Die Aufgabe ist so alt wie das Bestehen von Adressdatenbanken. Du exportierst eine Excel-Liste und musst deinen Adressen der Anrede entsprechend eine Grussformel hinzufügen. Spätestens jetzt zeigt sich, wie gut deine Adressdatenbank aufgebaut ist und wie sie gepflegt wird.
Durchschnittliche Lesezeit: ca. 8–10 Minuten
Tipp: Wenn du zum Ausprobieren mit Beispieladressen üben möchtest, kannst du diese mit dem Fake Name Generator oder Real Name Creator erstellen. Auch künstliche Intelligenz ist dir gerne bei der Erstellung von Demodaten im CSV-Format behilflich.
Wenn du keine Anrede hinterlegt hast
Das kommt häufiger vor, als du denkst. Doch, sofern du etwas Zeit mitbringst und wenige Datensätze bearbeiten musst, stellt das keine grosse Herausforderung dar.
Markiere die oberste Zeile und schalte «Filtern» ein («Daten» > «Filtern»), sofern du das noch nicht getan hast. Klicke dann auf den Pfeil neben «Vorname», und markiere alle Namen, die entweder eindeutig weiblich oder männlich sind. Dabei siehst du gleich, ob Namensdreher in deiner Adressliste vorhanden sind.
Du erkennst hier sicherlich das Potenzial für Fehler. Einige Vornamen (z. B. Andrea, Simone, Marion etc.) sind nicht eindeutig. Das gilt auch für die meisten Namen, die nur aus drei Buchstaben (z. B. Uli für Ulrike oder Ulrich) oder weniger bestehen. Im obigen Beispiel kann «Hauke» sowohl für einen weiblichen oder männlichen Vornamen stehen. Diese Felder bleiben besser leer. Versuchen jedoch, so wenig Felder wie möglich leer zu lassen. Eine personalisierte Ansprache verspricht in jedem Fall bei einem Mailing mehr Aussicht auf Erfolg als eine unpersönliche. Habst du deine Auswahl getroffen, bestätige mit «OK».
Nun legst du ein weiteres Feld mit der Anrede an und fügst die entsprechende Anrede (in unserem Fall «Frau») ein. Anschliessend deaktiviere den Filter, wählen die verbleibenden eindeutigen Vornamen aus und hinterlege eine Anrede für diese («Herr»). Übrig bleiben nur Adressen ohne Ansprechpartner oder Ansprechpartnerin sowie diejenigen mit uneindeutigen Vornamen.
Grussformel mit Filterfunktion hinterlegen
Auch diese Methode bietet sich an, wenn du nur über wenige Datensätze verfügst und wenn du dir ein Bild über die generelle Qualität der Daten verschaffen möchtest.
Erweitere nun die Filterfunktion – falls nicht bereits getan – um das Feld «Anrede», und filtere im ersten Schritt z. B. alle Daten mit der Anrede «Frau» heraus.
Jetzt erweiterst du deine Tabelle um die Spalte «Grussformel» und fügst folgende Formel in das neue Feld ein:
=“Sehr geehrte Frau „&B2&“,“
(Wenn du kein abschliessendes Komma benötigst, kannst du &“,“ weglassen)
Passe dabei den Feldnamen (hier B2) so an, dass er auf das Feld mit dem Nachnamen in deiner Tabelle verweist, und achte auch auf das Leerzeichen hinter «Sehr geehrte Frau ».
Nun bestätige mit «Return» und kopiere deine Formel auf alle verbleibenden Felder. Auf die gleiche Weise nimmst du dir nun die Felder mit der Anrede «Herr» vor. Zum Schluss verbleiben noch die Datensätze ohne Anrede. Hier genügt es, wenn du in die restlichen Felder «Sehr geehrte Damen und Herren,» kopierst.
Achtung: Sobald du Formeln in Zellen verwendest, ist es oft eine gute Idee, bevor du deine Datensätze weiterverarbeitest (z. B. Newsletter) den Spalteninhalt zu kopieren und ihn im Anschluss als Werte wieder einzufügen.
Wenn du Titel in der Anrede hast
Langsam wir es knifflig. Das Grussformel-Problem ist nicht trivial! Nun kann es vorkommen, dass dein Anredefeld Datensätze wie «Frau Prof.» oder «Herr Dr. Dr.» oder ähnliche enthält. Auch das lässt sich mit einer einfachen Filterfunktion lösen. Nur die Formel wird etwas komplizierter.
Es ist Zeit, die Suchfunktion des Filters zu benutzen. Wenn du im Suchfeld «Frau» eingibst, werden dir sämtliche Einträge mit der Anrede «Frau» inklusive aller Titel angezeigt.
Im Anschluss gib in das Feld «Grussformel» folgende Formel ein:
=“Sehr geehrte „&C2&“ „&B2&“,“
Achte hier darauf, dass in der Formel die Felder für Nachnamen und Anrede korrekt ausgewählt sind.
