Es kommt häufiger vor, dass du eine Tabelle aus einem PDF in Excel importieren möchtest? Copy-and-paste hilft da nicht wirklich. Doch es gibt eine Lösung: Power Query.
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Es ist einfacher, als du denkst
Wenn dein PDF-Quelldokument Tabellen oder ähnlich strukturierte Daten enthält, musst du nichts weiter unternehmen, als ein Excel-Arbeitsblatt zu öffnen und über «Daten > Daten abrufen > Aus Datei > Aus PDF» den Import zu starten.
![Screenshot des Excel-Datenregisters mit Auswahloptionen für den Datenimport, darunter die Option 'Aus PDF' zum Importieren von Daten aus einer PDF-Datei.](https://greenits.ch/wp-content/uploads/2024/01/BlogBeitragsbildMicrosoft365Excel0081_pdf-imp-1.jpg)
Im folgenden Dialog siehst du, dass Excel die Seiten und Tabellen (falls vorhanden) im ausgewählten PDF-Dokument erkennt.
![Screenshot des Excel-Navigators, der vorhandene Tabellen aus einem importierten PDF-Dokument erkennt. Die Tabelle 'Table001' mit den Spalten Typ, Produkt, Jahr und Wert ist hervorgehoben und zeigt verschiedene Dienstleistungs- und Hardware-Daten.](https://greenits.ch/wp-content/uploads/2024/01/BlogBeitragsbildMicrosoft365Excel0081_pdf-imp-2-1024x405.jpg)
Bist du bereits jetzt mit der Vorschau zufrieden, genügt es, den Import mit «Laden» zu bestätigen.
![Screenshot, der die fertig importierte Tabelle in Excel anzeigt.](https://greenits.ch/wp-content/uploads/2024/01/BlogBeitragsbildMicrosoft365Excel0081_pdf-imp-3.jpg)
Deine neue Tabelle kannst du nun wie gewohnt formatieren und weiterbearbeiten.
Wenn du noch Änderungen vornehmen musst
Stellst du bereits beim Import fest, dass du die Daten noch bearbeiten musst, klicke auf «Transformieren» statt auf «Laden» um den Power Query-Editor aufzurufen.
![Ein Screenshot, der zeigt, wie unter Excel der Power Query-Editor über 'Abfragen und Verbindungen' und anschliessend die Schaltfläche 'Bearbeiten^ aufgerufen werden kann.](https://greenits.ch/wp-content/uploads/2024/01/BlogBeitragsbildMicrosoft365Excel0081_pdf-imp-4-1024x595.jpg)
Auch wenn du im Nachhinein noch Änderungen vornehmen möchtest, musst du den Import nicht erneut durchführen. Bewege den Mauszeiger in «Abfragen und Verbindungen» auf deine Tabelle und klicke anschliessend auf «Beabeiten».
![Einen Screenshot, der zeigt, wie im Power Query-Editor zwei Spalten einer Tabelle zusammengeführt werden können.](https://greenits.ch/wp-content/uploads/2024/01/BlogBeitragsbildMicrosoft365Excel0081_pdf-imp-5-1024x822.jpg)
In diesem Beispiel fügen wir die ersten beiden Spalten zusammen. Dazu markiere beide Spalten mit einem Klick in die Spaltenüberschriften bei gleichzeitig gedrückter Shift-Taste. Im Anschluss klicke auf «Transformieren > Spalten zusammenführen».
![Screenshot, der zeigt wie Trennzeichen definiert und der Spaltenname neu angelegt werden können.](https://greenits.ch/wp-content/uploads/2024/01/BlogBeitragsbildMicrosoft365Excel0081_pdf-imp-6.jpg)
Jetzt kannst du eines der vorgeschlagenen Trennzeichen verwenden oder ein benutzerdefiniertes eingeben und noch den neuen Spaltennamen festlegen. Bestätigen diesen Schritt mit «OK». Bist du mit dem Ergebnis zufrieden, beende den Power-Query-Editor mit «Datei > Schliessen und laden» und füge deine Tabelle in dein Arbeitsblatt ein.
![Screenshot, der das Ergebnis, die neu formatierte Tabelle, anzeigt.](https://greenits.ch/wp-content/uploads/2024/01/BlogBeitragsbildMicrosoft365Excel0081_pdf-imp-7.jpg)
Deine Tabelle aktualisieren
Nun nehmen wir an, das PDF-Dokument wurde in der Zwischenzeit geändert. Um nun auch die Änderung in deine Tabelle zu übernehmen, ersetzen das bisherige PDF mit der neuen Version (gleicher Dateiname, gleiches Verzeichnis).
![Screenshot, der die geänderte Tabelle im PDF Dokument anzeigt.](https://greenits.ch/wp-content/uploads/2024/01/BlogBeitragsbildMicrosoft365Excel0081_pdf-imp-8.jpg)
![Screenshot, der den Dialog zum Aktualisieren nach einem Rechtsklick auf die Tabelle anzeigt.](https://greenits.ch/wp-content/uploads/2024/01/BlogBeitragsbildMicrosoft365Excel0081_pdf-imp-9.jpg)
Um die Änderungen zu übernehmen, musst du nur deine Tabelle aktualisieren (Rechtsklick > «Aktualisieren»).
![Screenshot, der das Ergebnis des Aktualisieres – die aktualisierte Tabelle – anzeigt.](https://greenits.ch/wp-content/uploads/2024/01/BlogBeitragsbildMicrosoft365Excel0081_pdf-imp-10.jpg)
Es geht noch mehr
Youtuberin Leila Gharani importiert in ihrem Video sogar Daten aus dem PDF des Aktionärsberichts von Tesla in eine Excel-Tabelle oder ein Inhaltsverzeichnis, das mehrere Seiten lang ist. Mit etwas Übung kann Power Query etliche monotone «Fleissarbeiten» automatisieren Herausragende Eigenschaften hierbei sind die vielfältigen Befehle, Formatierungen und Kombinationen von Schritten, die mit dem Editor möglich sind, und vor allem die Aktualisierungsfunktion.
Grundlegende Informationen von Microsoft zu Power Query in Excel findest du hier.