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So importierest du den Inhalt von PDF-Dokumenten in Excel

Es kommt häufiger vor, dass du eine Tabelle aus einem PDF in Excel importieren möchtest? Copy-and-paste hilft da nicht wirklich. Doch es gibt eine Lösung: Power Query.

Durchschnittliche Lesezeit: ca. 4 Minuten

 

Es ist einfacher, als du denkst

Wenn dein PDF-Quelldokument Tabellen oder ähnlich strukturierte Daten enthält, musst du nichts weiter unternehmen, als ein Excel-Arbeitsblatt zu öffnen und über «Daten > Daten abrufen > Aus Datei > Aus PDF» den Import zu starten.

Screenshot des Excel-Datenregisters mit Auswahloptionen für den Datenimport, darunter die Option 'Aus PDF' zum Importieren von Daten aus einer PDF-Datei.
Abbildung 1 So startest du den Import aus einem PDF

Im folgenden Dialog siehst du, dass Excel die Seiten und Tabellen (falls vorhanden) im ausgewählten PDF-Dokument erkennt.

Screenshot des Excel-Navigators, der vorhandene Tabellen aus einem importierten PDF-Dokument erkennt. Die Tabelle 'Table001' mit den Spalten Typ, Produkt, Jahr und Wert ist hervorgehoben und zeigt verschiedene Dienstleistungs- und Hardware-Daten.
Abbildung 2 Excel erkennt Tabellen im PDF. Wenn alles passt, können sie sogleich importiert werden.

Bist du bereits jetzt mit der Vorschau zufrieden, genügt es, den Import mit «Laden» zu bestätigen.

Screenshot, der die fertig importierte Tabelle in Excel anzeigt.
Abbildung 3 Erfolg! Nichts leichter als das, die Tabelle ist importiert.

Deine neue Tabelle kannst du nun wie gewohnt formatieren und weiterbearbeiten.

 

Wenn du noch Änderungen vornehmen musst

Stellst du bereits beim Import fest, dass du die Daten noch bearbeiten musst, klicke auf «Transformieren» statt auf «Laden» um den Power Query-Editor aufzurufen.

Ein Screenshot, der zeigt, wie unter Excel der Power Query-Editor über 'Abfragen und Verbindungen' und anschliessend die Schaltfläche 'Bearbeiten^ aufgerufen werden kann.
Abbildung 4 Bearbeite deine Daten

Auch wenn du im Nachhinein noch Änderungen vornehmen möchtest, musst du den Import nicht erneut durchführen. Bewege den Mauszeiger in «Abfragen und Verbindungen» auf deine Tabelle und klicke anschliessend auf «Beabeiten».

Einen Screenshot, der zeigt, wie im Power Query-Editor zwei Spalten einer Tabelle zusammengeführt werden können.
Abbildung 5 Spalten zusammenführen

In diesem Beispiel fügen wir die ersten beiden Spalten zusammen. Dazu markiere beide Spalten mit einem Klick in die Spaltenüberschriften bei gleichzeitig gedrückter Shift-Taste. Im Anschluss klicke auf «Transformieren > Spalten zusammenführen».

Screenshot, der zeigt wie Trennzeichen definiert und der Spaltenname neu angelegt werden können.
Abbildung 6 Lege Trennzeichen und einen neuen Spaltennamen fest

Jetzt kannst du eines der vorgeschlagenen Trennzeichen verwenden oder ein benutzerdefiniertes eingeben und noch den neuen Spaltennamen festlegen. Bestätigen diesen Schritt mit «OK». Bist du mit dem Ergebnis zufrieden, beende den Power-Query-Editor mit «Datei > Schliessen und laden» und füge deine Tabelle in dein Arbeitsblatt ein.

Screenshot, der das Ergebnis, die neu formatierte Tabelle, anzeigt.
Abbildung 7 Ergebnis: die neu formatierte Tabelle

Deine Tabelle aktualisieren

Nun nehmen wir an, das PDF-Dokument wurde in der Zwischenzeit geändert. Um nun auch die Änderung in deine Tabelle zu übernehmen, ersetzen das bisherige PDF mit der neuen Version (gleicher Dateiname, gleiches Verzeichnis).

Screenshot, der die geänderte Tabelle im PDF Dokument anzeigt.
Abbildung 8 Das PDF-Dokument wurde geändert
Screenshot, der den Dialog zum Aktualisieren nach einem Rechtsklick auf die Tabelle anzeigt.
Abbildung 9 Aktualisiere deine Tabelle

Um die Änderungen zu übernehmen, musst du nur deine Tabelle aktualisieren (Rechtsklick > «Aktualisieren»).

Screenshot, der das Ergebnis des Aktualisieres – die aktualisierte Tabelle – anzeigt.
Abbildung 10 Deine Tabelle wurde ebenfalls aktualisiert.

Es geht noch mehr

Youtuberin Leila Gharani importiert in ihrem Video sogar Daten aus dem PDF des Aktionärsberichts von Tesla in eine Excel-Tabelle oder ein Inhaltsverzeichnis, das mehrere Seiten lang ist. Mit etwas Übung kann Power Query etliche monotone «Fleissarbeiten» automatisieren Herausragende Eigenschaften hierbei sind die vielfältigen Befehle, Formatierungen und Kombinationen von Schritten, die mit dem Editor möglich sind, und vor allem die Aktualisierungsfunktion.

Grundlegende Informationen von Microsoft zu Power Query in Excel findest du hier.

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