Grussformel mit der WENN-Bedingung
Musst du häufig Listen nach ähnlichen Kriterien formatieren, ist es sinnvoll, eine Formel zu schreiben und diese gegebenenfalls nur noch der jeweiligen Situation anzupassen.
Hier musst du eine WENN-Bedingung schachteln. Für obiges Beispiel lautet Sie wie folgt:
=WENN(A2=“Frau“;“Sehr geehrte Frau „&B2&“,“;WENN(A2=“Herr“;“Sehr geehrter Herr „&B2&“,“;“Sehr geehrte Damen und Herren,“))
Diese Formel macht Folgendes: Sie prüft zuerst, ob die erste WENN-Bedingung wahr ist. In diesem Fall erzeugt sie die Grussformel «Sehr geehrte Frau …,». Ist die Bedingung falsch, wird die zweite, verschachtelte Bedingung geprüft. Diese gibt dann entweder «Sehr geehrter Herr …,» aus, wenn sie wahr ist, oder «Sehr geehrte Damen und Herren,», wenn sie falsch ist.
Grussformel mit der WENN-Bedingung und Titeln in der Anrede
Hast du Titel in der Anrede, kannst du natürlich für jeden Fall, der bei dir auftritt, eine weitere Verschachtelung anlegen. Besonders sinnvoll ist das allerdings nicht. Einfacher geht es wie folgt:
=WENN(LINKS(A2;4)=“Frau“;“Sehr geehrte „&A2&“ „&B2&“,“;WENN(LINKS(A2;4)=“Herr“;“Sehr geehrter „&A2&“ „&B2&“,“;“Sehr geehrte Damen und Herren,“))
Das ist dieselbe verschachtelte WENN-Bedingung von eben, nur, dass sie mit «LINKS(A2;4)=“Frau“» anhand der ersten vier Zeichen von links aus gesehen prüft, ob in deiner Grussformel eine weibliche oder männliche Form der Anrede benötigt wird. Für alle anderen Fälle wird «Sehr geehrte Damen und Herren,» ausgegeben.
Besonders elegant funktioniert diese Verknüpfung zweier WENN-Bedingungen:
=“Sehr geehrte“&WENN(LINKS(A2)=“H“;“r“;““)&“ „&WENN(A2=““;“Damen und Herren, „;A2&“ „&B2&“,“)
Hier wird zuerst einmal pauschal «Sehr geehrte» ausgegeben. «LINKS(A2)=“H“» prüft im nächsten Schritt, ob es sich um eine Anrede, die mit «H» beginnt, handelt. Wenn ja, wird der Grussformel ein «r» hinzugefügt. In allen anderen Fällen passiert nichts.
Nun wird ein Leerzeichen der Grussformel mit «&“ „» hinzugefügt.
Die zweite WENN-Bedingung prüft, ob die Anrede leer ist. In diesem Fall wird der Grussformel einfach ein «Damen und Herren,» hinzugefügt. Ist sie nicht leer, werden einfach die Anrede und der Nachname aus den Zellen genommen und zum Abschluss noch ein Komma angefügt.
Einen kleinen Haken hat diese Formel jedoch. Wenn dein Anredefeld nicht leer ist, wird bei allen Grussformeln, die nicht mit «H» beginnen, die weibliche Form verwendet. Hast du noch andere Einträge in deiner Anrede, kannst du weitere Fälle mit der nächsten Formel abfangen.
Komfortabler und für weit mehr Fälle geeignet: die WENNS-Bedingung
=WENNS(LINKS(A2;4)=“Frau“;“Sehr geehrte „&A2&“ „&B2&“,“;LINKS(A2;4)=“Herr“;“Sehr geehrter „&A2&“ „&B2&“,“;WAHR;“Sehr geehrte Damen und Herren,“)
So lassen sich bis zu 127 verschiedene Bedingungen abfangen. In unserem Fall wird wieder mit «LINKS(A2;4)=“Frau“» respektive «LINKS(A2;4)=“Herr“» geprüft, welche Form der Grussformel verwendet werden soll. «WAHR» schliesst die definierten Bedingungen ab. Alle weiteren Fälle bekommen «Sehr geehrte Damen und Herren,» als Grussformel. So kannst du Sie problemlos z. B. mit «LINKS(A2;7)=“Signora“;“Gentile „&A2&“ „&B2&“,“;» die Grussformel «Gentile Signora …;» anhängen, respektive mit «LINKS(A2;6)=“Signor“;““&A2&“ „&B2&“,“;» die Grussformel «Signor …;» hinzufügen.
Achte hierbei genau darauf, wie viele Zeichen du mit «LINKS» prüfen musst. «LINKS(A2;6)» kontrolliert, ob sechs, «LINKS(A2;7)», ob sieben Zeichen übereinstimmen. «LINKS(A2)» hingegen prüft nur ein Zeichen im Feld «A2».
