Es kommt häufiger vor, dass du eine Tabelle aus einem PDF in Excel importieren möchtest.
Copy‑and‑paste hilft da nur selten weiter – vor allem, wenn die Daten strukturiert bleiben sollen. Zum Glück gibt es eine deutlich bessere Lösung: Power Query.
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PDF in Excel importieren – einfacher, als du denkst
Wenn dein PDF-Quelldokument Tabellen oder ähnlich strukturierte Daten enthält, musst du nichts weiter unternehmen, als ein Excel-Arbeitsblatt zu öffnen und über «Daten > Daten abrufen > Aus Datei > Aus PDF» den Import zu starten.
Im folgenden Dialog siehst du, dass Excel die Seiten und Tabellen (falls vorhanden) im ausgewählten PDF-Dokument erkennt.
Bist du bereits jetzt mit der Vorschau zufrieden, genügt es, den Import mit «Laden» zu bestätigen.
Deine neue Tabelle kannst du nun wie gewohnt formatieren und weiterbearbeiten.
Wenn du zusätzlich zum Import noch Änderungen vornehmen musst
Stellst du bereits beim Import fest, dass du die Daten noch bearbeiten musst, klicke auf «Transformieren» statt auf «Laden» um den Power Query-Editor aufzurufen.
Auch wenn du im Nachhinein noch Änderungen vornehmen möchtest, musst du den Import nicht erneut durchführen. Bewege den Mauszeiger in «Abfragen und Verbindungen» auf deine Tabelle und klicke anschliessend auf «Beabeiten».
In diesem Beispiel fügen wir die ersten beiden Spalten zusammen. Dazu markiere beide Spalten mit einem Klick in die Spaltenüberschriften bei gleichzeitig gedrückter Shift-Taste. Im Anschluss klicke auf «Transformieren > Spalten zusammenführen».
Jetzt kannst du eines der vorgeschlagenen Trennzeichen verwenden oder ein benutzerdefiniertes eingeben und noch den neuen Spaltennamen festlegen. Bestätigen diesen Schritt mit «OK». Bist du mit dem Ergebnis zufrieden, beende den Power-Query-Editor mit «Datei > Schliessen und laden» und füge deine Tabelle in dein Arbeitsblatt ein.
Deine Tabelle aktualisieren
Nun nehmen wir an, das PDF-Dokument wurde in der Zwischenzeit geändert. Um nun auch die Änderung in deine Tabelle zu übernehmen, ersetzen das bisherige PDF mit der neuen Version (gleicher Dateiname, gleiches Verzeichnis).
Um die Änderungen zu übernehmen, musst du nur deine Tabelle aktualisieren (Rechtsklick > «Aktualisieren»).
Es geht noch mehr
Mit etwas Übung kann Power Query etliche monotone «Fleissarbeiten» automatisieren Herausragende Eigenschaften hierbei sind die vielfältigen Befehle, Formatierungen und Kombinationen von Schritten, die mit dem Editor möglich sind, und vor allem die Aktualisierungsfunktion.
Grundlegende Informationen von Microsoft zu Power Query in Excel findest du hier.
