dabei macht es selbstverständlich einen Unterschied, ob Sie sich an jemanden in einer Behörde oder in einem Start-up richten.
Noch viel wichtiger als die Wahl der Anrede ist die persönliche Ansprache. Auf «Sehr geehrte Damen und Herren» sollten Sie am besten ganz verzichten.
Machen Sie sich lieber die Mühe und recherchieren Sie Ihren Ansprechpartner über Social Media, LinkedIn oder Xing, bevor Sie auf das unpersönliche «Sehr geehrte Damen und Herren» zurückgreifen müssen.
Einen Sonderfall gilt es noch zu beachten, wenn Sie Ihre E-Mail nach Deutschland schicken. Dort wird die Anrede mit einem Komma beendet und danach klein weitergeschrieben. In der Schweiz verhält es sich anders. Nach der Anrede wird kein Komma gesetzt und danach geht es gross weiter.
Der Inhalt – vermeiden Sie Ausrufezeichen!
Formulieren Sie Ihre E-Mail sachlich und konkret, ohne unnötige Umschweife und Floskeln. Bleiben Sie jedoch immer höflich und professionell. Wenn Sie einem Kollegen oder einer Kollegin mailen oder Sie die angesprochenen Personen bereits besser kennen, darf der Ton schon einmal kollegialer sein.
Emojis sollten Sie, wenn Sie sie verwenden möchten, nur sparsam einsetzen. Der Duden empfiehlt, Emojis bei vollständigen Sätzen nach dem Satzzeichen zu platzieren. 😉
Worauf Sie besser ganz verzichten sollten, sind Ausrufezeichen. Diese werden schnell fehlinterpretiert.
Fügen Sie der Aussage «ich werde mich darum kümmern» ein Ausrufezeichen hinzu, wirkt die freundlich gemeinte Information schnell vorwurfsvoll oder trotzig.
«Ich werde mich darum kümmern!»
Gar mehrere Ausrufezeichen hintereinander sind nicht nur falsch, sondern im professionellen Schriftverkehr komplett fehl am Platz («Das haben wir doch so besprochen!!!»).
Wenn Sie sich beim Erstellen beruflicher E-Mails noch schwertun, fragen Sie am besten jemanden, der oder die sich bereits länger im Unternehmen befindet, um Rat. Und vielleicht gibt es in Ihrem Unternehmen sogar Richtlinien zum Verfassen der elektronischen Korrespondenz.
Zu guter Letzt überprüfen Sie Ihren Text noch auf Rechtschreibfehler, und holen Sie bei besonders wichtigen E-Mails noch jemanden zum Gegenlesen dazu – vier Augen sehen bekanntlich mehr als nur zwei.
Das richtige Ende finden – vermeiden Sie Floskeln
«Mit freundlichen Grüssen» – dieses Ende ist zwar etwas langweilig, wird jedoch anstandslos als Schlussformel akzeptiert, können Sie Ihr Schreiben beenden. Kennen Sie die Empfängerin schon besser, können Sie auch «Herzliche Grüsse» verwenden. Abkürzungen wie «MfG» sind nicht lässig, sondern wirken respektlos.
«Schöne Grüsse aus …» verleiht dem Ende Ihres Schreibens eine persönliche Note. Auch «Schönen Tag», «Schönes Wochenende» oder «Schönen Feierabend» sind höfliche Schlussformeln und wirken dabei gleichzeitig professionell.
Weniger gut: «Beste Grüsse». Es gibt keine guten, besseren oder beste Grüsse. Und selbst wenn es sie gäbe, würden Sie Ihre E-Mails auch mit «Gute Grüsse» oder «Bessere Grüsse» beenden, je nachdem, an wen sie gerichtet sind?
Verzichten Sie zusätzlich auf unnötige Floskeln wie Dankbarkeitsklauseln. Wenn Sie sich für etwas bedanken möchten, wird das vom Empfänger geschätzt. Anstatt das mit einer Floskel abzutun, schreiben Sie besser, wofür Sie sich bedanken möchten.
Entscheidend sind die Empfängerinnen und Empfänger
Nachdem Sie alle Einstellungen in Ihrer E-Mail-App überprüft haben – Absenderadresse, Empfänger, Anhänge, Signatur etc. –, überlegen Sie sich, wem Sie schreiben. Ist es ein Erstkontakt, oder kennen Sie sich bereits näher? Passen Sie Ihre Bestandteile der E-Mail und den Ton entsprechend an. Und wenn Sie sich im Unklaren darüber sind, wenden Sie sich an jemanden, der oder die schon länger E-Mails im Umfeld Ihres Unternehmens schreibt. Mit diesen Ratschlägen sind Sie auf der sicheren Seite.
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