Damit bei der italienischen Grussformel die Überprüfung der Zeichen im Anredefeld korrekt funktioniert, musst du bei deinen WENNS-Bedingungen die «Signora» höflicherweise vor den «Signor» stellen, sofern du in deinem Anredefeld nicht Signore verwendest. Wenn du diese Anweisung nicht befolgst, bekommen alle Adressaten «Signor …» als Grussformel, da die Abfrage «LINKS(A2;6)=“Signor“» immer «WAHR» ist und danach «LINKS(A2;7)=“Signora“» gar nicht mehr beachtet wird.
Als ob Grussformeln nicht schon vertrackt genug wären.
Grussformeln mit den Titeln in Extrafeldern
Willst du das wirklich? Doch Spass beiseite, mit dem Rüstzeug, das wir jetzt haben, sollte das nicht mehr allzu schwierig sein.
=“Sehr geehrte“&WENN(A2=“Herr“;“r“;““)&“ „&WENN(A2=““;“Damen und Herren, „;A2&“ „&WENN(B2<>““;B2&“ „;““)&C2&“,“)
Es genügt, der eleganten Formel von weiter oben eine verschachtelte Bedingung hinzuzufügen.
Mit «&WENN(B2<>““;B2&“ „;““)» prüfst du, ob das Feld «B2» nicht leer ist «<>““», also einen Titel enthält. Wenn das so ist, wird der Titel eingefügt. Ist das Feld leer, passiert nichts «““».
Auch eine WENNS-Bedingung kannst du entsprechend anpassen. Das sieht dann folgendermassen aus:
=WENNS(A2=“Frau“;“Sehr geehrte „&A2&“ „&WENN(B2<>““;B2&“ „;““)&C2&“,“;A2=“Herr“;“Sehr geehrter „&A2&“ „&WENN(B2<>““;B2&“ „;““)&C2&“,“;WAHR;“Sehr geehrte Damen und Herren,“)
Hier musst du für jede Bedingung eine weitere geschachtelte Bedingung erstellen.
Wenn du nun deine Grussformel erfolgreich erstellt hast und Werte anstatt Formeln in deiner Spalte benötigst, genügt es, den Spalteninhalt zu kopieren und ihn im Anschluss als Werte einzufügen.
Elegantere Lösung über ein Hilfsfeld
Sofern du in deiner Adressliste über viele verschiedene Anreden und Titel in Extrafeldern verfügst, bietet es sich an, die Anrede inklusive Titel in einem separaten Feld zu erstellen. Dadurch vermeidest du, deine Formel mit weiteren Bedingungen und zusätzlichen Abfragen nach möglichen Fällen unnötig zu verkomplizieren. Dies macht die Formel zudem weniger fehleranfällig. Es klingt komplizierter, als es ist.
Für diesen Fall legst du einfach eine weitere Spalte an, die wir in unserem Beispiel «Anrede und Titel» nennen wollen.
In dieses Feld fügen wir nun folgende Formel ein:
=WENN(B2<>““;A2&“ „&B2;A2)
Achte bitte auch darauf, dass deine jeweiligen Inhalte sich in den richtigen Spalten befinden, damit die Formel funktioniert.
Nun gibst du in die Zelle für deine Grussformel Folgendes ein:
=WENNS(A2=“Frau“;“Sehr geehrte „&C2&“ „&D2&“,“;A2=“Herr“;“Sehr geehrter „&C2&“ „&D2&“,“;A2=“Signora“;“Gentile „&C2&“ „&D2&“,“;A2=“Signor“;““&C2&“ „&D2&“,“;WAHR;“Sehr geehrte Damen und Herren,“)
Hier kannst du dir sogar die Abfrage mit «LINKS()» sparen, da du das Anredefeld, das keine Titel enthält, direkt abfragen kannst.
Diese Formel prüft anhand der zuvor definierten WENNS-Bedingungen, welche Anredeformen in Spalte A auftreten, und erstellt daraufhin die korrekte Grussformel. Sie nutzt dabei das Hilfsfeld für Anrede und Titel in Spalte C, gefolgt vom Nachnamen in Spalte D. Auf diese Weise kannst du auch komplexe Anredevariationen elegant und übersichtlich handhaben. Ein klar strukturierter Ansatz, der sowohl Effizienz als auch Flexibilität in der Erstellung von Grussformeln bietet.
Kein triviales Problem
Du siehst, je nach Ausgangslage kann das Erzeugen eines simplen «Sehr geehrte Frau …;» in einer Excel-Tabelle weitaus schwieriger sein, als es den Anschein hat. Die obigen Beispiele decken viele Fälle des Anredeproblems ab, und wie du sehen konntest, gibt es viele Wege, um ans Ziel zu gelangen. Nahezu jedes Excel-Problem wurde mittlerweile mehr als nur einmal gelöst. Oft genügen ein wenig Logikverständnis und eine schlaue Suche aus, um auch knifflige Aufgaben zu lösen.
Wir wünschen dir viel Erfolg und vor allem viel Spass!
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